Coupler avec la comptabilité
Fort du succès de cette étape, l'OPH a, depuis, mis en place une application qui facilite la validation et le paiement de ses 30 000 factures émises par 700 fournisseurs. L’intégration du logiciel de Ged, fourni par Azur Technology, avec le logiciel métier, a été le point clé. « Ces premières applications nous ont permis d’améliorer nos processus, tant pour l’archivage électronique que les délais de  paiement des factures ou pour faciliter la recherche », se félicite Alain Braun, directeur de la production. 
Même démarche chez Europe Airpost, ex-Aéropostale : la compagnie aérienne a profité de la numérisation pour automatiser les imputations dans son logiciel de comptabilité. Une tâche particulièrement compliquée pour les factures de kérosène.
Pour le groupe de travaux publics Colas, l'objectif principal était de respecter la loi de modernisation économique (LME) qui sanctionne tout retard dans le règlement fournisseurs. Dans ce but, sa direction administrative et financière a déployé fin 2011 dans ses 16 filiales et 330 agences, l’applicatif Jocari, un outil de dématérialisation et de Workflow.

Pour aller encore plus loin, des fournisseurs comme Accelya proposent une externalisation complète des flux numériques issus de la dématérialisation.

Accès mobile
Dernière possibilité, l'accès aux documents numérisés est désormais possible à partir de tout type de terminaux. Jérôme André, d'ELO, souligne : « Le coeur de cible de la société est constitué par des PME/TPE et des professions libérales. Les dirigeants de ces entreprises n'ont souvent pas d'assistantes pour chercher des documents à leur place. Un module logiciel dédié aux smartphones permet d'accéder directement aux factures et autres documents stockés dans la Ged ». Plus de doute, la dématérialisation optimise l'organisation des entreprises.

Externaliser la dématérialisation

Externaliser complètement la dématérialisation et la rematérialisation peut être la bonne alternative. Pour exemple, nous citerons le cas du Groupe d'assurance américain Metlife, ex-AIG, spécialisé dans les assurances emprunteurs et plus spécifiquement sur les risques décès et invalidité dans le cas d'achat immobilier avec des risques aggravés. En d'autres mots, les gens que les autres assureurs ne veulent pas assurer suite à des problèmes de santé lourds. Une des étapes sensibles consiste à envoyer des courriers AR en cas de défaut de paiement de l'assuré. Suite à un litige que l’assureur a perdu, faute de n’avoir pu produire l'accusé de réception, Metlife a décidé d'externaliser cette étape. Les chargés de clientèle envoient les documents en numérique au prestataire qui se charge de l'envoi physique. Ce dernier reçoit également les accusés de réception, les numérise et les reverse dans les applications métiers de l'assureur. Des prestataires comme Tessi, spécialisé dans le traitement des flux et qui accompagne les entreprises dans la gestion de leurs élément vitaux, ou Docapost, qui propose la gestion des processus métier de ses clients et en particulier la gestion des données physiques et numériques, se sont positionnés sur ce marché du BPO, Business Process Outsourcing et proposent ce type de prestations.

Patrick Brébion

Avant d'archiver, signer et horodater ses documents Par Bertrand Braux, Responsable Communication de Cryptolog Il existe deux grandes techniques complémentaires permettant de garantir l'authenticité d'un document numérique et lui conférer valeur de preuve devant un juge. L'horodatage électronique consiste à apposer à tout type de fichier une date fiable sous la forme d'un jeton d'horodatage. Ce jeton garantit l'existence d'un fichier à une date donnée et que celui-ci n'a pas été modifié depuis cette date. Ce qui apporte une preuve d'antériorité. La deuxième technique repose sur la signature électronique qui permet de garantir l’identité du signataire, l’intégrité du do­cument numérique signé et la non-répudiation par le signataire du document signé. La non-répudiation est l'impossibilité pour le signataire de renier sa signature et de refuser tout lien avec le contenu signé. La non-répudiation permet de prouver que le signataire du document est le véritable auteur et signataire du document. Tout comme la signature papier, la signature électronique a pour seul objectif de démontrer à un tiers que le document a été approuvé par une personne. Elle se différencie de la signature écrite par le fait qu'elle n'est pas visuelle mais correspond à un nombre ou une suite de nombres.