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Kofax est le fournisseur leader de solutions d'automatisation pour le pilotage des processus métier basés sur documents.

De plus en plus, la dématérialisation des documents devient une affaire de partage du savoir et de collaboration et non plus uniquement d'organisation et de rationalisation des coûts. Aujourd'hui, de nouveaux enjeux accompagnent le développement de la gestion de contenu, tel que la traçabilité, l'archivage électronique à valeur probante ou encore la conformité réglementaire. Retour sur ces grandes tendances qui marquent actuellement ce marché toujours en devenir.

D'après le CXP, la dématérialisation des documents et des process représente, cette année, la seconde plus forte tendance du moment pour les Directeurs des Systèmes d'Information, après le SaaS et le Cloud Computing. Leur principale priorité, en s'engageant dans cette démarche, consiste notamment à s'affranchir des coûts induits par les matériels ou certains processus. En effet, la dématérialisation des flux documentaires, entrants et sortants, assure un retour d'investissement rapide sur la saisie, la diffusion (courrier, facturation), la gestion, le stockage et l'archivage des documents. Le marché mondial de la dématérialisation est évalué à 1,66 milliard de dollars en 2009, en croissance de 21,1 % par rapport à 2008 (IDC), ce marché étant défini comme l'ensemble des solutions qui permettent de réduire l'usage du papier au niveau des processus de gestion ou de communication des entreprises et d'automatiser son traitement. Les projets les plus en vogue sur ce segment et qui soutiennent la croissance de ce marché restent actuellement ceux liés à la dématérialisation des processus de gestion documentaire mais également des factures. Selon le cabinet d'études Markess international, la dématérialisation des factures occuperait en effet une place de choix sur ce marché avec une perspective de croissance de l'ordre de 35 % pour 2010. «Sur le fond, tous les projets relatifs à la GED, à la dématérialisation et plus largement à l'économie numérique, continuent de s'amplifier», précise Laurent Prével, Président de l'Aproged. «Si certains secteurs ont plus soufferts que d'autres du contexte économique, la plupart des entreprises depuis les TPE jusqu'aux grands comptes sont aujourd'hui conscientes des gains que ces différentes technologies peuvent générer».


Dématérialiser pour faire plus avec moins

mardi, 02 février 2010 00:00 Écrit par

VOTRE PARTENAIRE
Gestion, traitement et solutions du courrier en entreprise

Les entreprises fragilisées par la conjoncture se doivent d'être encore plus compétitives. Elles accordent une attention particulie`re aux moyens de traitement de l'information dont elles disposent et appliquent bon gré mal gré le "faire plus avec moins".

En matière logistique, la notion de délai est désormais un élément essentiel de la compétitivité de l'entreprise. En effet, le temps qui s’écoule entre le moment où la demande du client est formulée et sa satisfaction fait souvent la différence entre une entreprise et son concurrent. Une bonne maîtrise des flux d'informations permettra d'obtenir un avantage concurrentiel certain et durable et ce, malgré la complexité des flux, et l'incertitude dans les prévisions du marché.

L'objectif de la gestion optimale de l'ensemble des flux qui alimentent l’entreprise se résume en grande partie à la recherche de l'agilité et de la souplesse de son système d'information. Autrement dit, la recherche des caractéristiques telles que : la flexibilité, l'élasticité et la réactivité.

Alors qu'ils peinaient à s'imposer au départ, les logiciels hébergés constituent désormais une véritable alternative aux logiciels traditionnels. La généralisation des connexions Internet haut débit à un prix raisonnable n'y est pas étrangère. D'autant que cette architecture tente surtout les PME.

Aujourd'hui, “ 70 % des entreprises qui utilisent un logiciel hébergé en redemandent ”, constate le cabinet d'études Markess International. Et selon Gartner, “ 25 % des nouveaux logiciels seront distribués sous la forme de services à la demande d'ici à 2011 ”.


Document : l’ère du tout communiquant

lundi, 02 novembre 2009 00:00 Écrit par

> Neopost
Des solutions intelligentes pour gagner en impact

Mieux communiquer avec les clients et prospects, fidéliser, informer, tels sont les enjeux majeurs des entreprises aujourd’hui. Reste à savoir comment se démarquer ? Comment être certain d’être lu et amplifier la force des messages ? Au cœur de ces nouveaux défis, se retrouvent la qualité de tous les documents, de marketing comme de gestion, la stratégie qui préside à leur élaboration et la palette de nouveaux outils.

