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Technologies 205

> Business Document
Business Document pour une productivité accrue du poste de travail

Alors que la crise économique bat son plein, le secteur de la gestion électronique de document se porte bien. Une dynamique soutenue par les besoins des entreprises en la matière mais également par un cadre législatif et normatif bien ficelé ainsi que par des solutions matures et adaptées aux attentes de toutes les entreprises.

En 2009 et malgré la conjoncture, le marché de l’économie numérique et en particulier de la Gestion Electronique de Document (GED) devrait rester dynamique, porté notamment par le plan Besson Numérique 2012 ainsi que par la forte demande du secteur public en matière de solutions de GED et de prestations associées. «Le développement de l’économie numérique est également, en France, la conséquence de l’évolution du paysage normatif, légal et réglementaire», précise Laurent Prével, Président de l’Aproged. «La facture électronique représente, en la matière, un des exemples les plus marquants». La crise financière que nous traversons depuis plusieurs mois a par ailleurs accentué la nécessité pour les entreprises de maîtriser leurs flux d’informations. Or, indexer, classer, trouver l’information quand et où il faut, pour qu’elle puisse éventuellement constituer une preuve judiciaire ou accélérer une procédure de règlement client, ne s’improvise pas. Et ce d’autant que le nombre de documents créés ou reçus par les entreprises est en forte croissance. Dans un monde où les gigaoctets se sont transformés en pétaoctets (1 million de gigaoctets), l’archivage numérique devient stratégique. Il a pour vocation de garantir la pérennité et la traçabilité de l’information et d’en permettre une restitution intacte, conditions indispensables pour constituer en cas de besoin un élément de preuve. Autre avantage et non des moindres, il permet, dans certains cas, de supprimer le support papier, contribuant ainsi à la rationalisation des coûts des entreprises.


> Kofax
Kofax assure le lien entre le document physique et son traitement numérique

Alors que la chasse aux coûts cachés est, en temps de crise, une priorité pour toutes les entreprises, la dématérialisation des documents apparaît comme un processus de circonstance. Une tendance d’autant plus marquée que les technologies de dématérialisation sont en mesure de s’adapter aux différents enjeux financiers, métiers et organisationnels des entreprises.

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises ont besoin, pour rester compétitives, de gagner en réactivité et en productivité, à tous les niveaux de leur organisation. «La dématérialisation de certaines procédures permet à l’entreprise de décharger ses collaborateurs de tâches redondantes et sans valeur ajoutée», explique Philippe Champin, Directeur de l’entité numérique d’Everial. «En se concentrant davantage sur leur cœur de métier, ces collaborateurs contribuent ainsi davantage au développement de leur entreprise». «Par ailleurs, la priorité des entreprises reste également de rationaliser leurs coûts de gestion», précise de son côté Frank Simon, Directeur de l’activité dématérialisation de Dynapost. La dématérialisation des documents en accélérant les flux d’information, que ce soit en interne ou en externe, et en supprimant le support papier, accompagne donc les entreprises face à ces nouveaux défis. «Le document papier génère également des risques de perte et d’erreur», ajoute Chantal Faure, Consultante ECM chez Euriware. «La dématérialisation des documents favorise donc par ailleurs leur traçabilité, sécurisant ainsi les données de l’entreprise». Un atout d’autant plus appréciable qu’aujourd’hui le marché est particulièrement attentif à la qualité des données de l’entreprise. «En améliorant la traçabilité de ses données, l’entreprise gagne en visibilité sur ses processus et diminue ses risques d’erreur de gestion», souligne Jean-Michel Bérard, PDG d’Esker. «En bout de chaîne, ce sont les clients qui en bénéficient».


> HP
HP : les PME misent sur les grandes marques

Aux prises avec une conjoncture économique difficile, les entreprises se recentrent sur les valeurs refuge de marques qui ont fait leur preuve. Les solutions d’impression entrent dans le cadre de programmes d’économies plus larges : réduire sa consommation pour mieux maîtriser les coûts, telle est la tendance lourde aujourd’hui.

Tout ce qui peut aider l’entreprise à économiser en gérant de façon optimale son parc d’impression devient primordial en période de crise. Économie d’énergie, de main-d’œuvre, de consommables… Les fabricants ont œuvré à renforcer les performances de leurs solutions dans le sens d’une rentabilité mesurable, durable et rapide.
Lexmark a ainsi présenté inova4, un plan de gestion active de l’impression en quatre étapes. La marque vise jusqu’à 40 % d’économies sur les coûts d’impression ainsi qu’une productivité accrue en réduisant de moitié le temps passé à la gestion du parc ainsi que l’impact sur l’environnement (- 65 %). Un programme plutôt alléchant ! La première étape consiste à définir précisément la politique d’impression sur mesure, la mieux adaptée à l’entreprise cliente. La deuxième étape d’inova4 consiste à regrouper les suivis de parcs, la gestion des consommables et celle de la disponibilité des équipements. Étape suivante : une réduction drastique du volume de pages imprimées notamment en intégrant une fonction recto-verso. Enfin, dernière étape, optimiser les processus métier et rationaliser les processus documentaires grâce à des fonctionnalités à valeur ajoutée comme les fonctions de numérisation directe vers un PC ou une clé USB, l’impression par badge, des solutions avancées de suivi d’utilisation et de gestion des droits d’utilisation. «Dans un contexte économique délicat, adhérer au plan de gestion active de l’impression inova4 est une fantastique opportunité pour les organisations de conjuguer performance et réduction de leurs dépenses, tout en faisant un geste pour l’environnement. Les entreprises peuvent ainsi concentrer l’intégralité de leur force sur un point majeur : la satisfaction de leurs clients et partenaires», souligne Renaud Deschamps, Directeur Général de Lexmark France.


