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Flux courrier : optimiser chaque étape du traitement

Face au contexte économique, technologique et écologique, de profondes mutations sont en marche. Les entreprises cherchent à accroître leur compétitivité en misant sur de nouvelles organisations de leur flux courrier. La dématérialisation confirme son développement. Et les préoccupations environnementales gagnent aussi du terrain.

Ralentissement économique, chute des volumes, pression environnementale ont induit des modifications de comportement et des changements organisationnels au sein des entreprises. «La crise a amené clients et prospects à réfléchir différemment leur environnement courrier», précise Rémy Colmant, Directeur commercial de Dynapost, filiale de Docapost, holding des filiales du groupe La Poste expertes en gestion du document. «L'entreprise s'intéresse davantage à l'information qu'à son support». D'où le développement progressif de la dématérialisation. Objectif : accéder au flux d'informations partout et rapidement. Les PME prennent le train en marche et commencent, elles aussi, à comprendre l'importance de la dématérialisation pour fluidifier l'accès à l'information et renforcer leur compétitivité.


Travail à la carte : faites votre choix

mercredi, 10 février 2010 00:00 Écrit par

Nous sommes  au cœur d'une révolution du monde du travail qui est en train de bouleverser  le mode de  fonctionnement des entreprises, notre mode de vie et notre manière d'interagir avec notre  environnement. De plus en plus,  ce ne sont pas  les salariés qui vont au travail, mais le travail qui vient à eux.

Les nouvelles technologies en sont bien sûr le catalyseur. Lorsque l'on peut confronter des idées et échanger des documents électroniquement ou travailler à distance tout en restant joignable grâce à son portable, on ne ressent plus le même besoin de se réunir en un lieu unique. Les vieilles structures hiérarchiques se délitent alors que les anciennes pratiques ordinaires du monde du travail ne sont plus de mise.


> Lyovel
Lyovel se mobilise pour le bien-être des collaborateurs

Offrir à ses collaborateurs un environnement de travail optimisé permet d’accroître sa productivité, de soigner ses collaborateurs et l’image de l’entreprise. Trois points essentiels en période de crise.

Dans une conjoncture où la grogne est générale et les syndicats en alerte, l'entreprise a tout intérêt à respecter le confort et la sécurité de ses équipes, ainsi qu’à prévenir les risques à venir.

Les enjeux relatifs à l'intégration de la prévention dès la conception d'un environnement de travail sont primordiaux pour tous. En effet, ne pas les prendre en compte entraine bien souvent des surcoûts ultérieurs. Plus l'intégration de la prévention dans le projet est tardive, plus son coût est élevé. Un cortège d'effets désas-treux en découle tels que des accidents et des maladies professionnelles, une détérioration de l'image de marque en terme de crédibilité, une dégradation du climat social, l'installation d'une situation souvent irréversible. Une mauvaise organisation des flux et des implantations, un carrelage glissant, un escalier mal conçu, l'éclairage naturel insuffisant en constituent des exemples courants…


> Satas
Des machines à affranchir plus intelligentes

Quotidiennement dans l’entreprise, des collaborateurs occupent un temps précieux à des tâches qui les éloignent de leur cœur de métier. La gestion du courrier fait partie de ces activités essentielles bien que terriblement chronophages. Question récurrente pour un bon chef d’entreprise : comment gagner du temps et réaliser des économies substantielles ?

Les solutions existent pourtant, et ce, à tous les maillons de la chaîne courrier ; elles se multiplient même ces dernières années et gagnent en efficacité grâce à l’évolution technologique. Mais également grâce aux réflexions en amont des fabricants.

Accélérer la distribution du courrier

Dès réception, les systèmes d’ouverture automatique permettent désormais d’accélérer le flux interne de l’information, et de gagner ainsi un temps précieux sur le traitement manuel ainsi qu’une plus grande réactivité des équipes. Certains fabricants ont opté pour des gammes de produits multiples au savoir-faire spécifique. Ainsi Satas avec ses ouvre-lettres-extracteurs qui vont de l’OL 50 destinés au traitement des enveloppes renforcées et épaisses (30 enveloppes/ minutes) à l’OLF 45 dont la vitesse d’ouverture est la plus élevée du marché (750 plis/mn) pour des services à gros volumes. Tandis que des solutions comme Sesam 1 de Neopost France capitalisent sur la polyvalence en acceptant tous les formats gèrent jusqu’à 300 enveloppes à la minute. Le tout sans entretien du produit grâce à un couteau auto-affûtant. S’ajoute à cela pour un bon nombre de solutions la prise en compte environnementale : une incision sur un côté seulement pour éviter le déchet de papier.


> Neopost
Vers un pilotage plus efficace de la fonction courrier
> Satas Conseil
Découvrir la valeur ajoutée d’une salle courrier optimisée

Parent pauvre dans les investissements de l’entreprise, le service courrier représente pourtant un gisement de réduction de coûts important. Face à un marché postal en pleine évolution et à un contexte économique sensible, les entreprises ont besoin de conseils en la matière. Une analyse pointue permettra de réorganiser de façon optimale l’activité courrier avec des résultats rapides à la clef.

Lors d’un déménagement, d’une fusion ou d’une réorganisation, comment aménager le service courrier de façon optimum ? De quelle manière mieux maîtriser les coûts d'affranchissement par service ? Comment gagner en réactivité, éviter l’absentéisme et améliorer le quotidien des collaborateurs qui travaillent en salle courrier ? Autant de questions qui dirigent l’entreprise vers un diagnostic sur le fonctionnement de son service courrier.
Les grands acteurs du marché ont tous développé une entité conseil visant à apporter leur savoir faire aux entreprises. Satas a ainsi créé en 1996 son département Conseil. «Notre mission consiste à faire un diagnostic technique et opérationnel des activités documentaires de l’entreprise avec selon les besoins une analyse financière pour mettre en évidence les dysfonctionnements et optimiser au final l’organisation, la structure et la gestion des flux documentaires», explique Myriam Asselin-Louis, Chef de produit et marketing Satas.


