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L’optimisation des processus de gestion passe par leur automatisation

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Depuis que la situation économique s’est dégradée, l’optimisation des coûts est l’une des principales préoccupations des entreprises, quelles qu’elles soient. Une démarche qui passe notamment par l’automatisation des processus de gestion.

Lorsqu’il est difficile d'anticiper sur l'évolution du chiffre d'affaires, la maîtrise des dépenses représente l’une des pistes privilégiées pour assurer le développement ou la pérennité de l’entreprise. D’après le baromètre CSA réalisée pour Alma CG (mai 2013), 73 % des PME sont ainsi engagées dans cette démarche que la moitié d'entre elles considère d’ailleurs comme un enjeu prioritaire. Mais aujourd’hui, l’objectif des entreprises ne consiste pas tant à réduire les coûts qu'à maîtriser les consommations et optimiser les dépenses en respectant leur modèle économique et leur fonctionnement. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle la recherche d'économies doit s'intégrer dans la stratégie des entreprises et s'envisager sur le long terme.


De la maîtrise à l’optimisation des coûts
Depuis quelques années, les entreprises se penchent sur différents centres de coûts pour mieux les maîtriser : frais généraux, charges sociales et fiscales, achats, masse salariale… Une démarche qui les conduit souvent à se pencher sur leur système d’information d’autant qu’elles y sont aussi souvent contraintes par l’évolution de la réglementation. « La modernisation des systèmes d’information des entreprises est portée par plusieurs éléments conjoncturels, précise à ce sujet Norbert Jamet, Responsable marketing produit Sage 30 et Sage 100. Le contexte actuel de crise économique, le marché sous contrainte ainsi que la concurrence de plus en plus exacerbée, incitent aujourd’hui de plus en plus d’entreprises à moderniser leur système d’information pour gagner en productivité. De même, l’évolution des contraintes légales et réglementaires est également un facteur qui les conduit à s’engager dans cette démarche ». Par exemple, l’obligation depuis le début de l’année pour toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés, de dématérialiser leur liasse fiscale ou l’échéance prochaine (février 2014) du bas­culement vers le Sepa pour les virements et prélèvements, sont autant de vecteurs qui les poussent à faire évoluer leur système d’information.

Les logiciels de gestion, une réponse à la productivité
« Face à ces enjeux, nous constatons que de nombreuses entreprises engagent des chantiers d’évolution de leur système d’information, ajoute Norbert Jamet. L’automatisation de leurs processus chronophages et sans valeur ajoutée, la dématérialisation ou encore l’adoption de progiciels de gestion intégré sont ainsi de plus en plus plébiscitées par les entreprises en quête d’optimisation de leurs processus ». Pour gagner en productivité, elles sont également de plus en plus nombreuses à mettre en œuvre des so­lutions de gestion plus homogènes et cohérentes. « Ainsi, un certain nombre de nos clients, qui étaient équipés de différentes briques applicatives modulaires, tendent à converger vers un ERP », ajoute Norbert Jamet. Les ERP permettent en effet de disposer, au sein d’un outil de gestion unique, de différentes applications intégrées, traitant les processus de vente de bout en bout depuis la gestion commerciale jusqu’à l’inté­gration comptable, en passant par la chaîne des approvisionnements et la gestion des stocks. « Ils évitent ainsi toutes ressaisies des données, sources d’erreurs, d’inertie et de perte de temps, poursuit Norbert Jamet. Si en plus, ils intègrent des outils de décisionnel susceptibles de fournir des analyses pertinentes sur l’activité de l’entreprise, ils contribueront alors à l’optimisation de son pilotage ». Sans aller jusqu’à la mise en place d’un ERP dans son intégralité, la mise en place de certains modules de gestion peut suffire à l’optimisation de certains processus de gestion et permet à l’entreprise de gagner en efficacité et en compétitivité. En effet, dans les entreprises, de nombreux processus de gestion métiers sont dénués de valeur ajoutée. Bien qu’indispensables, ils occupent cependant les collaborateurs pendant une large partie de leur temps. Du temps qui pourrait être consacré à des tâches utiles à la productivité et à la compétitivité des entreprises. Dans l’industrie, un logiciel de gestion de production (GPAO), fournit ainsi au responsable atelier une meilleure visibilité sur sa chaîne de fabrication et le cadencement de sa production.

