GPO Magazine : La loi Elan du 23 novembre 2018 impose une évolution forte en matière de dématérialisation d’un certain nombre de documents d’urbanisme. Quelles en seront les conséquences en termes d’organisation pour les acteurs concernés ?

Alexandra Jackson : Effectivement, dans le cadre de cette loi, toute une série de documents d’urbanisme, allant des demandes d’autorisation de construire à la déclaration préalable ou encore au certificat d’urbanisme, devront être obligatoirement dématérialisés.

Concrètement, cela signifie qu’à partir du 1er janvier 2022, toutes les communes de plus de 3 500 habitants devront être en conformité avec cette obligation qui va impacter également tous les acteurs de l’instruction des documents d’urbanisme comme par exemple les collectivités, les services déconcentrés de l’État, les services départementaux d’incendie et de sécurité (SDIS), les Unités départementales de l'architecture et du patrimoine (UDAP), etc.

L’État a déployé des outils numériques pour permettre la dématérialisation de l’application du droit des sols réunie dans le programme « Démat ADS ».

GPO Magazine : Que deviennent les documents d’urbanisme papier qui seront émis jusqu’à cette échéance du 1er janvier 2022 ?

Alexandra Jackson : C’est le principal problème que les communes concernées devront solutionner avant le déploiement de la dématérialisation et le moment à partir duquel les documents d’urbanisme seront nativement électroniques. Actuellement, les communes et autres institutions possèdent des archives physiques avec un nombre élevé de documents papier.

Or, il faudra qu’ils soient inclus dans les archives relatives à chaque construction pour en conserver l’historique. La seule solution technique est la numérisation de ces documents d’urbanisme physiques en vue de répondre aux exigences légales de conservation.

GPO Magazine : De quelle manière Novarchive peut-elle intervenir auprès des communes et des institutions ?

Alexandra Jackson : Notre métier est notamment de numériser et d’archiver les documents des entreprises privées mais aussi des collectivités. Nous possédons, entre autres, l’agrément du Service Interministériel des Archives de France (SIAF) pour la conservation des Archives Publiques physiques et électroniques, ce qui est à rapprocher du fait que les documents d’urbanisme n’appartiennent pas aux communes, juridiquement, mais aux Archives Départementales.

En résumé, notre objectif, dans le cadre d’une prestation de ce type auprès d’une commune, est de mettre en œuvre la numérisation fidèle et la copie fiable : ce procédé permet d’assurer la pérennité des documents numérisés et offre la possibilité de détruire sans risques l’original papier.

Depuis septembre 2020, la loi permet aux collectivités de se séparer légalement de leurs documents papier sous certaines conditions. Elles doivent au préalable conclure une convention de numérisation avec un opérateur agréé tel que Novarchive et sauvegarder ces données dans un système d’archivage à vocation probatoire comme le Système d’Archivage Électronique (SAE) Novadoc® proposé par Novarchive.

GPO Magazine : Concrètement, comment s’opère, pour une collectivité, l’externalisation de ce service auprès de Novarchive ?

Alexandra Jackson : Dans un premier temps, nous prélevons un échantillon des archives du client pour appréhender la complexité de la mission (ou les spécificités de la numérisation) et afin de pouvoir estimer sa durée et réaliser un échantillon qui est soumis au client pour validation.

Ensuite, nous prenons en charge les archives pour les traiter dans nos ateliers de numérisation. Enfin, les documents sont scannés, indexés, scellés et stockés dans notre Cloud sécurisé (pour récupération et contrôle par le client) ou directement envoyé vers le Système d’Archivage Électronique pour conserver la valeur probatoire du document numérisé.

Toutes ces opérations sont journalisées afin d’apporter les preuves nécessaires à la numérisation fidèle et envisager l’éventuelle suppression de l’original papier après archivage dans le SAE. Tout au long du processus des réunions de cadrage ont lieu. La durée d’une mission varie en fonction du nombre de documents à traiter.

GPO Magazine : Pendant la mission de numérisation, est-il toujours possible pour la collectivité, d’accéder à un document précis ?

Alexandra Jackson : Bien entendu, et de deux manières. D’une part, sur simple demande de sa part, nous scannons le document en question et lui envoyons par mail sécurisé. D’autre part, nous pouvons également livrer le document physique sous quatre heures. Pendant que les archives sont chez Novarchive, elles restent totalement disponibles.

GPO Magazine : À quel moment faudra-t-il externaliser ses archives pour être dans les temps ?

Alexandra Jackson : Le plus tôt sera le mieux. Certains l’ont déjà fait avec notre intervention, comme par exemple le SDIS de Moselle sous la responsabilité du Commandant Jacquet. En fonction des volumes et de la présentation des documents à numériser ces prestations peuvent être réalisées sous plusieurs semaines. 

À propos de Novarchive Fort de plus de 3000 clients et de 30 années d’expérience, Novarchive intervient dans toute la France où l’entreprise compte plusieurs centres d’archivage et ateliers de numérisation. Novarchive bénéficie de plusieurs agréments et certifications, dont l’agrément pour la conservation des Archives Publiques, la certification NF 342 sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents physiques, la certification NF 461 sur le système d’archivage électronique Novadoc. Grâce à son savoir-faire, Novarchive intervient auprès des entreprises et des collectivités dans les domaines de l’archivage physique, du conseil en gestion documentaire et délégation d’archivistes sur site client, de la numérisation (dématérialisation de documents, gestion de factures électroniques), de l’archivage électronique, de la destruction sécurisée d’archives jusqu’au recyclage papier. Site internet : www.novarchive.fr La Solution Novadoc Contacter Novarchive : www.novarchive.fr/contact