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Dématérialiser pour faire plus avec moins

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Gestion, traitement et solutions du courrier en entreprise

Les entreprises fragilisées par la conjoncture se doivent d'être encore plus compétitives. Elles accordent une attention particulie`re aux moyens de traitement de l'information dont elles disposent et appliquent bon gré mal gré le "faire plus avec moins".

En matière logistique, la notion de délai est désormais un élément essentiel de la compétitivité de l'entreprise. En effet, le temps qui s’écoule entre le moment où la demande du client est formulée et sa satisfaction fait souvent la différence entre une entreprise et son concurrent. Une bonne maîtrise des flux d'informations permettra d'obtenir un avantage concurrentiel certain et durable et ce, malgré la complexité des flux, et l'incertitude dans les prévisions du marché.

L'objectif de la gestion optimale de l'ensemble des flux qui alimentent l’entreprise se résume en grande partie à la recherche de l'agilité et de la souplesse de son système d'information. Autrement dit, la recherche des caractéristiques telles que : la flexibilité, l'élasticité et la réactivité.

Alors qu'ils peinaient à s'imposer au départ, les logiciels hébergés constituent désormais une véritable alternative aux logiciels traditionnels. La généralisation des connexions Internet haut débit à un prix raisonnable n'y est pas étrangère. D'autant que cette architecture tente surtout les PME.

Aujourd'hui, “ 70 % des entreprises qui utilisent un logiciel hébergé en redemandent ”, constate le cabinet d'études Markess International. Et selon Gartner, “ 25 % des nouveaux logiciels seront distribués sous la forme de services à la demande d'ici à 2011 ”.



Une couverture complète des fonctions du système d'information
Les applications en ligne répondent à différentes attentes selon la taille de l'entreprise. Souvent dépourvues d'un véritable service informatique, les PME sont particulièrement concernées. En résumé, il s’agit en fait d’un moyen de sécuriser les données vitales, de lisser un coût d'investissement impossible en matériel et en licences, et d'accéder à des applications métier de n'importe où. Une PME peut ainsi utiliser un progiciel de gestion intégré hébergé pour administrer ses achats et sa gestion commerciale.

Zefal, une importante PME spécialiste de l'équipement pour VTT, utilise ainsi les services de paye et de gestion des ressources humaines de Meilleuregestion.com, une offre de services spécialisée dans ces deux domaines sur Internet.

Les logiciels hébergés couvrent aujourd'hui presque toutes les attentes des entreprises : progiciel, gestion de la relation client (GRC), ressources humaines, suivi des coûts télécoms, de la sauvegarde en ligne, et même de la dématérialisation du courrier avec Esker. Pourtant, rares sont les PME qui recourent à plusieurs outils en même temps. A l'image de Zefal, elles se concentrent d'abord sur une fonction clé.

Avec la messagerie et la sauvegarde de données, la GRC est l'une des fonctions le plus souvent externalisées. Ainsi de Salesforce qui propose un support client de pointe via une base efficace où les données, centralisées, sont partagées entre tous les utilisateurs, pour un abonnement mensuel.  

Les PME et TPE font aussi souvent le choix d’une externalisation partielle ou totale de certains domaines d’activités via des prestataires qui proposent des offres globales de gestion documentaire. Ainsi de Dynapost qui regroupe un ensemble de compétences pour prendre en charge la gestion du service courier in situ, du tri à la numérisation des flux documentaires.  

Les gains : la tranquillité à petit prix
Au final, les bénéfices de ces types de solutions se résument en deux mots : sérénité et économies. Zefal réalise 20 000 euros d'économies par an et dispose enfin de la visibilité qui lui manquait au niveau du groupe pour piloter efficacement ses ressources humaines. En sous traitant et déportant tout ou partie d’une activité, l’entreprise allège ses frais de fonctionnement et se libère de contraintes dont elle ne possède pas toujours les clefs. Ce type de solution particulièrement pour les PME permet de gagner un précieux temps au quotidien. A budget identique, c’est l’assurance de la tranquillité surtout dans des entités dépourvues le plus souvent de services informatiques. Chacun peut ainsi se concentrer à nouveau sur son cœur de métier.

