Repenser efficacement les espaces de travail

Gestion Écrit par  jeudi, 19 février 2015 09:05 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
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Après les salaires, l’immobilier est le poste de dépenses le plus important d’une entreprise. Un espace de travail bien conçu doit associer le bien-être des collaborateurs, les intérêts de la production et des dépenses maîtrisées.

 

Déménagement, réduction ou croissance des effectifs, des dizaines de milliers d’entreprises en France revoient dans ce cadre l’organisation de l’espace de travail. Elles doivent alors tenir compte d'impératifs liés à la législation, l’efficacité, la satisfaction des salariés, tout en respectant un budget raisonnable. Le coût du m², en nette augmentation, est devenu un critère essentiel pour les ETI et PME. Autrefois, gérées par les services des moyens généraux de l'entreprise, les opérations d’aménagement sont souvent traitées par des sociétés spécialisées telles que les space planners, voire des conseils opérationnels en optimisation des coûts. Dans tous les cas, le projet d’aménagement doit être global et faire l’objet, pour être efficace, d’un véritable échange entre la direction générale, les services financiers, les moyens généraux et la direction informatique.

 
« Nous intervenons le plus souvent avant le renouvellement d’un bail, c’est le moment ou l’on renégocie avec le propriétaire pour savoir si on augmente ou si on réduit les surfaces disponibles », explique Marc Veber, expert immobilier chez Euklead. « De nombreuses questions se posent pour l’optimisation de toute la surface disponible. Cela peut être la création de petites cellules pour téléphoner ou d’espaces de pause. Par ailleurs, notre rôle est de montrer, par exemple, qu’il existe un volant de collaborateurs nomades, de l’ordre de 30 % des effectifs, commerciaux, consultants, etc., qui sont rarement présents dans la société. Les postes de travail doivent alors être adaptés à cette situation et une économie est possible », poursuit-il.

Le code du travail n'impose aucune obligation en matière de surface minimale mais il fixe des exigences de sécurité et d'hygiène, en hauteur et en surface, pour permettre au salarié de disposer d'une liberté de mouvement suffisante. Il existe aussi des recommandations pour la largeur des couloirs, la ventilation avec ou sans VMC, l’éclairage, l’ergonomie du poste de travail avec ordinateur, etc. Sur le portail service-public.fr vous trouverez plus de précisions.*

La productivité est liée à un bon aménagement de l’espace de travail
Une étude Steelcase-Ipsos (octobre 2014) précise en détail comment un bon espace de travail favorise la productivité des salariés, et pointe, en priorité, la possibilité de se concentrer facilement. « Le bureau fermé avec des réunions tous les 15 jours, c’est terminé », souligne François Hannebicque, co-fondateur de l’agence AKDV qui poursuit : « l’open space pose des problèmes, notamment le niveau sonore des conversations téléphoniques, mais des cloisons d’isolation acoustique peuvent être efficaces. Par rapport à un bureau fermé, le gain apporté par un espace ouvert est d’environ 30 % ». L’objectif est d’optimiser ce gain de surface pour offrir des coins pauses, un passage judicieux de la lumière au travers de cloisons vitrées ou un regroupement d’activités pour les services qui ont besoin de communiquer en temps réel. Pour autant, certaines fonctions exigent de la confidentialité et donc des bureaux fermés, comme la DRH, la direction générale ou certaines professions, tel le conseil en gestion de patrimoine.
« Nous avons des clients qui veulent avoir des espaces de travail et des bureaux à leur image. C’est pourquoi nous travaillons sur des couleurs, des espaces personnalisés ou des éléments nouveaux, comme un escalier qui passe directement du 2e étage au 4e étage », affirme François Hannebicque qui précise : « Il ne faut pas oublier la modularité du mobilier, l’évolutivité d’un espace de travail. Il faut considérer aussi l’aspect technique comme la connectique, les câbles en longueur suffisante, etc., placés en attente dans un plancher technique avec des dalles au sol amovibles avec 3 ou 4 m de fil en attente ».

Un des volets sur lesquels une entreprise peut agir pour réduire ses dépenses en matière d’immobilier reste le télétravail, mais cette forme d’activité peine à se développer en France puisque selon plusieurs enquêtes, il ne dépasse pas 10 % des effectifs. La notion de présence physique dans l’entreprise est toujours très importante pour les employeurs, au-delà de la productivité du travail ou des économies réalisées. Tous les métiers ne sont pas éligibles au télétravail mais c’est une piste à considérer pour les activités immatérielles (comptabilité, communi­cation, consulting, secrétariat, etc.), sous réserve de sécuriser les communications informatiques.
Un aménagement réussi de l’espace de travail et des bureaux est le fruit d’un compromis entre le budget d’une entreprise, ses spécificités et les besoins des salariés, une synthèse qui ne peut être obtenue que par un véritable échange entre la direction et tous les services.

Serge ESCALÉ

 

* Plus de précisions à l'adresse : http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F24505.xhtml.

 

 

Le bureau virtuel pour les usages ponctuels

Ce type de bureau offre les avantages d’un bureau classique sans avoir à louer ou acheter un espace de travail permanent. Le bureau virtuel se décline en 3 volets. D’une part, la domiciliation légale et fiscale avec numéro de téléphone professionnel, d’autre part, la gestion des appels, en plusieurs langues si nécessaire, et enfin, un accès ponctuel à des bureaux ou des salles de réunion, un usage de plus en plus répandu. Ce type de solution concerne surtout les TPE débutantes (formation, coaching, etc.) mais elle est aussi utilisée par les PME et les entreprises étrangères qui affichent ainsi une bonne image de marque en se domiciliant virtuellement dans un quartier prestigieux. Il existe également des services de bureaux virtuels dans des centres d’affaires en province avec des prix inférieurs de 20 % à 30 % aux tarifs parisiens.

À Paris, un bureau virtuel dans un secteur bien côté revient cependant à moins de 300 €/mois (Le centre d’affaires Servcorp affiche, par exemple, son forfait domiciliation à partir de 96 € par mois et son forfait bureau virtuel à partir de 216 € par mois). Notez que des services supplémentaires peuvent être proposés : service de réexpédition, opératrices qui ouvrent puis lisent le courrier par téléphone. Pour trouver un prestataire, nous vous conseillons, indépendamment des pages jaunes, de consulter un site de brokers en ligne très exhaustif : www.instantoffices.com.
Lu 3661 fois Dernière modification le jeudi, 09 juillet 2015 14:45
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

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