> Sagem Orga
La maîtrise de l'identification forte et sécurisée sur Internet

En temps de crise, plus que jamais la dématérialisation des documents comptables et achats doit permettre de réduire les coûts, de gagner en efficacité… La dématérialisation des moyens de paiement s’est également intensifiée en même temps que les risques liés à ce type de transaction électronique. Heureusement, diverses contre-mesures permettent de lutter contre la fraude et la cybercriminalité !

Markess International, société d’études et de conseil, a présenté les chiffres du marché extraits de son étude publiée en septembre 2008, consacrée à la dématérialisation des factures, parue récemment et intitulée : «Bénéfices & Gains de la Dématérialisation de Factures». Ainsi, cette société a évalué le marché autour des projets de dématérialisation de factures, quelle qu’en soit la forme, à 385 millions d’euros en 2008 (les deux tiers de ce marché - soit 255 millions d’euros - étant consacrés à l’ensemble des prestations de services associées à la dématérialisation de factures). Markess International en conclut que le marché de la dématérialisation des factures devrait être moins touché que d'autres marchés du secteur des technologies de l'information et de la communication par la conjoncture économique actuelle, les gains financiers tangibles qui y sont associés étant plus particulièrement recherchés par les entreprises en temps de crise.
Ces chiffres, même s’ils ne représentent qu’une face de la dématérialisation (les factures), montrent à quel point la dématérialisation est l’une des préoccupations majeures des directions financières du moment.


> Regus
Regus, le travail sans bureau fixe
> Ateac
Ateac optimise les espaces de travail
> In Meeting Services
In Meeting Services ou l’art de la réunion virtuelle
> Servcop
Servcorp, des solutions qui facilitent le quotidien des entreprises

Conférences téléphoniques, web conférences, visioconférences ou encore, externalisation des lieux de travail ne sont plus le seul apanage de quelques entreprises éclatées géographiquement et férues de nouvelles tendances. Ces méthodes de travail franchissent désormais les portes de toutes les entreprises, au regard des gains qu’elles génèrent en termes de coûts, de temps et de réactivité…

La plupart des entreprises se penchent aujourd’hui sur des programmes de rationalisation des coûts. Une démarche qui passe notamment par la réduction des déplacements professionnels, coûteux en termes de transport et de logement mais également de temp improductif. «La réflexion des entreprises en la matière est devenue d’autant plus importante qu’elles sont de plus en plus nombreuses à développer leurs activités sur l’ensemble du territoire national voire à l’échelle internationale», précise Michel Dudet, Directeur Innovation des Services IP chez Orange Business Services. Par ailleurs, et au regard du contexte économique, les entreprises évoluent dans un environnement de plus en plus concurrentiel. «Alors que la compétitivité devient exacerbée, la mise en œuvre de méthodes de travail différentes, appuyées sur des technologies de communication performantes, leur permet d’accélérer leurs prises de décisions et de gagner en compétitivité», ajoute Michel Dudet.
«Au travers de ces technologies, les collaborateurs de l’entreprise gardent un contact permanent entre eux et ce, où qu’ils se trouvent», indique pour sa part François Moïse, Responsable activité communication unifiée et collaboration chez Cisco. «Ils accélèrent ainsi leurs travaux de R&D ainsi que la mise sur le marché de nouveaux produits et services bénéficiant ainsi d’un retour sur investissement plus rapide». Enfin, si le développement durable n’est pas aujourd’hui la première préoccupation des entreprises, il reste un élément stratégique important. «Au-delà de l’aspect environnemental, le développement durable intègre également une composante sociétale, de plus en plus plébiscitée par les collaborateurs des entreprises. Limiter les déplacements permet ainsi de réduire les émissions de CO2 mais également le niveau de stress des salariés concernés, contribuant ainsi à leur bien- être au travail», poursuit Michel Dudet.

Des réunions virtuelles nées avec les conférences téléphoniques
Beaucoup d’entreprises n’ont pas attendu la crise pour organiser des réunions virtuelles. L’arrivée de la téléphonie sur IP et des forfaits illimités ont ainsi contribué au développement des conférences téléphoniques.


