Gestion 54

La révolution digitale n’a pas épargné les services achats. Bien au contraire, la généralisation des outils numériques favorise l’émergence de nouvelles pratiques telles que l’e-procurement, autrement dit l’approvisionnement en ligne. Une technique qui permet de rationaliser toujours davantage les achats des entreprises, quels qu’ils soient. En fait, d’une manière plus générale, c’est aussi la dématérialisation totale du processus d’achat qui s’opère dans les entreprises dans le cadre d’une démarche « procure to pay » (de l’approvisionnement au paiement). Le choix des produits, la validation des achats, l’envoi et le paiement des factures, tout est dématérialisé tout au long du processus.


Une gestion optimisée des achats indirects passe par une bonne visibilité de ce type d’achats grâce à des outils logiciels pointus de reporting et par un lien étroit entre la direction achats, les directions métier et les fournisseurs sur un processus d’achats commun.


La numérisation des documents est la première brique pour réduire les coûts de gestion, améliorer les performances d’une entreprise, offrir une meilleure image et de meilleurs services aux clients et fournisseurs. Les documents numériques peuvent ensuite être traités par des systèmes de GED ou d’ECM.


Trois questions à Franck Douau, président de l'ACA.


Il est communément admis que les ventes assurent la prospérité d’une entreprise mais une bonne gestion de la fonction achat peut également assurer la stabilité d’une entreprise, dans un environnement en pleine évolution.


Alors que les start-up et la French Tech occupent le devant de la scène, les PME françaises de « l'ancienne économie » restent à la traîne en matière de transformation numérique. Un triste constat confirmé par diverses études. Pourtant, les exemples prouvent que le numérique permet de réaliser des performances même pour les entreprises aux activités les plus classiques.


L’un des plus grands obstacles à l’atteinte des objectifs d’efficacité, de service et de conformité sont les tâches manuelles, tâches prédisposées aux erreurs, auxquelles s’accrochent tant d’institutions. Une entreprise modèle de nos jours, devrait être une entreprise capable de résoudre rapidement les problèmes commerciaux et de positionner l’entreprise pour un succès immédiat mais aussi pour l’avenir.


Pour une entreprise, quelle que soit sa taille, la question de s'engager dans la transition numérique et la dématérialisation des documents ne se pose plus. Les évolutions réglementaires, l'évolution des échanges interentreprises, mais aussi la recherche de gains de productivité et d'économies en font un passage obligé.


Chaque année, l’usurpation d’identité coûte 221 milliards de dollars aux entreprises à travers le monde. En France, près de 1.000 atteintes économiques sont recensées par les services de l’Etat (DCRI, Gendarmerie nationale et Direction de la protection, de la sécurité et de la Défense nationale). Néanmoins le sujet protection des données confidentielles personnelles et celui de la protection du patrimoine intellectuel d’une entreprise restent inconnues d’une grande majorité d’employés, issue du public comme du privé.


Automatiser les processus, de la demande d’achat au paiement, est aujourd’hui au cœur des préoccupations des directions financières. Ce procédé, appelé Procure-to-Pay, est difficile à mettre en place car il est situé au carrefour des fonctions opérationnelles, administratives et comptables. Cependant il est aujourd’hui souvent décrit comme un facteur d’efficacité déterminant pour les entreprises. S’il est souvent initié par le département financier qui souhaite maîtriser ses données, de la demande d’achat au paiement, il vient également faciliter le quotidien de la fonction achats lorsqu’il est mis intelligemment en place. Petit tour d’horizon des atouts du P2P.


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