Dématérialiser les processus comptables, achats et financiers

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La GED complète à coûts maîtrisés
Traçabilité des envois, réduction des coûts, amélioration des relations clients... sont autant d'éléments majeurs qui incitent les organisations à dématérialiser leurs documents sortants qu’ils soient adressés à leurs clients, fournisseurs ou salariés. De plus en plus d’entreprises et d’organisations publiques choisissent de traiter de façon automatique les données issues de leur système d'information gagnant ainsi en temps et en qualité de travail.

En 2008, 75 % des 150 organisations interrogées par Markess International indiquent d’ores et déjà adresser au format numérique des documents à leurs clients, fournisseurs, collaborateurs ou tout autre partenaire. D’ici 2010, plus de 80 % de ces organisations devraient avoir délaissé le format papier pour se tourner vers le tout numérique, au moins pour une partie de leurs documents sortants. Il existe néanmoins divers niveaux de maturité vis-à-vis de la dématérialisation de documents sortants au sein de ces organisations.

En 2008, près d’un tiers des entreprises privées dématérialisent les commandes, les documents d’appels d’offres, les demandes d’achat et les factures clients. Cela concerne aussi, pour un quart d’entre elles, les bons de livraison et les documents de relance clients. Les administrations publiques se sont quant à elles fortement focalisées sur la dématérialisation des appels d’offres et s’intéressent, mais dans une moindre mesure que le secteur privé, aux demandes d’achat et aux commandes. En 4ème position des documents sortants dématérialisés par les administrations publiques apparaissent les états de paie mensuels. Il s’agit en fait essentiellement de la transmission au format numérique des exemplaires destinés au comptable public. La dématérialisation du bulletin de paie n’est encore qu’au stade de projet de loi. En tant que document à valeur probante, la remise du bulletin de paie sous forme électronique devrait être effectuée, avec l'accord des salariés, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données, impliquant notamment des solutions d’archivage adaptées. Le cadre juridique et technique reste donc encore à valider.


D’ici 2010, les organisations les moins matures devraient à leur tour s’attaquer à la dématérialisation des documents d’appels d’offres, des commandes, des demandes d’achat et des factures.  Celles ayant déjà expérimenté ces domaines devraient, quant à elles, étendre leurs pratiques de dématérialisation à d’autres natures de documents, en particulier aux documents de relance clients, aux bons de livraison et aux avis de paiement fournisseurs. Seuls les courriers recommandés avec mise en demeure de paiement devraient rester encore en retrait, avec environ une organisation sur cinq qui en envisage la dématérialisation d’ici 2010. Bien que La Poste propose déjà depuis 2004 un guichet numérique pour les recommandés. Elle se charge de matérialiser le fichier électronique puis le distribue par les voies traditionnelles. L'internaute règle son recommandé en ligne par carte bancaire. Une preuve électronique de dépôt, un e-mail de confirmation renvoyé en validation à l'expéditeur de la LRE, fait foi au même titre que la lettre recommandée classique. Autre élément de validation du service : la preuve de contenu. Contenus et cachet électroniques sont rapprochés pour authentifier l'envoi. Enfin, un historique des LRE est conservé en ligne pendant trois ans. C'est Maileva, filiale de La Poste spécialisée dans l'externalisation de la gestion de contenus, qui a coordonné la mise en place du système d'impression industriel associé au nouveau service.

3000 télédéclarations de TVA réalisées en ligne en toute fiabilité

Le groupe de cabinets d’expertise comptable Becom SA, précurseur dans l’adoption de nouvelles technologies facilitant la dématérialisation des processus fiscaux, utilise la solution WebTaxes éditée par Dièse Finance pour gérer l’ensemble de ses processus déclaratifs de TVA. La plate-forme est accessible depuis le site web de la société via un accès sécurisé. Les collaborateurs de Becom peuvent ainsi facilement saisir en ligne les déclarations de TVA de leurs clients. Ces derniers sont automatiquement alertés de la mise en ligne de leur déclaration et peuvent la valider, procéder à sa télétransmission à l’administration fiscale et à son télépaiement. Toutes les déclarations sont centralisées dans un référentiel unique disponible pour toute analyse, synthèse ou reporting. Chaque collaborateur n’accède qu’à ses propres dossiers. «Nous avons noté de nombreux bénéfices depuis l’utilisation de WebTaxes : élimination des déclarations papier et allers retours associés, contrôle facilité lors de la déclaration mais aussi lors du contrôle annuel de préparation des bilans, analyses en ligne, états de synthèse, meilleure interaction avec nos clients…», remarque Stéphane Robert, dirigeant du groupe Becom SA.

