Les normes garantissent le respect de la réglementation en matière d'archivage électronique

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Depuis 2000, la loi n°2000-230 du 13 mars a conféré à l’écrit électronique la même force probante qu’à l’écrit papier. En d'autres mots, le Code civil pose le principe que « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier ». Une facture au format numérique, pdf par exemple, peut donc, au même titre qu'une facture papier, servir d'élément de preuve dans un contentieux.


Le législateur a cependant introduit des conditions. La personne dont il émane doit pouvoir « être dûment identifiée » et le document doit être « établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Les moyens mis en œuvre pour ce faire ne sont pas précisés techniquement par le législateur. Différentes solutions sont disponibles sur le marché. Elles reposent sur la signature électronique pour répondre à la contrainte d'authentification, et sur différentes technologies pour celle de l'intégrité. Les documents sont également horodatés par une société, en général externe, pour garantir la date apposée au document.
 
Pour garantir qu'ils respectaient bien la réglementation, les prestataires ont travaillé depuis plusieurs années sur des normes attestant de ce respect. Plusieurs familles de normes répondent à ces besoins. Certaines portent sur la gestion du système d'archivage, d'autres sur les aspects techniques. La norme ISO 15489 est dédiée à l'archivage électronique. Outre le respect des aspects réglementaires, cette dernière vise plus globalement à garantir que les documents sont créés, archivés et organisés d'une manière pertinente.


Parmi les dernières normes validées, on peut citer la plus importante, la ISO/FDIS 14641-1., qui spécifie la conception et le fonctionnement d'un système d'informations pour la conservation d’informations électroniques. Validée depuis le 15 janvier 2012, cette norme décrit le cadre technique à la base de systèmes d’archivage électronique (SAE) respectant les dispositions légales et/ou réglementaires. Très concrètement, le respect de cette norme est censé garantir l’intégrité, la pérennité, la sécurité et la traçabilité des do­cuments conservés dans ces SAE et, par la suite, garantir leur valeur probatoire en cas delitiges.

Par Patrick BRÉBION

Sources : Livre blanc d'Everiel "Dématérialisation et archivage probant des documents électroniques dans le contexte juridique français" ; Fedisa ; FNTC.

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La 19ème édition du salon Documation réunira, les 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris La Défense, plus de 175 exposants et 6000 visiteurs autour des innovations et des grands enjeux de gestion des données et des contenus, grâce à la dématérialisation, les outils de recherche, de création, d'organisation, d'archivage, de partage et de diffusion de l'information en entreprise.
Pour plus d'infos : www.documation.fr

 

Associations à suivre en matière de normes

En matière d’archivage électronique, la normalisation n’est pas encore achevée.  Respecter la réglementation pour une facture au format numérique ou pour l’ensemble de son système archivistique ne fait pas appel aux mêmes normes. Ce qui impose de connaître les travaux en cours sur la question. En France, quelques associations regroupent la majeure partie des spécialistes du domaine. Et comportent des groupes de travail par exemple sur le coffre-fort électronique.  

Voici les associations les plus actives :
www.fedisa.eu
www.aproged.com
www.fntc.org

 

Lu 5656 fois Dernière modification le jeudi, 01 octobre 2015 09:35

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