Patrick Brébion

Patrick Brébion

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Business Document optimise et simplifie l'élaboration des documents métiers.

Depuis 2000, la loi n°2000-230 du 13 mars a conféré à l’écrit électronique la même force probante qu’à l’écrit papier. En d'autres mots, le Code civil pose le principe que « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier ». Une facture au format numérique, pdf par exemple, peut donc, au même titre qu'une facture papier, servir d'élément de preuve dans un contentieux.


La mise en place d’une véritable stratégie documentaire n’est pas neutre sur l’organisation de l’entreprise. Il s’agit bien sûr de modifier des habitudes de travail. Chez Socomec, comme ailleurs, si plus personne n’imagine se passer deslogiciels de gestion de contenus, l’habitude de créer plusieurs versions de fichiers sur des serveurs perdure chez nombre de collaborateurs. Tout comme la mise en copie des emails.

Indépendamment de ce facteur, la mise en place de gestion de contenus impacte souvent l’organisation du travail. Exemple le plus simple, la mise en place d’un projet de dématérialisation du courrier modifie le service en charge de ce dernier dans un premier temps, qui ne prend plus en charge que le scan.


Disponibles en Saas1 ou en mode hébergé, les dernières versions des progiciels « ERP2 » rationalisent et facilitent la gestion, notamment pour les entreprises multisites.



Document Imaging Solutions : Scanners Professionnels de documents, logiciels de numérisation et d'indexation, offres de services

Pour toutes les entreprises, la prise en compte des ordinateurs portables comme des smartphones et des tablettes dans la sécurisation des données s'impose. Les offres en mode Cloud sont accessibles à tous. À condition de respecter quelques points.

La mobilité des collaborateurs est largement banalisée. « En 2013, elle comprend l'utilisation de nouveaux périphériques, tablettes et smartphones, qui ont leurs propres applications mobiles », décrit Dominique Loiselet, directeur général France de Blue Coat. Corollaire de ce développement, ces applications sont potentiellement de nouvelles failles. Autre facteur de risques, un nombre croissant de collaborateurs utilise simultanément son propre ordinateur portable pour un usage professionnel et personnel, une tendance de fond baptisée BYOD (Bring your own device). « La politique de sécurité et les règles de contrôle ne peuvent être les mêmes lorsqu’un utilisateur utilise un périphérique fourni par l’entreprise ou un périphérique qui lui appartient », ajoute Dominique Loiselet.


Les entreprises commencent à passer au numérique le traitement des commandes clients. Sur le terrain, les projets semblent progresser et laissent présager d’une généralisation de la dématérialisation de tous les documents de gestion.

Fabricant d’appareils de chauffage, l'entreprise Vaillant dématérialise ses quelques 130 000 commandes clients reçues chaque année. Chez Paprec, société spécialisée dans la gestion des déchets, ce sont entre 300 et 4 000 bons d’enlèvement reçus chaque mois qui subissent le même traitement. Dans ces deux cas comme dans de nombreux autres, il s’agissait d’abord de gagner en productivité par une automatisation poussée de la chaîne de traitement de la commande client. Plus largement, cette optimisation de la gestion de la commande client est un facteur clé du bon fonctionnement d’une entreprise. « Une commande saisie sans erreur et dans les délais promis, c’est un client satisfait qui paiera sa facture en temps et en heure », avance Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker, un spécialiste de la gestion documentaire. Sur le terrain, cette dématérialisation s’inscrit parfois dans des projets plus larges, démarrant souvent par la dématérialisation des factures fournisseurs et allant jusqu’à prendre en compte l’ensemble du cycle Order To Cash. Cette expression recouvre l’ensemble des étapes, de la commande à l’encaissement en passant par le rapprochement avec la comptabilité. En réalité, la plupart des projets ne concernent souvent qu’une étape de ce cycle. « Un client appelle pour demander où en est sa commande, le directeur commercial s’inquiète. Il s’est engagé à la valider avant 17 heures. Arrivée par fax, cette dernière est en réalité dans une bannette en attente d’être envoyée dans le bon service », illustre Emmanuel Olivier. Pour remédier à cette situation, le directeur commercial devra optimiser le traitement des commandes. Dans le cas du directeur financier qui cherche sans succès à clôturer un bilan, les commandes clients étant encore dans la messagerie d’un collaborateur en déplacement, le premier projet portera d’abord sur la facturation. Dans tous les cas, la nécessité d’améliorer la gestion de la commande s’impose.


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Encore plus radical, un projet de dématérialisation peut être l'occasion d'externaliser non seulement les étapes techniques, de contrôle des données par exemple, mais aussi métier.

