Alors que la plupart des entreprises du mid-market est désormais équipée d'ERP, nombreuses sont celles qui aujourd'hui tendent à les faire évoluer. Elles entendent ainsi s'appuyer sur les avancées technologiques et fonctionnelles de ces solutions de gestion pour les accompagner dans leur développement.

A l’occasion de la dernière édition d’UC Expo à Londres, Xavier MARTIN, Vice-Président, Messaging et Communications d’Alcatel-Lucent Enterprise, participait à une table ronde sur le futur des Communications Unifiées (UC). Il revient sur le sujet.

La réduction des coûts est un thème d’actualité chez les grands comptes comme chez les PME dans le domaine de la bureautique et notamment un poste important de dépenses : l’impression et ses consommables. «Dans ce cadre, les entreprises procèdent par étape. Elles commencent par optimiser leur équipement par l’achat d’imprimantes et de copieurs et par une réorganisation de leur parc. Cela les entraîne à repenser les groupes de travail : par exemple, fédérer tout le service comptabilité sur un copieur noir et blanc tandis que la communication et le marketing seront sur la couleur. Dans un deuxième temps, elles visent à rendre les machines intelligentes. Cela signifie par exemple de réduire l’indisponibilité des machines et de favoriser la remontée d’informations par des statistiques. Enfin, il s’agit de relier les machines ensemble pour optimiser le flux du document dans l’entreprise pour économiser ainsi des étapes inutiles et éviter des frais de stockage», détaille Nathalie Chamblain, Responsable marketing PME chez HP. Les multifonctions ont toujours le vent en poupe et ce pour deux raisons : le gain de place et le coût.

> Business Document La GED interactive et «sur-mesure»

Reconnue désormais comme outil de productivité, la gestion électronique de documents s’ouvre largement aux PME qui ont compris sa nécessité pour préserver et exploiter leur patrimoine documentaire. Les systèmes permettant la gestion du cycle de vie de l’information se sont décomplexifiés et démocratisés à l’ensemble des entreprises. Des solutions globales à faible coût prennent en charge toutes les étapes du cycle de vie de l’information.

Recherche, gestion et protection mais également veille concurrentielle, et management des connaissances sont autant de thématiques prises en charge par des solutions globales dont les premiers prix sont très abordables pour les PME au regard des multiples services rendus.

> HP HP : les PME misent sur les grandes marques

Aux prises avec une conjoncture économique difficile, les entreprises se recentrent sur les valeurs refuge de marques qui ont fait leur preuve. Les solutions d’impression entrent dans le cadre de programmes d’économies plus larges : réduire sa consommation pour mieux maîtriser les coûts, telle est la tendance lourde aujourd’hui.

Tout ce qui peut aider l’entreprise à économiser en gérant de façon optimale son parc d’impression devient primordial en période de crise. Économie d’énergie, de main-d’œuvre, de consommables… Les fabricants ont œuvré à renforcer les performances de leurs solutions dans le sens d’une rentabilité mesurable, durable et rapide.
Lexmark a ainsi présenté inova4, un plan de gestion active de l’impression en quatre étapes. La marque vise jusqu’à 40 % d’économies sur les coûts d’impression ainsi qu’une productivité accrue en réduisant de moitié le temps passé à la gestion du parc ainsi que l’impact sur l’environnement (- 65 %). Un programme plutôt alléchant ! La première étape consiste à définir précisément la politique d’impression sur mesure, la mieux adaptée à l’entreprise cliente. La deuxième étape d’inova4 consiste à regrouper les suivis de parcs, la gestion des consommables et celle de la disponibilité des équipements. Étape suivante : une réduction drastique du volume de pages imprimées notamment en intégrant une fonction recto-verso. Enfin, dernière étape, optimiser les processus métier et rationaliser les processus documentaires grâce à des fonctionnalités à valeur ajoutée comme les fonctions de numérisation directe vers un PC ou une clé USB, l’impression par badge, des solutions avancées de suivi d’utilisation et de gestion des droits d’utilisation. «Dans un contexte économique délicat, adhérer au plan de gestion active de l’impression inova4 est une fantastique opportunité pour les organisations de conjuguer performance et réduction de leurs dépenses, tout en faisant un geste pour l’environnement. Les entreprises peuvent ainsi concentrer l’intégralité de leur force sur un point majeur : la satisfaction de leurs clients et partenaires», souligne Renaud Deschamps, Directeur Général de Lexmark France.