> Business Document
La GED interactive et «sur-mesure»

Reconnue désormais comme outil de productivité, la gestion électronique de documents s’ouvre largement aux PME qui ont compris sa nécessité pour préserver et exploiter leur patrimoine documentaire. Les systèmes permettant la gestion du cycle de vie de l’information se sont décomplexifiés et démocratisés à l’ensemble des entreprises. Des solutions globales à faible coût prennent en charge toutes les étapes du cycle de vie de l’information.

Recherche, gestion et protection mais également veille concurrentielle, et management des connaissances sont autant de thématiques prises en charge par des solutions globales dont les premiers prix sont très abordables pour les PME au regard des multiples services rendus.



> Spigraph
Pix2Pdf, le logiciel de compression de documents numérisés de Spigraph
> Business document
Plus d'interactivité sur le poste de travail
> Docubase Systems
La GED complète à coûts maîtrisés
Traçabilité des envois, réduction des coûts, amélioration des relations clients... sont autant d'éléments majeurs qui incitent les organisations à dématérialiser leurs documents sortants qu’ils soient adressés à leurs clients, fournisseurs ou salariés. De plus en plus d’entreprises et d’organisations publiques choisissent de traiter de façon automatique les données issues de leur système d'information gagnant ainsi en temps et en qualité de travail.

En 2008, 75 % des 150 organisations interrogées par Markess International indiquent d’ores et déjà adresser au format numérique des documents à leurs clients, fournisseurs, collaborateurs ou tout autre partenaire. D’ici 2010, plus de 80 % de ces organisations devraient avoir délaissé le format papier pour se tourner vers le tout numérique, au moins pour une partie de leurs documents sortants. Il existe néanmoins divers niveaux de maturité vis-à-vis de la dématérialisation de documents sortants au sein de ces organisations.

En 2008, près d’un tiers des entreprises privées dématérialisent les commandes, les documents d’appels d’offres, les demandes d’achat et les factures clients. Cela concerne aussi, pour un quart d’entre elles, les bons de livraison et les documents de relance clients. Les administrations publiques se sont quant à elles fortement focalisées sur la dématérialisation des appels d’offres et s’intéressent, mais dans une moindre mesure que le secteur privé, aux demandes d’achat et aux commandes. En 4ème position des documents sortants dématérialisés par les administrations publiques apparaissent les états de paie mensuels. Il s’agit en fait essentiellement de la transmission au format numérique des exemplaires destinés au comptable public. La dématérialisation du bulletin de paie n’est encore qu’au stade de projet de loi. En tant que document à valeur probante, la remise du bulletin de paie sous forme électronique devrait être effectuée, avec l'accord des salariés, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données, impliquant notamment des solutions d’archivage adaptées. Le cadre juridique et technique reste donc encore à valider.

La maîtrise des coûts d'impression

mercredi, 02 juillet 2008 00:00 Écrit par

La réduction des coûts est un thème d’actualité chez les grands comptes comme chez les PME dans le domaine de la bureautique et notamment un poste important de dépenses : l’impression et ses consommables. «Dans ce cadre, les entreprises procèdent par étape. Elles commencent par optimiser leur équipement par l’achat d’imprimantes et de copieurs et par une réorganisation de leur parc. Cela les entraîne à repenser les groupes de travail : par exemple, fédérer tout le service comptabilité sur un copieur noir et blanc tandis que la communication et le marketing seront sur la couleur. Dans un deuxième temps, elles visent à rendre les machines intelligentes. Cela signifie par exemple de réduire l’indisponibilité des machines et de favoriser la remontée d’informations par des statistiques. Enfin, il s’agit de relier les machines ensemble pour optimiser le flux du document dans l’entreprise pour économiser ainsi des étapes inutiles et éviter des frais de stockage», détaille Nathalie Chamblain, Responsable marketing PME chez HP. Les multifonctions ont toujours le vent en poupe et ce pour deux raisons : le gain de place et le coût.


Les coûts d'impression peuvent représenter 3 % du chiffre d'affaires d'une entreprise. Un budget qu'il est possible de réduire d’un tiers, en rationalisant le parc d'imprimantes, en gérant mieux les travaux d'impression et l’achat des consommables. Le choix du système d’impression et du logiciel gestionnaire les mieux adaptés demeure primordial. Sans omettre le choix de prestataires éco-responsables qui prouvent que stratégie environnementale peut rimer avec optimisation des coûts.

Le faible prix d'achat des imprimantes d'entrée de gamme favorise la multiplication de ces dernières, au moment où les photocopieurs d'antan sont devenus des multifonctions reliés au réseau, alors que certaines imprimantes laser, associées à un scanner, se sont transformées en tout-en-un. En fait, la frontière entre imprimantes et copieurs n'existe plus. Les enquêtes montrent qu'il s'imprime de plus en plus de pages et que le nombre de copies diminue. Alors que le coût d'utilisation d'un copieur est inférieur à celui d'une imprimante bureautique. Les deux mondes sont aujourd'hui réunis, même s’il subsiste des différences dans les modes de facturation. Les principaux acteurs proposent souvent de réaliser une expertise qui débouche sur des conseils d'organisation et de rationalisation du parc. Avec à la clé, dans la plupart des cas, une diminution du nombre d'imprimantes.


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