L'émergence de nouveaux canaux de communication (email, SMS/ MMS…) ajoutés aux plus traditionnels, donne aux entreprises l'occasion de créer des services à forte valeur ajoutée qui sont sources de revenus ou vecteurs de réduction de coûts. Les clients, prospects ou visiteurs montrent un intérêt croissant pour la réception directe d'informations, de contenus personnalisés, de notifications ou d'alertes correspondant à leurs attentes. Si la mise en place de telles stratégies est souvent réellement génératrice de valeur, elle accroît aussi considérablement la qualité de service perçue et le taux de fidélisation client. «Tout document peut être utilisé comme support de communication, enveloppe comprise», souligne Elie du Pré de St Maur, Directeur Marketing Neopost France. En effet, les solutions d’adressage proposées par Neopost transforment en un passage les enveloppes en outils de communication comprenant logos, codes barres et messages personnalisés sur des supports de différentes tailles, le tout en couleur. «Nos clients sont ainsi certains d’améliorer l’impact de leurs mailings et d’augmenter le taux de retour de leurs courriers. Des études ont démontré que cela multiplie par deux voire trois le taux d’ouverture du courrier».
L'utilisation transversale d’outils logiciels, à la fois pour des actions marketing et pour les autres communications Client, permet d'exploiter pleinement toutes les opportunités de contact en maximisant les revenus générés.



> Satas
Des machines à affranchir plus intelligentes
Quotidiennement dans l’entreprise, des collaborateurs occupent un temps précieux à des tâches qui les éloignent de leur cœur de métier. La gestion du courrier fait partie de ces activités essentielles bien que terriblement chronophages. Question récurrente pour un bon chef d’entreprise : comment gagner du temps et réaliser des économies substantielles ?

Les solutions existent pourtant, et ce, à tous les maillons de la chaîne courrier ; elles se multiplient même ces dernières années et gagnent en efficacité grâce à l’évolution technologique. Mais également grâce aux réflexions en amont des fabricants.

Accélérer la distribution du courrier

Dès réception, les systèmes d’ouverture automatique permettent désormais d’accélérer le flux interne de l’information, et de gagner ainsi un temps précieux sur le traitement manuel ainsi qu’une plus grande réactivité des équipes. Certains fabricants ont opté pour des gammes de produits multiples au savoir-faire spécifique. Ainsi Satas avec ses ouvre-lettres-extracteurs qui vont de l’OL 50 destinés au traitement des enveloppes renforcées et épaisses (30 enveloppes/ minutes) à l’OLF 45 dont la vitesse d’ouverture est la plus élevée du marché (750 plis/mn) pour des services à gros volumes. Tandis que des solutions comme Sesam 1 de Neopost France capitalisent sur la polyvalence en acceptant tous les formats gèrent jusqu’à 300 enveloppes à la minute. Le tout sans entretien du produit grâce à un couteau auto-affûtant. S’ajoute à cela pour un bon nombre de solutions la prise en compte environnementale : une incision sur un côté seulement pour éviter le déchet de papier.

> Business Document
Business Document pour une productivité accrue du poste de travail

Alors que la crise économique bat son plein, le secteur de la gestion électronique de document se porte bien. Une dynamique soutenue par les besoins des entreprises en la matière mais également par un cadre législatif et normatif bien ficelé ainsi que par des solutions matures et adaptées aux attentes de toutes les entreprises.

En 2009 et malgré la conjoncture, le marché de l’économie numérique et en particulier de la Gestion Electronique de Document (GED) devrait rester dynamique, porté notamment par le plan Besson Numérique 2012 ainsi que par la forte demande du secteur public en matière de solutions de GED et de prestations associées. «Le développement de l’économie numérique est également, en France, la conséquence de l’évolution du paysage normatif, légal et réglementaire», précise Laurent Prével, Président de l’Aproged. «La facture électronique représente, en la matière, un des exemples les plus marquants». La crise financière que nous traversons depuis plusieurs mois a par ailleurs accentué la nécessité pour les entreprises de maîtriser leurs flux d’informations. Or, indexer, classer, trouver l’information quand et où il faut, pour qu’elle puisse éventuellement constituer une preuve judiciaire ou accélérer une procédure de règlement client, ne s’improvise pas. Et ce d’autant que le nombre de documents créés ou reçus par les entreprises est en forte croissance. Dans un monde où les gigaoctets se sont transformés en pétaoctets (1 million de gigaoctets), l’archivage numérique devient stratégique. Il a pour vocation de garantir la pérennité et la traçabilité de l’information et d’en permettre une restitution intacte, conditions indispensables pour constituer en cas de besoin un élément de preuve. Autre avantage et non des moindres, il permet, dans certains cas, de supprimer le support papier, contribuant ainsi à la rationalisation des coûts des entreprises.