> Satas Des machines à affranchir plus intelligentes

Quotidiennement dans l’entreprise, des collaborateurs occupent un temps précieux à des tâches qui les éloignent de leur cœur de métier. La gestion du courrier fait partie de ces activités essentielles bien que terriblement chronophages. Question récurrente pour un bon chef d’entreprise : comment gagner du temps et réaliser des économies substantielles ?

Les solutions existent pourtant, et ce, à tous les maillons de la chaîne courrier ; elles se multiplient même ces dernières années et gagnent en efficacité grâce à l’évolution technologique. Mais également grâce aux réflexions en amont des fabricants.

Accélérer la distribution du courrier
Dès réception, les systèmes d’ouverture automatique permettent désormais d’accélérer le flux interne de l’information, et de gagner ainsi un temps précieux sur le traitement manuel ainsi qu’une plus grande réactivité des équipes. Certains fabricants ont opté pour des gammes de produits multiples au savoir-faire spécifique. Ainsi Satas avec ses ouvre-lettres-extracteurs qui vont de l’OL 50 destinés au traitement des enveloppes renforcées et épaisses (30 enveloppes/ minutes) à l’OLF 45 dont la vitesse d’ouverture est la plus élevée du marché (750 plis/mn) pour des services à gros volumes. Tandis que des solutions comme Sesam 1 de Neopost France capitalisent sur la polyvalence en acceptant tous les formats gèrent jusqu’à 300 enveloppes à la minute. Le tout sans entretien du produit grâce à un couteau auto-affûtant. S’ajoute à cela pour un bon nombre de solutions la prise en compte environnementale : une incision sur un côté seulement pour éviter le déchet de papier.

> Neopost Des solutions intelligentes pour gagner en impact

Mieux communiquer avec les clients et prospects, fidéliser, informer, tels sont les enjeux majeurs des entreprises aujourd’hui. Reste à savoir comment se démarquer ? Comment être certain d’être lu et amplifier la force des messages ? Au cœur de ces nouveaux défis, se retrouvent la qualité de tous les documents, de marketing comme de gestion, la stratégie qui préside à leur élaboration et la palette de nouveaux outils.

L'émergence de nouveaux canaux de communication (email, SMS/ MMS…) ajoutés aux plus traditionnels, donne aux entreprises l'occasion de créer des services à forte valeur ajoutée qui sont sources de revenus ou vecteurs de réduction de coûts. Les clients, prospects ou visiteurs montrent un intérêt croissant pour la réception directe d'informations, de contenus personnalisés, de notifications ou d'alertes correspondant à leurs attentes. Si la mise en place de telles stratégies est souvent réellement génératrice de valeur, elle accroît aussi considérablement la qualité de service perçue et le taux de fidélisation client. «Tout document peut être utilisé comme support de communication, enveloppe comprise», souligne Elie du Pré de St Maur, Directeur Marketing Neopost France. En effet, les solutions d’adressage proposées par Neopost transforment en un passage les enveloppes en outils de communication comprenant logos, codes barres et messages personnalisés sur des supports de différentes tailles, le tout en couleur. «Nos clients sont ainsi certains d’améliorer l’impact de leurs mailings et d’augmenter le taux de retour de leurs courriers. Des études ont démontré que cela multiplie par deux voire trois le taux d’ouverture du courrier».
L'utilisation transversale d’outils logiciels, à la fois pour des actions marketing et pour les autres communications Client, permet d'exploiter pleinement toutes les opportunités de contact en maximisant les revenus générés.