Facturation électronique : des solutions aux freins
Les entreprises peuvent s’échanger des données EDI pour différents types de processus métiers. Un des principaux reste le processus de facturation. Ce dernier est essentiel pour calculer la TVA et répond à des règles légales très strictes. Or bon nombre d’entreprises se heurtent à des problèmes de conformité notamment lors d’échanges internationaux. Comment s’assurer que les process respectent les différentes réglementations fiscales. En Allemagne, par exemple, une facture électronique n’est autorisée que si elle est signée électroniquement. Sinon l’entreprise risque de perdre ses droits au remboursement de la TVA. Ces problèmes de compatibilité législatives ont grandement entravé le développement de la facture EDI dans le commerce international. Des partenariats ont mis fin à ces freins. Ainsi de Crossgate qui propose à toutes les entreprises de faire du btob de façon dématérialisée via sa plate-forme d’échanges Business Ready Network. Et s’est associée avec TrustWeaver, le premier spécialiste de la gestion des clés et de la signature électronique pour la facturation. «Les entreprises peuvent désormais intégrer les factures internationales à leurs processus EDI en étant sûres d’être absolument conformes aux législations nationales», explique Stefan Tittel, CEO et fondateur de Crossgate.

Par Edith Page

Solutions DEMAT’
30 septembre, 1er et 2 octobre 2008 Cnit Paris La Défense
2ème édition du salon consacré aux solutions de dématérialisation et d’archivage en ligne traitant les domaines de la signature électronique, de la dématérialisation fiscale, de la GED, de la facturation électronique, de l’intranet documentaire, de l’archivage et records management, de l’EDI et du XML.
Inscription gratuite au salon et conférences sur www.salons-solutions.com


A ne pas manquer trois rendez-vous au CNIT La Défense
Le 30 septembre 15h30-17h30

«Notre grand chantier Démat’ : voici comment nous nous y sommes pris pour le lancer et le mener à bien».
Six entreprises-clientes présentent leurs démarches : Alain Scordel, adjoint au chef de l’agence comptable Paris Ile de France - RTE, Tony Carron, Responsable Trésorerie Groupe, Vinci Construction France, François Musso, e-Procurement Manager - Nestlé France, Anne Albouy, Responsable du domaine Finances - Sources France
(groupe Publicis) ...

le 1er octobre 10h00-11h30

«Dématérialisation des factures :
comment répartir les coûts et les gains entre acheteurs et fournisseurs ?»
Une question (im)pertinente qui peut également se poser ainsi : «L’effort de dématérialisation échoit-il aux seuls fournisseurs ?» A quelle(s) contrepartie(s) ces derniers peuvent-ils prétendre ?
Et réciproquement. Des spécialistes - fédérations, consultants, acteurs de l’offre et utilisateurs - échangent leurs expériences et leurs avis. Avec la parricipation de Markess International, Scanfile, Cegedim, Fedisa, et Seres.

le 2 octobre 13h30-15h00
«Faut-il externaliser les services et solutions de dématérialisation ?»
L’offre nombreuse et dynamique autour de la dématérialisation - et principalement des services et des plates-formes tierces - conduit forcément les entreprises à se poser la question du «make or buy».
Dans les grandes organisations très dispersées comme dans les PME. Ce débat clients-fournisseurs apportera des éléments concrets de réponse. Avec : Jean-Michel Berger, Di-recteur Marketing - RTE Network, Laurent Morel, Responsable du département Poste de travail et Outils Collaboratifs - Groupe Casino , Bertrand Aumoite, Directeur Général - Basware SAS, Nicolas Reimen, Directeur du développement - Vialink, Eric Dubois, Responsable Marketing Produit - Accelya,...
Lu 6583 fois Dernière modification le lundi, 01 juin 2015 12:50
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