La banalisation des applications sur smartphones et tablettes impose d’adopter une démarche professionnelle dans le choix d’une solution adaptée aux besoins de son entreprise. Éléments de réponse du côté des Apps.

Destinées aux particuliers comme aux professionnels ou aux entreprises, les offres de coffres-forts électroniques se multiplient. Même la Poste et la Caisse d’Épargne s’y mettent. La promesse est simple. Il s’agit de stocker les documents pendant des années avec une garantie de fiabilité. Les raisons de cette floraison d’offres ? Les prestataires spécialisés mettent en avant la mutualisation des coûts qui leur permet d’utiliser les dernières avancées technologiques. Mais quelles sont les différences avec du simple stockage ? Et quels sont les facteurs pour sélectionner une offre plutôt qu’une autre ?

Différence avec le stockage
La dénomination coffre-fort électronique ne renvoie pas à une notion définie par la loi. Par contre, des décrets précisent les contraintes que doit respecter le stockage de documents numériques pour être produits dans un cadre juridique avec une force probante. Le législateur impose que le document n’ait pas été modifié depuis son dépôt et que toutes les actions, lecture, etc., aient été enregistrées. La partie fournissant ces documents doit être capable d'en démontrer leur intégrité, leur traçabilité et leur authenticité, notamment la garantie d’origine et la fiabilité de la date. C’est à ces contraintes que les offres répondent ou, prétendent pouvoir répondre.

Une étude académique montre que les employés s’avèrent être des créateurs de réputation actifs sur les réseaux sociaux pour leur entreprise… Une occasion pour les managers de capitaliser davantage sur la bonne gestion de leur personnel !

La réglementation existe et les offres de LRE destinées aux entreprises sont désormais matures. Pourquoi et comment utiliser ce nouveau service ?

La réglementation accorde la même portée à la Lettre Recommandée Electronique qu’à la version papier. Mais pourquoi changer cette habitude ?
La première raison n’est pas forcément la meilleure. Les économies les plus visibles, sur les frais d’envoi et les impressions, demeurent limitées sauf en cas de gros volumes.
Par contre, même s’il reste plus difficile à convertir financièrement, le temps de travail gagné est tangible. Finis la mise sous pli, le passage à La Poste, la gestion des accusés de réception. Et, à l’instar de tout autre document numérique, la LRE se gère comme tout autre document bureautique ou courriel, s’archive et peut être retrouvée plus facilement que lorsqu’elle est stockée dans un dossier.

L'aventure commence en 1976. Fraîchement diplômé du CNAM* en froid industriel, Dominique Vizcaino rachète Mondial Frigo, une petite entreprise de deux artisans spécialisée dans l'instal­lation d'équipements frigorifiques. Il multiplie le chiffre d'affaire par dix en moins d'une année ! Trente cinq ans plus tard, le Groupe Mondial Frigo compte près de 300 collaborateurs.

Mondial frigo - Dominique VIZCAINO, Fondateur de l'entreprise

Kompass International, leader mondial de l’information marketing, présent dans 70 pays, a pour vocation de développer le business entre entreprises, en France et à l’international.

Si les outils logiciels destinés à la relation client ne datent pas d'hier, la montée en puissance des réseaux sociaux et de la mobilité bouscule la donne. Pour répondre à ces nouveaux besoins, les éditeurs de logiciels spécialisés proposent des solutions multicanal, sémantiques et de signature électronique. Sur le terrain, des solutions pour souscrire des contrats sans papier commencent à être utilisées.

Plus que jamais, la banalisation du numérique impose de mieux gérer les documents et les données. Une pratique qui passe par la mise en place de solutions de gestion électronique des documents. C’est aussi l’occasion de repenser et d’améliorer l’organisation des entreprises. Quelques pistes…

Ce n’est pas un scoop en effet, la banalisation du numérique impose de mieux gérer les documents et les données sous peine de perdre des informations ou de l’efficacité. Qui n’a pas égaré un email important ou la bonne version d’un fichier Word au moment le plus inopportun. Une réalité qui s’applique aussi bien aux PME, TPE et ETI qu’aux grands groupes. L’un des volets de cette numérisation est la dématérialisation. Et là comme ailleurs, « les PME ont très souvent des besoins aussi complexes que les grands groupes », atteste Christophe Rebecchi, directeur général ReadSoft France. Si les petites structures n’avaient pas toujours les moyens financiers de s’équiper, elles peuvent depuis quelques années disposer d’outils matures techniquement et à un prix abordable, notamment grâce au mode Saas ou Cloud. « La montée en puissance des offres SaaS étend encore le marché vers la PME », ajoute Christophe Rebecchi. Des offres qui permettent de se passer de compétences techniques en interne et limitent les budgets d’investissement.

L’informatique nomade se banalise, ce qui accroît les besoins de sécurisation. Pour répondre à ces derniers, les prestataires spécialisés multiplient les offres désormais souvent accessibles dans le « Cloud ». Difficulté, ces offres externalisées restent difficiles à appréhender et n’excluent pas de sécuriser en interne. Quelques repères pour s'y retrouver.

Pour les entreprises, la banalisation des tablettes, des iPad, et autres terminaux mobiles rime avec une aggravation du risque de perte ou de vol d’informations importantes. Pour répondre à ces nouveaux besoins et développer leurs services, des prestataires spécialisés proposent une offre diversifiée autour de la sécurité. Une offre de plus en plus souvent placée sous le signe du « Cloud », c'est-à-dire externalisée, et qui est censée tout prendre en compte. Mais confier la totalité de son informatique à un prestataire externe nécessite d’apporter un soin particulier pour vérifier si le service est bien en adéquation avec le besoin. Une démarche qui porte autant sur l’offre que sur la demande. En matière de Cloud, « les demandes des responsables informatiques sont parfois excessives. Ils exigent une sécurité disproportionnée avec la valeur des données à protéger et sans rapport avec le niveau de sécurité existant pour leur informatique interne », décrit Alain Rabary, PDG de Val Informatique, un éditeur de logiciel en mode SaaS (Software as a Service). En outre, cette exter­nalisation n’empêche pas d’avoir à sécuriser a minima sa propre informatique. Quelques pistes pour s'y retrouver.

> ACCELYA Accelya, opérateur historique de la dématérialisation des factures

Pour pallier aux problèmes informatiques, confier en ligne ses documents sensibles à des sociétés spécialisées est désormais une véritable alternative. À condition de vérifier quelques points...

La numérisation du courrier entrant est souvent le déclencheur de projets plus vastes. L'Office Public de l’Habitat de Montpellier gère et entretient plus de 15 000 logements sociaux. 275 collaborateurs sont répartis entre le siège et une dizaine d’agences, chacune étant chargée d’environ 1 500 logements. Les documents sauvés d'un incendie avaient été numérisés il y a quelques années.