Les prestataires spécialisés comme Docapost DPS et Tessi Documents Services, entre autres, ont largement étendu le périmètre des prestations « jusqu'à l'externalisation complète des traitements documentaires, incluant l'extraction, l'indexation, la livraison des données, l'archivage, etc. », précise Éric Jamet de Tessi Documents Services.


Si les avantages des terminaux mobiles sont incontestables, ces derniers sont souvent utilisés professionnellement sans être sécurités. État des lieux des risques et des solutions.


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De plus en plus banalisée, la dématérialisation des documents et des courriers fait l'objet de nombreux projets. C'est l'occasion d'optimiser le fonctionnement, par exemple, en supprimant des tâches de saisie par la réorganisation des sites ou, même, en externalisant des tâches « métiers ». Décryptage.

« À l'heure où le document papier fait progres­sivement place au document numérique et où les pressions s'intensifient (traçabilité, réactivité, crise économique...), la gestion des processus documentaires est inévitablement impactée », assure une étude de Markess International publiée en octobre 2012. Les constats initiaux de l'étude sont incontestables. L'année dernière, la quasi‐totalité des décideurs interrogés ont encore reçu une bonne partie des courriers entrants sur papier. En même temps, ils avaient la volonté de les transformer en numérique dans le but d'optimiser le fonctionnement de leur organisation. Une tendance confirmée par de nombreux prestataires spécialisés et éditeurs de logiciels.  Les projets portant sur les factures fournisseurs sont toujours d'actualité et concernent de plus en plus souvent des PME, notamment grâce à la maturité des offres logicielles et de stockage sur Internet en mode SaaS (Software as a Service). Ces dernières évitent les investissements lourds. C’est ainsi qu’Heliatec, PME de 180 personnes spécialisée dans le conseil et l'ingénierie, a opté pour le service en ligne Smart PDF de B-Process pour les flux de factures qu'elle émet pour Total, l'un de ses gros clients. Une démarche apparemment suivie par de nombreuses autres PME. B-Process annonce gérer près de 30 000 utilisateurs sur sa plate-forme de facturation électronique, dont une majorité de PME. Pour ces dernières, les solutions alternatives, notamment basées sur de l'EDI1, ne se justifient pas économiquement au vu des volumes de factures.

Mais, loin de porter uniquement sur la seule facture, les projets de dématérialisation concernent de plus en plus souvent tous les courriers entrants ou sortants, quand il ne s'agit pas d'un projet d'entreprise visant à dématérialiser la quasi-totalité du papier dès son arrivée à la porte de l'entreprise.


> Accelya
Accelya, toujours un temps d'avance sur la facture électronique !

Poussée par la réglementation et l’administration, la dématérialisation des factures a démarré depuis des années, sans toutefois se généraliser à ce jour. L’offre logicielle et de services, désormais matures, ainsi que la nouvelle réglementation pourraient accélérer le mouvement.

La dématérialisation des factures n’est pas franchement une nouveauté. Basés sur de l’EDI - échanges de données informa­tisées - les flux de facturation entre les grandes entreprises et leurs fournisseurs les plus importants se passent de papier depuis des décennies. Une tendance qui ne s’est pas étendue à l’ensemble des entreprises et des organisations, malgré une législation acceptant la facture dématérialisée depuis 2000. Sur les deux milliards de factures générées annuellement dans le BtoB en France, seule une fraction, représentant quelques pourcents, est tout numérique à ce jour.

 

Mais la donne est en train de changer pour plusieurs raisons. Côté réglementation d’abord. La loi reconnaît toujours l’EDI et les fichiers pdf signés (un fichier au format pdf sur lequel une signature numérique a été apposée), mais nouveauté, elle accepte désormais les fichiers au même format pdf sans signature numérique. Traduction dans le droit français d’une directive européenne portant sur la facturation et la TVA, cette réglementation du Code Général des Impôts, datant d’octobre 2013, prévoit trois modes possibles pour la facture dématérialisée fiscalement. En plus des modes signés et EDI, elle accepte désormais le mode « piste d’audit ».


Télécharger sur son téléphone portable une place de cinéma ou l'heure de passage du prochain bus... Les cadres et les jeunes ne devraient bientôt plus être les seuls à utiliser des services en ligne à partir de leurs téléphones portables.
Citoyens, administrations et entreprises sont dé­sormais concernés. Selon Médiamétrie, au troisième trimestre 2011, près de 18 millions de français se sont connectés à Internet depuis leurs téléphones mobiles. Même si les applications les plus téléchargées demeurent les jeux, l'accès à des ap­plications plus « sérieuses », immobilières ou offres d'emploi par exemple, progresse.


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