Les fonctions métiers automatisent leurs processus
Plusieurs fonctions métiers sont ainsi concernées par cette réalité. C’est notamment le cas des équipes Ressources Humaines ou Finance. « En matière de gestion des ressources humaines, force est de constater la lourdeur administrative liée à certaines tâches et celle relative aux obligations légales, telles que les déclarations aux organismes sociaux, souligne François Godreau, directeur du pôle Consulting du groupe ADP. La performance de la fonction RH se mesure également par sa capacité à accompagner la stratégie de l’entreprise en pilotant le capital humain de l’entreprise, mais aussi par son exemplarité à gérer efficacement ses obligations légales vis-à-vis des salariés et des tiers. Ce double objectif incite les DRH à transformer leurs organisations, à optimiser leurs processus, à moderniser leurs systèmes d’information, et à faire évoluer leurs collaborateurs experts RH et paie ». Pour répondre à cet enjeu, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions informatiques et technologies susceptibles de les accompagner dans ces démarches. Par exemple, l’intégration du web et des workflows de validation dans les solutions de gestion des ressources humaines leur permet de limiter les ressaisies et de gagner en temps et en efficacité. De même, ces outils leur offrent la possibilité de collecter à la source, auprès des collaborateurs eux-mêmes, un certain nombre d’informations (coordonnées bancaires, chan­gement de situation familiale…). La dématérialisation, notamment par des systèmes EDI, des déclarations auprès des administrations ou organismes sociaux (Urssaf, Pôle emploi, Insee, Caisses de retraite…) est également source, pour ces services, de gain de temps et d’efficacité. Au même titre d’ailleurs que la dématérialisation des factures peut l’être pour les services comptabilité ou financiers des entreprises.

Même constat dans la fonction finance
Aujourd’hui plus que jamais, le trésorier et la direction administrative et financière ont pour vocation de sécuriser l’activité de l’entreprise, de vérifier qu’elle pourra faire face à ses échéances, ou encore, de limiter les risques financiers. Ils ont besoin d’anticiper sur les flux de trésorerie et de s’inscrire ainsi comme le business partner du ou des dirigeants. « Or, près de 50 % du temps des services financiers est consacré à des actions transactionnelles à des tâches sans valeur ajoutée », explique Rémy Dubois, vice-président et directeur général de Kyriba. À titre d’exemple, une entreprise présente à l’international peut disposer de comptes bancaires dans différents pays, ce qui rend longues et complexes les opérations de réconciliation lorsqu’elles sont réa­lisées manuellement. De même, l’importation manuelle de données comptables vers un logiciel de trésorerie peut générer des erreurs de saisies et s’avère également être une tâche chronophage. En optant pour des solutions de gestion de trésorerie ou de cash management modernes et développées à partir de technologies web, les services financiers peuvent automatiser ces tâches, diminuer les risques d’erreurs et optimiser leur gestion du risque de liquidité, l’un de leurs principaux enjeux du moment. « Ils se consacrent alors à leur cœur de métier, ajoute Rémy Dubois. Ainsi, au-delà du risque de liquidité, ils ont également besoin de gérer et d’anticiper un certain nombre d’autres risques de contrepartie, de change, de taux, de fraudes…
Aujourd’hui, certaines solutions de gestion leur permettent aussi de gérer ces risques et ainsi d’en optimiser la gestion ». Que ce soit en finance, RH mais également sur des process plus transverses tels que les notes de frais, l’auto­matisation des processus de gestion contribue donc à leur optimisation et participe ainsi à la rationalisation des coûts dans l’entreprise.


Par Anne DEL POZO

 

Benoît VORANGER,
PDG de Sceen
La société Sceen optimise la gestion de son activité avec l’ERP Distel de Ceicom
Grossiste spécialisé dans l’éclairage, Sceen (CA  de 19 M€) emploie 58 personnes réparties sur 9 sites. Lors de l’acquisition de l’un de ses par­tenaires en 2001, Sceen décide de revoir ses pro­cessus de gestion et de mettre en place un ERP métier multisociétés et multisites. « Pour opti­miser nos processus de gestion, nous entendions adopter un ERP spécialisé dans le métier du négoce et doté d’une base de données unique et homogène », explique Benoît Voranger, PDG de Sceen. Le grossiste, qui compte plus de 300 000 références articles, souhaitait gagner en efficacité dans la gestion de son catalogue d’articles mais également optimiser le traitement des commandes de bout en bout, depuis la réception et la préparation jusqu’à la comptabilité en passant par la livraison et la facturation. « L’ERP Distel de Ceicom a été conçu pour répondre à tous les enjeux de gestion du négoce, d’où notre choix pour cette solution, souligne Benoît Voranger. Il est notamment particulièrement bien adapté aux process de traitement des commandes clients et à notre problématique d’approvisionnement des stocks en multidépôts ou directement des fournisseurs ».