> Kofax
Kofax assure le lien entre le document physique et son traitement numérique

Alors que la chasse aux coûts cachés est, en temps de crise, une priorité pour toutes les entreprises, la dématérialisation des documents apparaît comme un processus de circonstance. Une tendance d’autant plus marquée que les technologies de dématérialisation sont en mesure de s’adapter aux différents enjeux financiers, métiers et organisationnels des entreprises.

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises ont besoin, pour rester compétitives, de gagner en réactivité et en productivité, à tous les niveaux de leur organisation. «La dématérialisation de certaines procédures permet à l’entreprise de décharger ses collaborateurs de tâches redondantes et sans valeur ajoutée», explique Philippe Champin, Directeur de l’entité numérique d’Everial. «En se concentrant davantage sur leur cœur de métier, ces collaborateurs contribuent ainsi davantage au développement de leur entreprise». «Par ailleurs, la priorité des entreprises reste également de rationaliser leurs coûts de gestion», précise de son côté Frank Simon, Directeur de l’activité dématérialisation de Dynapost. La dématérialisation des documents en accélérant les flux d’information, que ce soit en interne ou en externe, et en supprimant le support papier, accompagne donc les entreprises face à ces nouveaux défis. «Le document papier génère également des risques de perte et d’erreur», ajoute Chantal Faure, Consultante ECM chez Euriware. «La dématérialisation des documents favorise donc par ailleurs leur traçabilité, sécurisant ainsi les données de l’entreprise». Un atout d’autant plus appréciable qu’aujourd’hui le marché est particulièrement attentif à la qualité des données de l’entreprise. «En améliorant la traçabilité de ses données, l’entreprise gagne en visibilité sur ses processus et diminue ses risques d’erreur de gestion», souligne Jean-Michel Bérard, PDG d’Esker. «En bout de chaîne, ce sont les clients qui en bénéficient».


> HP
HP : les PME misent sur les grandes marques

Aux prises avec une conjoncture économique difficile, les entreprises se recentrent sur les valeurs refuge de marques qui ont fait leur preuve. Les solutions d’impression entrent dans le cadre de programmes d’économies plus larges : réduire sa consommation pour mieux maîtriser les coûts, telle est la tendance lourde aujourd’hui.

Tout ce qui peut aider l’entreprise à économiser en gérant de façon optimale son parc d’impression devient primordial en période de crise. Économie d’énergie, de main-d’œuvre, de consommables… Les fabricants ont œuvré à renforcer les performances de leurs solutions dans le sens d’une rentabilité mesurable, durable et rapide.
Lexmark a ainsi présenté inova4, un plan de gestion active de l’impression en quatre étapes. La marque vise jusqu’à 40 % d’économies sur les coûts d’impression ainsi qu’une productivité accrue en réduisant de moitié le temps passé à la gestion du parc ainsi que l’impact sur l’environnement (- 65 %). Un programme plutôt alléchant ! La première étape consiste à définir précisément la politique d’impression sur mesure, la mieux adaptée à l’entreprise cliente. La deuxième étape d’inova4 consiste à regrouper les suivis de parcs, la gestion des consommables et celle de la disponibilité des équipements. Étape suivante : une réduction drastique du volume de pages imprimées notamment en intégrant une fonction recto-verso. Enfin, dernière étape, optimiser les processus métier et rationaliser les processus documentaires grâce à des fonctionnalités à valeur ajoutée comme les fonctions de numérisation directe vers un PC ou une clé USB, l’impression par badge, des solutions avancées de suivi d’utilisation et de gestion des droits d’utilisation. «Dans un contexte économique délicat, adhérer au plan de gestion active de l’impression inova4 est une fantastique opportunité pour les organisations de conjuguer performance et réduction de leurs dépenses, tout en faisant un geste pour l’environnement. Les entreprises peuvent ainsi concentrer l’intégralité de leur force sur un point majeur : la satisfaction de leurs clients et partenaires», souligne Renaud Deschamps, Directeur Général de Lexmark France.


> Sagem Orga
La maîtrise de l'identification forte et sécurisée sur Internet

En temps de crise, plus que jamais la dématérialisation des documents comptables et achats doit permettre de réduire les coûts, de gagner en efficacité… La dématérialisation des moyens de paiement s’est également intensifiée en même temps que les risques liés à ce type de transaction électronique. Heureusement, diverses contre-mesures permettent de lutter contre la fraude et la cybercriminalité !