Attention à l’archivage !
Gérer l’information quand elle arrive et repart est une chose mais la conserver et l’archiver de façon légale en est une autre. Certaines informations et documents doivent faire l’objet d’une conservation sécurisée. En effet, que ce soit pour des raisons juridiques, fiscales ou commerciales, ces informations doivent être opposables.  

L'archivage implique des moyens permettant de conserver les documents d'une manière fiable et de permettre leur restitution fidèle, même après une longue période (plusieurs années, voire plusieurs dizaines d'années). L'archivage légal ou probant, implique que l'on ajoute à ces dispositions des précautions supplémentaires qui permettront à coup sûr d'authentifier le document et son auteur afin qu'il possède une valeur de preuve.

Production d'un document à titre de preuve
Fournir un document original à un juge n'est que le niveau ultime d'une discussion portant sur le contenu d'un document : le plus souvent, l'entreprise est garante de l'authenticité du document qu'elle doit produire. Cette conception ne varie pas, qu'il s'agisse de papier ou d'électronique. Son système d'archivage légal doit donc d'abord lui permettre, à elle, de s'assurer que son document est le bon et qu'il est authentique. En cela, les systèmes d'archivage du commerce fournissent généralement cette fonctionnalité sans problème. Dans un certain nombre d'échanges, il est possible que les correspondants fixent entre eux par convention des règles d'authenticité et conservent chacun un exemplaire du document.

Cela peut être facilité par le passage par un tiers de confiance (plate-forme d'intermédiation) qui met en place des règles communes à tous ses clients et assure, n'étant pas partie prenante dans l'échange économique, de l'authenticité des documents échangés.

Enfin, en cas de contestation (improbable lorsque les documents ne paraissent pas discutables), un expert peut être commis pour vérifier l'authenticité du document, grâce aux précautions prises par l'entreprise.

En dernier lieu, rien n'est probant tant qu'un juge ne l'aura pas décidé. C'est en fonction du niveau de sécurité mis en place que se forgera la conviction du juge.

Palette de techniques et supports d'archivage
L'authenticité du document passe, outre les notions indispensables de signature et d'horodatage, peut-être par la non-réinscriptibilité du support. Est réputée durable, toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support (article 1348 du Code civil). Celle-ci peut être obtenue aujourd'hui par deux types de média :

- le disque optique non réinscriptible (CD-Worm, DON, DVD-Worm....) sur lequel l'information est écrite au moyen d'une action destructrice irréversible.

- les disques magnétiques non réinscriptibles (comme le système Centera) où la non-réinscriptibilité est garantie non pas physiquement, mais par une sorte de "plombage" électronique garanti par le constructeur.

Toutefois, pour certains, l'intégrité est plus dépendante de la signature que du moyen de stockage. Aussi, existe-il des offres utilisant des supports réinscriptibles (disques) et qui basent les critères d'authenticité uniquement sur des technologies fortes d'authentification de type PKI.

Tiers archiveur : une solution simple
Le recours à un tiers archiveur (coffre-fort électronique) est un moyen simple de régler la plupart des problèmes techniques et réglementaires liés à l'archivage légal. Il assure l’intégrité et la fidélité des documents numérisés, l’authentification à l'aide d'un tiers de confiance (distinct), la sécurité (redondance, duplication, contrôle technique..), la pérennité (point important, incluant notamment la migration périodique des technologies), et la conformité aux réglementations et normes de contrôle qualité. Une solution pérenne et facile pour les PME.

Pérennité pour cycles variés
Les cycles technologiques sont généralement inférieurs à 10 ans et sont donc largement inférieurs à la durée d'archivage légal des documents. La pérennité des supports est moyennement longue (5 à 10 ans pour un disque magnétique, 10 à 50 ans pour un support optique), celle de la technologie des lecteurs, elle, reste courte (5 à 6 ans, tout au plus). Il faut donc prévoir une mise à niveau périodique des systèmes ainsi que le remplacement régulier des supports. Concernant les supports optiques, des tiers archiveurs déploient différentes solutions. Ainsi Aspheria propose, par exemple, un processus sophistiqué : vérification préalable des supports vierges, gravure sur CD-R en 2 exemplaires suivant un processus précis, stockage dans des lieux distincts et prélèvement tous les 6 mois des exemplaires dans chaque lot pour tester la validité du support.

