La transition numérique par l'approche documentaire

La transition numérique par l'approche documentaire

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Pour une entreprise, quelle que soit sa taille, la question de s'engager dans la transition numérique et la dématérialisation des documents ne se pose plus. Les évolutions réglementaires, l'évolution des échanges interentreprises, mais aussi la recherche de gains de productivité et d'économies en font un passage obligé.

La généralisation du bulletin de salaire dématérialisé, l'entrée en vigueur progressive de l'obligation d'émettre des factures électroniques pour les entreprises travaillant avec l'État et les collectivités sont autant d'obligations récentes indiquant la voie à suivre. Si la dématérialisation a eu du mal à décoller en France, le mouvement est inéluctable et va forcément s'accélérer.

Il est vrai que les outils et les solutions de dématérialisation se généralisent et s'adressent désormais à tous les types d'entreprises. En effet, dans le secteur de la transition numérique par l'approche documentaire, une autre nouveauté à noter est le fait que cette technologie ne soit plus réservée aux grands comptes. « Aujourd'hui, il existe des solutions financièrement accessibles aux PME permettant de mener à bien un projet de A à Z », analyse Florent Melchers, consultant avant-vente Senior chez Elo Digital Office, éditeur de logiciels de gestion documentaire. Sous la poussée des évolutions réglementaires, ou parce qu'elles y trouvent un intérêt croissant, les PME-ETI sont de plus en plus nombreuses à s'engager dans la voie de la dématérialisation. « Un sujet qui marche très fort en ce moment est celui de la dématérialisation des factures fournisseurs, d'autant qu'elles peuvent circuler sous cette forme dans un workflow d'approbation des factures », poursuit-il.

Un autre usage qui tend aussi à se renforcer est celui de la gestion des contrats sous forme dématérialisée. « Cela permet de centraliser la totalité de nombreux contrats de l'entreprise concernant par exemple les locations automobiles, les assurances, la téléphonie, les leasing et bien d'autres, et d'avoir une vision transverse : il est possible ainsi, grâce à un tableau de bord, d'anticiper les échéances, d'identifier les responsables, de mieux négocier ses contrats », poursuit Florent Melchers. Jusqu'ici, ces contrats sont bien souvent disséminés, sous format papier, dans chacun des services concernés, rendant impossible leur gestion transverse. Il faut rappeler que les documents dématérialisés peuvent intégrer l'ERP de l'entreprise et continuer ainsi de « vivre » sous format électronique dans les divers processus.

Indispensable audit documentaire

Mais avant de se lancer, il est essentiel de réaliser un état des lieux. « Nous disposons d’une équipe avant-vente qui commence par réaliser un audit documentaire afin de recenser les différents types de documents entrants, produits et sortants de l'entreprise. Nous intégrons ensuite les règles métiers avant d'aller chercher tous les facteurs d'optimisation possibles. En résumé, nous prenons en compte les flux de l'entreprise, leur traitement et nous proposons des pistes d'optimisation avec une très large palette de solutions », indique Anthony Le Fauconnier, Ingénieur Solutions de Pitney Bowes. Spécialiste des solutions courrier à l'origine, Pitney Bowes a aussi développé des solutions multicanales pour proposer une gamme très complète en matière de dématérialisation de documents. Pour l'entreprise, les retombées positives de la dématérialisation des documents seront de plusieurs natures. D'une part des économies, par exemple sur les frais d'affranchissement. D’autre part, des gains de productivité, puisqu'il n'y aura plus besoin de saisir des documents, de les manipuler et de les archiver physiquement. Autre avantage, la possibilité d'utiliser pleinement des innovations marketing, comme par exemple la personnalisation automatisée de documents. « Enfin, l'entreprise sera en conformité avec les évolutions réglementaires », ajoute Anthony Le Fauconnier.

Dans la mise en place d'un processus de dématérialisation, un aspect est parfois négligé. « L'archivage arrive en bout de chaîne et c'est une raison pour laquelle il n'est pas forcément pris en compte dès le départ dans un processus de digitalisation », souligne Charles du Boullay, président de CDC Arkhinéo. Pourtant, l'archivage dématérialisé est aujourd'hui en fort développement sous l'effet de plusieurs évolutions réglementaires et technologiques majeures. Le décollage des échanges dématérialisés a pris plus de temps que prévu, mais le mouvement est désormais inéluctable. Ainsi, CDC Arkhinéo, un spécialiste de la conservation intègre des documents dématérialisés, a vu le nombre de documents conservés pour ses clients passer de 25 millions en 2008 à plus d'un milliard cette année. « Notre métier est de garantir l'intégrité de la donnée, sa disponibilité en ligne et une durée de conservation associée à l'obligation de la famille documentaire concernée », rappelle Charles du Boullay.

Penser l'archivage

L'archivage doit répondre en effet aux besoins de l'entreprise qui doit pouvoir retrouver ses documents en cas de nécessité mais également à des obligations légales de conservation variant en fonction de la nature du document. En règle générale, la durée de conservation de 90 % des documents est de 10 ans. Mais cela peut aller au-delà, par exemple pour les bulletins de salaire de plus en plus souvent dématérialisés. La loi El Khomry définit une durée de conservation de 55 ans, ou jusqu'au 75e anniversaire du salarié, de ses bulletins de salaire. Cette même loi généralise la dématérialisation de la fiche de paie en autorisant les entreprises à la diffuser sous cette forme à l'ensemble des salariés. Ceux qui s'y opposent peuvent encore réclamer le format papier, mais la tendance est aujourd'hui à la dématérialisation de ce document. L'archivage par un tiers est essentiel pour garantir la durée d'archivage légale et les modalités d'accès à ces documents. L'entreprise peut déposer des documents dans le coffre-fort numérique du salarié mais ne peut y accéder pour les modifier par exemple. « La dématérialisation RH est une tendance forte car au-delà des bulletins de salaire, il est possible d'archiver d'autres documents comme les contrats de travail par exemple », poursuit le président de CDC Arkhinéo. La facturation est une autre catégorie de documents en forte expansion en matière de dématérialisation et d'archivage. D'une part, parce des obligations dans ce domaine se généralisent progressivement à l'ensemble des entreprises. D'autre part, parce que les entreprises ont bien compris les gains de productivité qu'il y avait à dématérialiser et archiver des factures électroniques. Enfin, la contractualisation en ligne qui se généralise tant en BtoC qu'en BtoB, fait apparaître des besoins grandissants d'archivage de ce type de document.

Lu 1571 fois Dernière modification le vendredi, 07 avril 2017 07:00
Laurent Locurcio

Journaliste économique, il a notamment collaboré avec la presse spécialisée dont La Tribune, Le Point, Le Monde, LSA, Sport Eco, et bien entendu GPO Magazine. Il a également participé au lancement de titres de presse et a été rédacteur en chef  d’un important magazine d’entreprise. Auteur également de livres d’entreprises, il intervient aussi auprès d’étudiants en formation multi-médias.

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