Markess International, société d’études et de conseil, a présenté les chiffres du marché extraits de son étude publiée en septembre 2008, consacrée à la dématérialisation des factures, parue récemment et intitulée : «Bénéfices & Gains de la Dématérialisation de Factures». Ainsi, cette société a évalué le marché autour des projets de dématérialisation de factures, quelle qu’en soit la forme, à 385 millions d’euros en 2008 (les deux tiers de ce marché - soit 255 millions d’euros - étant consacrés à l’ensemble des prestations de services associées à la dématérialisation de factures). Markess International en conclut que le marché de la dématérialisation des factures devrait être moins touché que d'autres marchés du secteur des technologies de l'information et de la communication par la conjoncture économique actuelle, les gains financiers tangibles qui y sont associés étant plus particulièrement recherchés par les entreprises en temps de crise.
Ces chiffres, même s’ils ne représentent qu’une face de la dématérialisation (les factures), montrent à quel point la dématérialisation est l’une des préoccupations majeures des directions financières du moment.


> Regus
Regus, le travail sans bureau fixe
> Ateac
Ateac optimise les espaces de travail
> In Meeting Services
In Meeting Services ou l’art de la réunion virtuelle
> Servcop
Servcorp, des solutions qui facilitent le quotidien des entreprises

Conférences téléphoniques, web conférences, visioconférences ou encore, externalisation des lieux de travail ne sont plus le seul apanage de quelques entreprises éclatées géographiquement et férues de nouvelles tendances. Ces méthodes de travail franchissent désormais les portes de toutes les entreprises, au regard des gains qu’elles génèrent en termes de coûts, de temps et de réactivité…

La plupart des entreprises se penchent aujourd’hui sur des programmes de rationalisation des coûts. Une démarche qui passe notamment par la réduction des déplacements professionnels, coûteux en termes de transport et de logement mais également de temp improductif. «La réflexion des entreprises en la matière est devenue d’autant plus importante qu’elles sont de plus en plus nombreuses à développer leurs activités sur l’ensemble du territoire national voire à l’échelle internationale», précise Michel Dudet, Directeur Innovation des Services IP chez Orange Business Services. Par ailleurs, et au regard du contexte économique, les entreprises évoluent dans un environnement de plus en plus concurrentiel. «Alors que la compétitivité devient exacerbée, la mise en œuvre de méthodes de travail différentes, appuyées sur des technologies de communication performantes, leur permet d’accélérer leurs prises de décisions et de gagner en compétitivité», ajoute Michel Dudet.
«Au travers de ces technologies, les collaborateurs de l’entreprise gardent un contact permanent entre eux et ce, où qu’ils se trouvent», indique pour sa part François Moïse, Responsable activité communication unifiée et collaboration chez Cisco. «Ils accélèrent ainsi leurs travaux de R&D ainsi que la mise sur le marché de nouveaux produits et services bénéficiant ainsi d’un retour sur investissement plus rapide». Enfin, si le développement durable n’est pas aujourd’hui la première préoccupation des entreprises, il reste un élément stratégique important. «Au-delà de l’aspect environnemental, le développement durable intègre également une composante sociétale, de plus en plus plébiscitée par les collaborateurs des entreprises. Limiter les déplacements permet ainsi de réduire les émissions de CO2 mais également le niveau de stress des salariés concernés, contribuant ainsi à leur bien- être au travail», poursuit Michel Dudet.

Des réunions virtuelles nées avec les conférences téléphoniques
Beaucoup d’entreprises n’ont pas attendu la crise pour organiser des réunions virtuelles. L’arrivée de la téléphonie sur IP et des forfaits illimités ont ainsi contribué au développement des conférences téléphoniques.


> Business Document
La GED interactive et «sur-mesure»

Reconnue désormais comme outil de productivité, la gestion électronique de documents s’ouvre largement aux PME qui ont compris sa nécessité pour préserver et exploiter leur patrimoine documentaire. Les systèmes permettant la gestion du cycle de vie de l’information se sont décomplexifiés et démocratisés à l’ensemble des entreprises. Des solutions globales à faible coût prennent en charge toutes les étapes du cycle de vie de l’information.

Recherche, gestion et protection mais également veille concurrentielle, et management des connaissances sont autant de thématiques prises en charge par des solutions globales dont les premiers prix sont très abordables pour les PME au regard des multiples services rendus.


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