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Pour une entreprise, la dématérialisation recouvre de multiples réalités. Il peut s'agir simplement de numériser les factures pour faciliter leur traitement ou d'envoyer à un prestataire externe des fichiers numériques ; ce dernier prenant en charge l'envoi postal. Plus évolué, l'utilisation de services logiciels adaptés permet d'extraire les données comptables, par exemple, et de les verser dans la comptabilité. Quelle que soit la déclinaison, les avantages sont réels. Ils se concrétisent par un raccourcissement des temps de traitements, par une optimisation de l'organisation ou tout simplement par des économies. Plus de doute, la dématérialisation est devenue un facteur de compétitivité.

Motivations économiques, recentrage sur le cœur de métier, ou encore, banalisation du haut débit, se conjuguent pour favoriser le développement de l'externalisation d'une partie de l'activité, voire de processus complets. Pour limiter les risques, l'externalisation doit reposer sur un contrat précis et détaillé, liant l'entreprise et son sous-traitant.