Importants gains de productivité
Avec la mise en place de cet ERP, Sceen gagne désormais un temps précieux dans le traitement d’une commande, passant de 1 à 2 heures aupa­ravant à ½ heure aujourd’hui. « Le traitement des commandes se fait plus rapidement et de manière plus qualitative sans que nous ayons eu besoin par ailleurs d’augmenter notre masse salariale, ajoute Benoît Voranger. Nous pouvons donc gérer davantage de demandes clients, augmentant ainsi notre chiffre d’affaires ».
Parallèlement, grâce aux outils de reporting intégrés dans l’ERP Distel, Sceen bénéficie désormais de statistiques mises à jour quotidiennement, notamment sur les ventes réalisées par ses commerciaux. « Nous savons ainsi précisément où en sont nos commerciaux par rapport aux objectifs que nous leur avons fixés en début d’année, poursuit Benoît Voranger. Nous pouvons donc désormais piloter et ajuster notre activité en temps réel ».
Une démarche qui sera renforcée cette année par le déploiement du module de comptabilité analytique de Distel, grâce auquel la société va pouvoir faire une analyse plus précise de ses coûts.

 

Netbooster renforce le pilotage de sa fonction RH avec Eurécia
La société de marketing on line Netbooster a pour vocation d’accompagner les entreprises dans l’amélio­ration de leur visibilité sur Internet. Elle réalise un chiffre d’affaires de 137,4 millions d’euros et emploie, en France, près de 140 collaborateurs. Soucieuse d’optimiser le pilotage de ses ressources humaines, elle décide, en 2011, de déployer les modules Congés & Absences, Temps & Activités et Notes de Frais de l’éditeur Eurécia. « Aupa­ravant, nous gérions l’ensemble de ces process manuellement et à partir de documents papiers, explique Pascal Dioh, directeur technique de Netbooster. Une démarche source d’erreurs et peu optimale en termes de temps. Raisons pour lesquelles nous avons décidé de les informatiser ». L’objectif de la société consistait notamment, à travers cette informatisation, à mieux connaître sa renta­bilité. « Avec le module de gestion des temps et activités, nous savons désormais précisément combien de temps passent nos équipes sur chaque client et les tâches qu’elles effectuent pour leur compte, ajoute Pascal Dioh. Chaque mois, nous effectuons un rapprochement entre le chiffre d’affaires généré par un client et le nombre de ressources que nous lui allouons. En fonction des résultats obtenus, nous ajustons nos process de travail pour gagner en rentabilité ». Grâce au module de gestion des congés et absences, Netbooster dispose d’un tableau global et par équipe qui recense en temps réel ses ressources présentes et absentes. « Nous sommes désormais assurés de connaître précisément nos effectifs et d’assurer à nos clients une continuité de service », poursuit Pascal Dioh. Enfin, avec le module de gestion des notes de frais, la société a pu mettre en place un workflow de validation lui évitant les dérives ou les pertes de justificatifs. « Nous avons ainsi gagné en productivité sur la gestion de nos RH, tout en fiabilisant nos processus », conclut Pascal Dioh.

 

Dématérialiser des documents papier
Lorsque qu’une entreprise souhaite dématérialiser un document papier, tel qu’un bon de commande ou une facture, il lui faut préala­blement le scanner puis l’indexer, pour transformer l'image du do­cument en texte ou en chiffres, utilisable par un logiciel.
Les documents ainsi créés à l'aide d’un outil de scannérisation et d'un logiciel de lecture automatique de documents (LAD) ou de reconnaissance optique de caractères (OCR) peuvent alors être insérés directement dans le processus métier correspondant.
Plusieurs solutions de dématérialisation sont disponibles en mode SaaS (Software as a Service), c'est-à-dire en ligne. L'utilisateur se connecte à un serveur distant sur lequel il dispose d'un logiciel d'application qui traite, enregistre, classe, etc, les documents scannés. Les factures reçues par l'entreprise peuvent ainsi être enregistrées directement dans le logiciel de comptabilité et rapprochées des commandes.

 

A savoir
Au-delà du SaaS, qui représente aujourd’hui un modèle économique et une technologie propre à accompagner les entreprises dans l’optimisation de leurs processus de gestion, l’externalisation de certaines fonctions auprès de prestataires spécialisés peut également s’inscrire dans cette démarche. Ainsi, l’externalisation de la paie permettra à l’entreprise de s’affranchir des risques liés à la non-conformité réglementaire, en la déléguant auprès du prestataire, tout en contribuant à décharger les entreprises de certaines tâches administratives et sans valeur ajoutée.

 

Lu 21400 fois Dernière modification le jeudi, 01 octobre 2015 14:28
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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