Un usage facilité par la mobilité, et un outil qui va permettre par exemple d'utiliser sur un même support, qu'il s'agisse d'un smartphone ou d'une tablette, aussi bien des applications métiers que la messagerie, de participer à des groupes de projets, bref, de participer plus activement à la vie de l'entreprise.

« On ne sait pas forcément ce que fait le collègue qui est dans le bureau à côté », fait-il remarquer. Imaginez alors la difficulté lorsqu'il s'agit d'entreprises internationales, avec des sièges centraux mais aussi des commerciaux sur le terrain. Pernod Ricard a adopté cette solution pour permettre à chacun, quelles que soient sa fonction et sa loca­lisation, d'être en connexion permanente avec l'entreprise et le flux d'informations. Plus largement, ce type d'outil permet aussi, par exemple, d'intégrer des clients et partenaires sur des projets précis.

Un outil pour les PME, adaptable à chaque utilisation
« L'outil collaboratif a ceci d’intéressant qu’il est paramétrable et que l'entreprise en conserve ainsi toujours la maîtrise » souligne Vincent Bouthors, PDG de Jalios, éditeur français sur le marché de l'intranet collaboratif. « Il est par exemple possible de travailler à plusieurs sur la préparation d'un appel d'offres, voire d'inviter des entreprises partenaires à le faire en autorisant leur entrée sur ce projet uniquement » poursuit-il. L'ouverture à l'externe de l'outil collaboratif a été facilité par le fait que ce sont les collaborateurs de l'entreprise en situation de mobilité qui ont ouvert la voie en étant les premiers à bénéficier d'accès sécurisés. « Dans l’intranet collaboratif, chacun devient acteur et de manière efficace » ajoute-t-il. Cette évolution met clairement en évidence les limites du mail en tant qu'outil collaboratif. La mise en place d’un portail collaboratif personnalisé par et pour chaque utilisateur, favorisant la convergence des outils, rend encore plus évident l'intérêt de l'intranet 2.0, intégrant la dimension réseau social d'entreprise, comme le note Vincent Bouthors. L'efficacité de l'outil dépend aussi de la capacité de l'entreprise à en diffuser l'usage. « Si les grandes entreprises ont été les premières à s'y mettre, aujourd'hui, ce sont surtout les PME qui présentent les plus grandes capacités d'adoption, pour peu que les dirigeants soient moteurs », conclut le PDG de Jalios. Aux PME d'en profiter d'autant que l'outil collaboratif peut se révéler un puissant levier de développement économique et d'augmentation de la productivité.

Quand la mobilité aussi devient collaborative
En fait, la généralisation de smartphones toujours plus puissants ainsi que des tablettes favorise grandement l'émergence d'outils et de systèmes collaboratifs. « Aujourd'hui, les commerciaux, les techniciens, peuvent avoir tous leurs clients dans leur poche, à tout moment et ils peuvent leur donner toutes les informations en temps réel », explique Céline Blanc, directrice commerciale et marketing de Nomalys. Cette société a justement innové en rendant mobile, de façon unifiée, le système d’information (CRM, ERP, BI, GED, etc.) de l'entreprise cliente à destination de ses équipes terrain. En situation de mobilité, le collaborateur peut utiliser des applications métiers, consulter des informations, suivre des flux de documents et de facturation, avec un seul et même outil. « L'enjeu de la mobilité se combine avec celui de la facilité d'usage, et il faut que l'outil soit simple d'utilisation, par exemple grâce à un écran tactile et une ergonomie qui soit familière », poursuit Céline Blanc. D'ailleurs, l'un des fondateurs de Nomalys vient de l'univers des jeux vidéo, ce qui explique le soin porté à une interface graphique permettant une visualisation des données à 360 degrés. « L'appropriation est forte et au bout d'un moment, certains colla­borateurs apprécient d'avoir cette seule et unique porte d'entrée et utilisent leur tablette même dans leur bureau », conclut-elle. L'autre enjeu important étant celui de l'interopérabilité. Dans un monde où tout le monde doit être connecté, il faut évidemment que les équipements permettent de le faire, quelle que soit la marque ou le système utilisé (iOS, Android, Windows Phone, etc.).

Par Laurent LOCURCIO