> Maileva
Maileva partenaire des entreprises dans la gestion externalisée de leur courrier
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Votre partenaire de confiance pour envoyer et déposer vos documents numériques

Les boîtes mails croulent sous les messages tandis que le flux papier n’a toujours pas déserté la salle courrier des entreprises. Bon nombre de transactions et communications passe encore par le bon vieux papier. Les PME ont pris conscience qu’une gestion optimisée de leur service courrier se répercute directement sur le développement de leur chiffre d’affaires. En témoigne la dynamique du marché.

Les entreprises reçoivent en moyenne trois millions de documents pour un coût unitaire estimé à 1,10 euros selon une étude Esker. Comment gérer au mieux ce flot d’informations en optimisant ses coûts et sans ternir son image ? Traiter les flux entrants, tracer, automatiser les tâches représentent des vecteurs de productivité qui n’échappent plus aux PME-PMI, encore en retard dans ce domaine sur les Grands Comptes.
«S’ajoute à cela une tendance sociologique liée à la sécurisation de façon globale qui a stimulé les demandes de traçabilité», précise Pierre Lelard, Directeur Marketing Pitney Bowes France.
Par ailleurs, dans un contexte où les préoccupations environnementales sont devenues essentielles à la survie de la planète, l’entreprise doit aussi apprendre à concilier productivité, efficacité, image et éthique. Un challenge pour les dirigeants d’entreprise qui ne peut être résolu que par une réflexion en amont et une organisation maîtrisée.


La fonction achat sur fond de crise

lundi, 02 février 2009 00:00 Écrit par

> Lyovel
Les distributeurs automatiques qui contribuent à l'équilibre nutritionnel

Quand le contexte économique est en partie responsable de l’évolution de la fonction achat, plus que jamais les achats dans l’entreprise doivent revêtir un rôle stratégique. Explications.

L’Observatoire des Achats a dressé pour la 4ème année consécutive, l’état des lieux des pratiques, de l’organisation et de l’évolution de la fonction Achats en France. Conduite auprès de plus de 200 décideurs, l’enquête de 2008 révèle que la fonction achats, solide sur son cœur de métier, inscrit sa mission dans une dynamique de renforcement continu, pour prendre une place de plus en plus stratégique dans l’entreprise. Pour l’avenir, outre l’innovation et le développement durable, la fonction achats devra concentrer son action sur l’anticipation et la gestion des risques ainsi que le suivi de ses engagements.
Une étude réalisée par la Cegos, organisme de conseil et de formation, montre que les achats représentent en moyenne 68 % du chiffre d'affaires des entreprises. C'est dire si l'enjeu est de taille !
La rédaction de GPO vous propose de dresser un panorama des stratégies d’achat et d’optimisation des dépenses. Nous verrons notamment quelles sont les tendances des entreprises en matière de stratégie d’achat compte tenu du contexte économique actuel.
Auparavant, il est nécessaire de comprendre le rôle de l’acheteur. Quels sont les domaines de compétences à maîtriser ? Quels sont les nouveaux comportements ?


Nerf de la guerre pour toute entreprise, le courrier-papier reste malgré le développement croissant des nouvelles technologies le principal support encore utilisé. Sa gestion très chronophage demande une stratégie et des équipements bien adaptés. Les frontières entre gestion du courrier, traitement du document, archivage et dématérialisation s’amenuisent laissant la place à des solutions hybrides «intelligentes» qui élargissent encore et toujours leur champ d’action.

La chaîne du courrier s’articule historiquement autour de quatre grands axes : arrivée et traitement du courrier - le flux entrant -, préparation et expédition - le flux sortant. Or entre l’entrée et la sortie, le courrier continue à circuler sous formes d’information, de partage de données, voire d’archivage. Ce flux circulant concerne la GED et c’est là que les frontières se fondent et que les marchés se pénètrent pour proposer des solutions globales permettant à l’entreprise une gestion optimisée du temps et des coûts.
Suivons pas à pas une lettre en provenance d’un client Durand qui attend une réponse rapide de la PME Dupont.


Optimiser les fonctions supports de l’entreprise

mercredi, 02 juillet 2008 00:00 Écrit par

Pilier de l’activité de l’entreprise, l’espace de travail représente un enjeu stratégique majeur. Le choix de la solution immobilière, de l’aménagement, des prestataires de services qui accompagnent le quotidien de l’entreprise sont autant de paramètres dont dépendent la performance… et le moral des collaborateurs du secteur tertiaire.

Le critère n°1 de la stratégie immobilière d’une entreprise reste l’emplacement et le prix, deux notions qui interagissent entre elles. Arrivent ensuite l’image portée et l’usage : le métier, les besoins en aménagement, l’utilisation de l’espace tertiaire. En effet, la spécificité du métier influe sur l’arbitrage entre achat et location, plus les besoins sont génériques, plus aisée devient la location. Si l’argument économique reste important, il n’est pas unique au sens du prix du mètre carré, car beaucoup d’autres chiffres (charges immobilières, charges liées au personnel, taxes variables selon la situation géographique…) entrent en jeu et rendent nécessaire une approche en coût global. Ainsi l’emplacement, le choix entre achat et location, l’aménageabilité et l’image véhiculée seront aussi quatre critères déterminants. Mais en dehors des contingences techniques et quantitatives, les nouveaux concepts s’attachent à la qualité des lieux de vie mise en jeu dans l’immobilier d’entreprise.


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