De nombreux courriers sont produits quoti­diennement par les divers services de l'entreprise, en nombre insuffisant pour pouvoir être inclus dans un flux éditique et être massifiés. Chaque entreprise s'organise à sa manière pour traiter ce courrier dit égrené. Ce qui est certain, c'est que le traitement de ce courrier égrené coûte cher à l'entreprise, quelle que soit sa taille. Et dans l'analyse de ce coût, celui de l'affranchissement n'est que la face visible de l'iceberg. D'abord, le traitement de ce type de courrier peut prendre beaucoup de temps. Après avoir écrit le courrier en question, il faut encore l'imprimer, le mettre sous enveloppe, puis aller le porter à La Poste, si possible avant la dernière levée. À ce coût en ressources humaines, s'ajoutent encore des coûts indirects. Le traitement traditionnel du courrier égrené suppose la multipli­cation d'imprimantes sur les lieux de travail, avec les inévitables coûts des consommables et de la maintenance.
D'autre part, dans le schéma classique, le courrier égrené produit ne peut atteindre les seuils permettant à l'entreprise de bénéficier des tarifs appliqués aux envois en nombre. Pour rappel, il existe trois grandes catégories d'affranchissement pour le courrier des entreprises. Le courrier industriel, pour les très grands volumes, bénéficiant des tarifs les plus bas. L'affranchissement en nombre avec des seuils de 400 plis sur un même département et 1 000 sur la France. Et enfin, le dispositif courrier égrené avec des tarifs par produits et par poids (lettre prioritaire, lettre verte, affranchissement économique). L'objectif consiste notamment à passer par des systèmes de massification avec des plates-formes imprimant à distance le courrier de nombreuses entreprises pour atteindre des niveaux d'affranchissement plus intéressant.

Des solutions adaptées
« Le principe est de réunir les petits ruisseaux pour faire des grands fleuves », souligne Olivier Torres, directeur du Marché Relations d'affaires de La Poste. « Nous fournissons un maximum de choix dans les solutions de traitement du courrier égrené, dans un esprit de simplification avec des solutions de prises en charge à la place du client », poursuit-il. Parmi les filiales de La Poste, Maileva propose une solution de création de courrier en ligne. Chaque utilisateur de l'entreprise peut préparer le courrier depuis son poste de travail, et à distance, Maileva imprime, met sous pli et insère dans le système postal le courrier. D'autres solutions, bâties autour d'imprimantes virtuelles et de plates-formes existent au sein de La Poste, comme Hubmail chez Docapost pour accéder aux tarifs de massification, même lorsqu'il s'agit de courrier égrené.
« Chaque entreprise a cependant sa propre orga­ni­sation courrier et il existe d'autres solutions adaptées à chaque cas », poursuit Olivier Torres. Leur point commun étant d'alléger la charge de l'entreprise dans le processus du courrier égrené. Ainsi, La Poste et ses filiales proposent par exemple des solutions d'externalisation du traitement du courrier égrené, qui peut même s'effectuer au sein de l'entre­prise avec une machine à affranchir. L'entreprise qui le souhaite peut également souscrire à une offre de collecte par La Poste : un collec­teur passera à une heure convenue ramasser le courrier à poster, ce qui évite la mobilisation d'un collaborateur.  Affranchigo est un forfait qui permet à l'entreprise de déposer (ou de se faire collecter) des plis non-affranchis, La Poste se chargeant de la suite.
« Pour le courrier égrené, les entreprises cristal­lisent leurs préoccupations autour du prix du timbre, mais lorsqu'on se penche davantage sur les coûts réels, il y a des économies et des gains de productivité bien plus importants dans d'autres phases du processus », conclut Olivier Torres. D'autres grands opérateurs comme Neopost, se sont penchés sur cette problématique en mettant au point des solutions de traitement et de massification de courrier égrené, comme Neotouch. Une interface associant les avantages de la dématérialisation des courriers sortants puis la rematérialisation pour insertion dans le réseau postal. « Neotouch est une solution simple à utiliser qui offre la possibilité de valider, tracer et archiver l’envoi de courriers et de recevoir des notifications lorsqu’ils sont bien partis. Elle a pour particularité d’être disponible via un portail Internet accessible 24h/24 et 7 jours sur 7 et de massifier les courriers égrenés », indique Valérie Mazzoni-Colin, directrice marketing de Neopost. Une souplesse et une facilité d'utilisation qui permet de traiter tous types de courriers, comme les factures par exemple, et à tout moment.  

