Depuis quelques décennies maintenant, on reconnaît l’importance de gérer efficacement les achats en entreprise. En effet, force est de constater que la concurrence est de plus en plus forte et que les entreprises ne peuvent plus augmenter constamment leurs tarifs de vente. Il convient donc d’effectuer une bonne gestion des achats afin de conserver et de d’augmenter ses marges bénéficiaires. Par ailleurs, la fonction achat doit s’adapter aux nouveaux comportements des collaborateurs et satisfaire leurs besoins tout en restant vigilant sur les coûts engendrés par ces nouveaux enjeux qui in fine vont permettre de gérer et d’optimiser la productivité de l’ensemble des collaborateurs.

Quelles sont les tendances en matière d’achat de fournitures de bureau ?

Une première tendance se dessine, celle de l’achat « plaisir » : la couleur et le marquage de l’écriture sont plus originaux, on sort des couleurs classiques pour s’orienter vers des couleurs plus « fun ». Les salariés choisissent volontiers leurs fournitures et vont parfois jusqu’à les acheter en direct pour se faire rembourser après. Et comme l’entreprise cherche toujours à optimiser ces achats, les fournisseurs doivent s’adapter. « Désormais, la majorité de nos clients font attention à leur budget. C’est la raison pour laquelle, nous proposons dans notre offre des produits de notre propre marque. Ces produits, issus d’un cahier des charges strict, sont proposés à nos clients jusqu’à 30% moins chers que les grandes marques du marché, à qualité égale. Par ailleurs, nous leur offrons un système dégressif lorsqu’ils achètent en quantité un même article » indique Claire Cluzel, chef de Groupe Produits du secteur Papeterie Classement et Organisation de Bruneau. En outre, afin de permettre à leurs clients de réaliser des économies, les fournisseurs mettent en place des offres packagées avec des produits gratuits sur les produits à forte consommation.
Une autre tendance à prendre en compte est celle de l’arrivée de produits multifonctions avec de nouveaux formats. « La tendance est aux produits multifonctions. C’est ainsi que certains cahiers ont un quadrillage en pointillés afin de pouvoir à la fois écrire et dessiner. Ils peuvent être utilisés par des créatifs, architectes…Le format des cahiers a également changé : il est devenu plus compact afin de répondre à un besoin nomade. » poursuit Claire Cluzel.

Enfin les clients sont toujours de plus en plus exigeants sur la qualité de services. « Actuellement, les clients ont tendance à centraliser tous leurs achats vers un même fournisseur. Ils s’orientent désormais vers un fournisseur généraliste qui va leur proposer une large gamme de produits (fournitures, mobiliers, équipements…). En outre, quel que soit le produit commandé, les clients ont pour exigence la rapidité de la livraison. Ils souhaitent également que le mobilier soit monté et que l’on reprenne éventuellement leur ancien mobilier. En fait, nos clients sont en demande de services associés (accompagnement, devis, réalisation de plans, grands comptes avec des conditions personnalisées…). Enfin, ils deviennent plus soucieux de l’environnement » explique Raoul Santos, responsable fidélisation PME-PMI au service commercial de Bruneau. En réalité, la demande des clients est globale : ils ne se contentent plus d’un simple achat. « Ils attendent que le site Internet vers lequel ils se dirigent pour effectuer leurs achats soit performant. Ils recherchent également une solution pour leur faciliter la gestion et l’archivage de leur facturation (dématérialisation). Enfin, ils sont demandeurs de fiches techniques (conseils) et de produits éco citoyens. » souligne Raoul Santos.

Comment optimiser le coût des achats en entreprise ?

La réduction des coûts passe souvent par une optimisation des achats, nécessaire pour assurer la rentabilité de l’entreprise. Plusieurs stratégies sont possibles : se réunir en groupement d’acheteurs (volumes plus importants, négociation de rabais conséquents), impliquer son fournisseur dans le processus d’innovation et d’évaluation (grille d’évaluation de son fournisseur), établir un cahier des charges fonctionnel déterminant de façon précise les besoins de l’entreprise en termes d’achats. « Nous accompagnons nos clients dans la gestion de leurs achats. Pour les aider, nous avons développé la solution Bruneau Partner, un outil de passation de commandes avec système d’autorisations. Sur un site exclusif et personnalisé, nos clients peuvent déléguer, contrôler, optimiser et fluidifier les commandes. En quelques clics, les clients peuvent y retrouver une sélection de produits négociés ou des listes d’achats types » conclut Raoul Santos.

