Les sites Internet grands publics montrent l'exemple. Dans les réseaux sociaux qui rencontrent un grand succès, les participants ne sont plus de simples lecteurs mais des contributeurs. Et justement, on a besoin de favoriser la collaboration dans l'entreprise. 

Un intranet 2.0 couvre les fonctions de communication et de collaboration. Il propose des espaces collaboratifs à l'intérieur desquels on peut éditer des documents à plusieurs, disposer d'un référentiel documentaire commun, faire remonter les idées d'innovation, fournir les réponses aux questions fréquentes, effectuer de la veille concurrentielle et technologique. Pour cela, l'Intranet 2.0 s'appuie notamment sur des fonctionnalités caractéristiques des RSE : boîte à idées, foire aux questions, conversations, blogs, wikis, votes « I like », commentaires, tags,…

Des besoins bien concrets
On parle beaucoup d'Entreprise 2.0. Cette notion met en avant les possibilités nouvelles de susciter des communautés transverses et de favoriser le fonctionnement coopératif en réseau. Toutefois certains discours autour de l'Entreprise 2.0 apparaissent au mieux comme un peu abstraits et au pire comme une inquiétante révolution. C'est dommage car l'Intranet 2.0 permet de nouvelles pratiques qui répondent à des besoins très concrets : communautés de veille technique, communautés de pratique, équipes projet mieux outillées, cellules de direction partageant efficacement les informations,…

Détaillons un seul exemple, celui d'un espace collaboratif dédié à un appel d'offres. Il faut constituer l'équipe, lui permettre d'échanger des documents, des connaissances et d'organiser son travail.

Pour constituer l'équipe, on se pose des questions. Quel commercial a déjà traité ce type de projet ? Quel ingénieur connaît telle technique ? Qui peut me dire si ce partenaire dispose des compétences attendues ? Avec les profils riches déclaratifs et la gestion du réseau de connaissances, on dispose d'une base d'experts équivalente à LinkedIn ou Viadéo pour recruter en interne. Grâce au mode déclaratif, l'information est mise à jour par les intéressés eux-mêmes. Cela permet de trouver plus vite les personnes les plus adaptées.

Ensuite l'équipe va échanger des documents : l'appel d'offres, les documents de travail, le dossier de réponse. Un répertoire partagé permet d'éviter les inconvénients du mail. Grâce au partage documentaire, tout le monde sait où se trouve la dernière version d'un document. Le classement s'effectue une seule fois pour tout le monde. Une personne qui rejoint l'équipe dispose immédiatement de toutes les informations et même de l'historique. Cela évite les erreurs et augmente la productivité de l'équipe.

Enfin, l'équipe a besoin d'organiser son travail : planifier des réunions, y compris avec des participants externes, organiser des réunions à distance, gérer des tâches, affecter des rôles, définir des échéances, éventuellement suivre l'avancement, notifier des personnes, gérer les échanges : conversations, idées, questions, remarques, votes,… Toutes ces fonctionnalités fluidifient la collaboration, font gagner du temps et capitalisent les connaissances : il est aisé de récupérer une bonne proposition ou de retrouver les échanges qui expliquent un choix technique.

Comment met-on en œuvre un Intranet 2.0 ?
Il est préférable de ne pas aborder le projet sous l'angle informatique. Bien sûr il faudra choisir avec soin la solution logicielle pour qu'elle réponde aux besoins actuels et futurs. Il est aussi important de traiter les questions techniques. Mais le conseil et l'accompagnement sont indispensables au succès : n'hésitez pas à faire appel à quelqu'un d'externe qui vous fera gagner du temps, vous évitera des erreurs et aura l'indépendance nécessaire pour dénouer certaines questions conflictuelles.

L'Intranet 2.0 concerne tous les employés et toutes les directions. Dès le début de projet, impliquez les personnes volontaires. Ils participeront à l'expression de besoins. Ils seront pilotes lors du paramétrage de la solution. Ils seront les ambassadeurs lors du lancement opérationnel. Ils maintiendront le cap lorsque l'effet curiosité aura disparu. Ils contribueront à l'établissement de nouvelles pratiques et activeront de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de la demande.

Aujourd'hui les Intranet 2.0 sont accessibles aux PME : aussi bien en termes de maturité des solutions que de coût de mise en œuvre. Les bénéfices se mesurent en efficacité de travail, en vitesse de réaction, en qualité de coopération et de communication.

Vincent BOUTHORS
Président Directeur Général – Cofondateur Jalios
www.jalios.com