Productivité et réactivité
« Lorsqu'une entreprise choisit d'utiliser une solution d'imprimante virtuelle, elle devient forcément plus réactive, et peut ainsi accélérer les flux, ce qui a un impact positif dans des domaines aussi divers que les besoins en fonds de roulement lorsqu'il s'agit du traitement des factures », souligne Eric Thomas, membre du comité de direction d'Esker. Il connaît parfaitement la problématique du courrier égrené pour avoir lancé la solution FlyDoc. « Il s'agit d'une imprimante virtuelle qui s'installe gratuitement sur les postes de l'entreprise, le flux est ensuite envoyé dans une plate-forme chargée de l'impression et de l'envoi.
Désormais, on fait en quelques secondes une tâche qui nécessitait aupa­ravant des minutes de manutention », souligne-t-il. Du coup, notamment dans les petites structures, on reculait à la fin de la semaine l'édition des factures, des devis, des réponses aux clients, retardant ainsi la réception des factures. Un procédé qui met à mal les trésoreries.
Mais ce n'est là qu'un exemple des avantages induits. En même temps, archiver ou retrouver un courrier envoyé devient très simple et l'historique des échanges est conservé. La souplesse du système est telle qu'il convient finalement aux entreprises, mais aussi aux particuliers. Enfin, des possibilités de traiter des courriers égrenés contraignants, à commencer par la lettre recommandée, sont désormais possibles sans avoir à quitter son bureau !

Homogénéisation des flux
« Pour les entreprises, les trois motivations essentielles sont les économies réalisables, la remise en conformité des processus et la préparation à la dématérialisation », analyse Eric Blat, directeur marketing et alliances de Numen, qui propose la solution Numen Express. « Adopter une solution de traitement du courrier égrené, c'est aussi une manière de se préparer à la nécessaire dématérialisation des flux, mais aussi d'habituer ses clients en leur proposant le choix du mode de communication », poursuit-il. En d'autres termes, puisque la massification va aussi passer par la dématérialisation, le courrier, même égrené, peut prendre plus facilement des formes hybrides.
En même temps, en termes d'organisation, l'entreprise peut aussi en profiter pour remettre de l'ordre dans ses flux documentaires. « Les économies générées sur l'affranchissement permettent le financement de la refonte du circuit documentaire », note Eric Blat. Fini donc les erreurs dans les documents associés à l'envoi, les courriers envoyés en double ou encore les pièces égarées alors qu'elles ont déjà été envoyées.

Un courrier qui devient hybride
« Le courrier devient de plus en plus multicanal et c'est valable aussi pour le courrier égrené », constate Eric Jamet, directeur marketing et innovation de Tessi Documents Services qui propose notamment une solution Bee-Post pour le courrier égrené. La plate-forme logicielle multicanal apparaît dès lors comme une solution, d'autant plus qu'elle est simple à utiliser. Sans quitter son bureau, l'utilisateur opte pour un courrier postal classique simple ou recommandé, l'envoi d'un SMS ou d'un fax, ou encore d'un courrier électronique éventuellement certifié. Pour la partie papier, c'est l'opérateur qui se chargera de l'impression, de la mise sous pli, de la massification et de la remise à La Poste. « Si chaque utilisateur est autonome, l'intérêt du système est qu'il est totalement paramétrable en fonction des besoins de l'entreprise, et qu'il peut être inclus dans un circuit de validation par exemple », précise Eric Jamet.
En fait, outre la problématique du courrier égrené, l'entreprise se dote par la même occasion d'un outil de reporting, de suivi et d'archivage qui améliore forcément la qualité de la communication avec les clients et partenaires. « La valeur ajoutée : je massifie là où je ne pouvais pas le faire jusqu'ici, et je me dote en même temps d'une solution globale de traitement du courrier », conclut-il.
C'est bien là un paradoxe : de plus en plus d'entreprises, et notamment des PME, ayant adopté des solutions pour le traitement de leur courrier égrené et « isolé », ont fini par en faire leur outil principal pour l'ensemble du traitement de tous leurs courriers !

Laurent LOCURCIO