Pour les disques magnétiques, des procédures à base d'architecture Raid et de disques échangeables à chaud sont mises en place. On le voit, l'archivage légal est un process, ce n'est pas un produit.

Par Elisabeth Celle

Des solutions souvent mal maîtrisées
Membres du Club Alliances IBM, Itesoft, Helitis, Novapost, STS Group, Konica Minolta et Infoprint se sont regroupés pour proposer des solutions en mode SaaS (logiciel en tant que service) qui couvrent l'ensemble des enjeux de la gestion des flux documentaires : dématérialisation, archivage à valeur probante, éditique et impression. Marketor a réalisé une étude pour eux auprès de 106 entreprises.
Elle fait entre autres ressortir les difficultés des entreprises à optimiser leurs processus de traitement de l'information, et ce, en dépit d'un taux d'équipement élevé. Deux raisons sont évoquées pour expliquer l'écart entre le taux d'équipement et les performances constatées par les répondants.
D'une part, les solutions sont sous-utilisées. Si les entreprises souhaitent en général réduire leurs coûts ainsi que leur empreinte environnementale, elles se heurtent à une forte résistance au changement de leurs employés, de leurs fournisseurs et de leurs clients. 45 % des entreprises qui disposent d'une solution de capture des flux entrants, dématérialisent moins de 25 % de leurs documents.

D'autre part, les solutions sont mal utilisées, car elles fonctionnent indépendamment les unes des autres. Le taux d'équipement élevé ne doit pas masquer le fait qu'une partie de ces solutions sont obsolètes. Seuls 29 % des entreprises interrogées disposent d'une solution intégrée « moderne » d'archivage électronique.
Devant ces difficultés, les entreprises tendent à remettre en question les processus internes de gestion des flux documentaires et cherchent des solutions pour obtenir une vision complète et intégrée de ces flux.
Les membres du Club Alliances sont persuadés qu'après avoir conquis les marchés de la Relation Clients (CRM), des Ressources Humaines et de la Collaboration, les solutions en mode SaaS vont rapidement démontrer leur pertinence dans le domaine de la gestion des flux documentaires, et ce, notamment pour assurer une meilleure gestion des documents dématérialisés associée à une réduction de leur empreinte environnementale.



Normes et labels pour une meilleure sécurité
Label FNTC-TA
La FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance) a mis en place un programme de labellisation des services des tiers archiveurs, le label FNTC-TA. Il prend en compte
• l'analyse du système d’information hôte,
• la conformité à la norme NF Z 42-013
• la responsabilité du tiers archiveur envers son client.
Le label est attribué sur avis favorable du CODIL (Comité Directeur du Label) pour une période de un an renouvelable, sous réserve d’audits et de contrôles réguliers. Trois prestataires d'archivages sont ainsi labellisés : Aspheria, Asterion et Orsid. _A noter que la FNTC impose un format pivot de description du contenu à valeur probante qui permet de réintégrer le contenu par un autre acteur.

Norme NF Z 42-013
Cette norme définit ce qu'il faut mettre en œuvre pour assurer la conservation et l'intégrité des documents lors de leur archivage, leur stockage ainsi que leur restitution. _Elle suppose la certification ISO du système d'archivage. Datant de juillet 1999, elle donne la préférence à des supports non ré-inscriptibles de type Worm. Elle n'est pas obligatoire, toutefois, son emploi reste une garantie sur la future valeur probante des documents conservés.

Norme ISO 15489
Cette norme est consacrée aux pratiques de l'archivage en général. Elle établit un langage international pour enregistrer et archiver tous les documents que l'entreprise doit conserver, sous n'importe quelle forme, support ou combinaison de supports. Toutefois, ses recommandations s'appliquent également avec des supports électroniques. _Elle permet aux entreprises de mettre en place des procédures qui garantissent que les informations ont les caractéristiques essentielles d'exactitude, d'intégrité et de fiabilité. _Elle identifie les éléments clés nécessaires à la conservation de l'information et leur mise à disposition d'une manière fiable. Elle garantit que l'on peut sélectivement et en toute sécurité en disposer au moment approprié.
Lu 5118 fois Dernière modification le mercredi, 02 septembre 2015 09:23
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