VOTRE PARTENAIRE Gestion, traitement et solutions du courrier en entreprise

Les entreprises fragilisées par la conjoncture se doivent d'être encore plus compétitives. Elles accordent une attention particulie`re aux moyens de traitement de l'information dont elles disposent et appliquent bon gré mal gré le "faire plus avec moins".

En matière logistique, la notion de délai est désormais un élément essentiel de la compétitivité de l'entreprise. En effet, le temps qui s’écoule entre le moment où la demande du client est formulée et sa satisfaction fait souvent la différence entre une entreprise et son concurrent. Une bonne maîtrise des flux d'informations permettra d'obtenir un avantage concurrentiel certain et durable et ce, malgré la complexité des flux, et l'incertitude dans les prévisions du marché.

L'objectif de la gestion optimale de l'ensemble des flux qui alimentent l’entreprise se résume en grande partie à la recherche de l'agilité et de la souplesse de son système d'information. Autrement dit, la recherche des caractéristiques telles que : la flexibilité, l'élasticité et la réactivité.

Alors qu'ils peinaient à s'imposer au départ, les logiciels hébergés constituent désormais une véritable alternative aux logiciels traditionnels. La généralisation des connexions Internet haut débit à un prix raisonnable n'y est pas étrangère. D'autant que cette architecture tente surtout les PME.

Aujourd'hui, “ 70 % des entreprises qui utilisent un logiciel hébergé en redemandent ”, constate le cabinet d'études Markess International. Et selon Gartner, “ 25 % des nouveaux logiciels seront distribués sous la forme de services à la demande d'ici à 2011 ”.

> Spigraph Pix2Pdf, le logiciel de compression de documents numérisés de Spigraph > Business document Plus d'interactivité sur le poste de travail > Docubase Systems La GED complète à coûts maîtrisés

Traçabilité des envois, réduction des coûts, amélioration des relations clients... sont autant d'éléments majeurs qui incitent les organisations à dématérialiser leurs documents sortants qu’ils soient adressés à leurs clients, fournisseurs ou salariés. De plus en plus d’entreprises et d’organisations publiques choisissent de traiter de façon automatique les données issues de leur système d'information gagnant ainsi en temps et en qualité de travail.

En 2008, 75 % des 150 organisations interrogées par Markess International indiquent d’ores et déjà adresser au format numérique des documents à leurs clients, fournisseurs, collaborateurs ou tout autre partenaire. D’ici 2010, plus de 80 % de ces organisations devraient avoir délaissé le format papier pour se tourner vers le tout numérique, au moins pour une partie de leurs documents sortants. Il existe néanmoins divers niveaux de maturité vis-à-vis de la dématérialisation de documents sortants au sein de ces organisations.

En 2008, près d’un tiers des entreprises privées dématérialisent les commandes, les documents d’appels d’offres, les demandes d’achat et les factures clients. Cela concerne aussi, pour un quart d’entre elles, les bons de livraison et les documents de relance clients. Les administrations publiques se sont quant à elles fortement focalisées sur la dématérialisation des appels d’offres et s’intéressent, mais dans une moindre mesure que le secteur privé, aux demandes d’achat et aux commandes. En 4ème position des documents sortants dématérialisés par les administrations publiques apparaissent les états de paie mensuels. Il s’agit en fait essentiellement de la transmission au format numérique des exemplaires destinés au comptable public. La dématérialisation du bulletin de paie n’est encore qu’au stade de projet de loi. En tant que document à valeur probante, la remise du bulletin de paie sous forme électronique devrait être effectuée, avec l'accord des salariés, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données, impliquant notamment des solutions d’archivage adaptées. Le cadre juridique et technique reste donc encore à valider.

Laurent Wauquiez, Ministre de l'Enseignement supérieur et de la Recherche

Jeudi dernier, Olivier Oger, Directeur général du Groupe EDHEC, a accueilli 400 invités de marque, en présence de Laurent Wauquiez, Ministre de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, pour l’inauguration du nouveau Campus parisien de l’EDHEC.