L’impression en ligne de mire des services achats

L’impression de documents reste incontournable, y compris en mobilité. Des équipements multifonctions ont ouvert de nouveaux services qui permettent de gérer et d’optimiser la productivité de l’ensemble des collaborateurs. Désormais, on ne parle plus seulement d’impression mais de services associés à l’impression. « Nous vendrons moins d’imprimantes mais plus de services… Parfois, il faut savoir se cannibaliser soi-même » souligne Jeff Jacobson, Chief Executive Officer Xerox. En effet, force est de constater que le matériel s’est adapté par rapport aux nouveaux modes de travail des clients (travail sur des images, fichiers lourds, PDF, PowerPoint…). L’objectif est de personnaliser au maximum le fonctionnement de l’équipement et la mise en place de solutions afin de répondre à la demande principale des clients. « Le matériel monte en puissance afin de traiter les documents. Actuellement, ce matériel sert plus à numériser des documents qu’à imprimer (modifications importantes sur la qualité du scan en termes de résolution, reconnaissance de caractères avec l’Ocr…). Il s’agit de véritables robots qui automatisent le traitement des documents. Ces nouveaux matériels se positionnent comme de véritables assistants professionnels et viennent suppléer du personnel pour traiter toutes les tâches chronophages qui n’ont pas de valeur ajoutée (exemple : saisie comptable). En plus des trois boutons de commande quasi permanents (copie, scan, fax), on construit les autres boutons d’application de l’interface de commande avec le client en fonction de l’environnement métier de son entreprise et de la façon dont on peut lui faire gagner du temps. » explique Marc Fornas, directeur général d’Axilis, concessionnaire Xerox.

Dans les métiers de l’impression, les directions se fixent trois principes à l’égard de leurs clients : réduire leurs coûts, leur faire gagner du temps tout en limitant les risques. « Lorsque l’on respecte ces trois principes, on est dans la productivité. En juillet dernier, Xerox a lancé 29 imprimantes et systèmes multifonctions qui profitent de l’écosystème ConnectKey (plate-forme d’intégration créée par Xerox). Ces solutions disposent d’applications permettant d’accélérer les processus d’entreprise et d’augmenter la productivité des utilisateurs. Les systèmes d’impression deviennent donc de véritables assistants professionnels qui s’adaptent à l’évolution des besoins de l’entreprise. Les équipements ont des workflows (process d’application) personnalisés et un accès au processus métier des entreprises par une simple pression », souligne Marc Fornas.

Quel est l’apport du cloud dans l’impression ?

L’idée du Cloud est de rendre disponible des informations de n’importe où dans le monde à toutes les personnes qui ont des droits d’accès sur des sites sécurisés. « Il faut donc s’assurer que seuls les collaborateurs ont accès à l’information de l’entreprise. Il convient donc de sécuriser les accès aux données et la transmission aux collaborateurs. La transmission aux utilisateurs se fait au travers d’un Cloud et il faut absolument intercaler un matériel de numérisation adapté afin de sécuriser cette transmission. » indique Marc Fornas.
Comment sécuriser l’accès au Cloud ? « On a embarqué sur nos équipements la technologie de filtrage Anti Virus McAfee qui est la première gamme de systèmes multifonctions au monde capables de se protéger contre les menaces potentielles extérieures. La technologie de liste blanche de McAfee apporte la garantie que seuls des fichiers sûrs et pré-approuvés sont exécutés sur vos périphériques, vous évitant ainsi d’avoir à mettre manuellement à jour les niveaux de logiciels par rapport aux menaces de sécurité. En outre, les disques durs sont écrasés de façon régulière afin d’éviter de laisser disponibles des données. » poursuit Marc Fornas.

Quelle impression en situation de mobilité ?

La mobilité est aujourd’hui un axe majeur dans l’évolution des systèmes d’impression. En effet, la majorité des collaborateurs ont des outils mobiles professionnels ou personnels. « Il faut disposer d’une compatibilité immédiate avec tous les outils mobiles. C’est le cas avec Print@printbyxerox. En effet, vous pouvez imprimer à partir de n’importe quel appareil mobile doté de la fonction Courrier électronique, sur n’importe quel réseau, sans avoir besoin d’être enregistré. Non seulement les collaborateurs en situation de mobilité auront accès à l’impression mais également les visiteurs qui reçoivent automatiquement un code d’accès Xerox, directement sur leur appareil mobile pour ce faire », explique Marc Fornas.

Quel avenir pour l’impression à l’heure du digital ?

« On a adapté l’outil à l’entreprise et nous sommes vraiment dans la personnalisation. Bien entendu, on peut imprimer en mobilité mais d’autres applications sont possibles. C’est ainsi que l’on peut aussi mettre en place des applications à valeur ajoutée tel qu’une traduction en ligne (50 langues étrangères) ultra performante avec plusieurs paliers possibles de traduction, une application aux fins de traçabilité des cartouches, ou encore une application contenant une signature à valeur probante. La transformation digitale est là », conclut Marc Fornas.