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Dématérialisation, vers le tout numérique

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Esker donne de la valeur à vos flux de documents

Pour une entreprise, la dématérialisation recouvre de multiples réalités. Il peut s'agir simplement de numériser les factures pour faciliter leur traitement ou d'envoyer à un prestataire externe des fichiers numériques ; ce dernier prenant en charge l'envoi postal. Plus évolué, l'utilisation de services logiciels adaptés permet d'extraire les données comptables, par exemple, et de les verser dans la comptabilité. Quelle que soit la déclinaison, les avantages sont réels. Ils se concrétisent par un raccourcissement des temps de traitements, par une optimisation de l'organisation ou tout simplement par des économies. Plus de doute, la dématérialisation est devenue un facteur de compétitivité.

Un retour sur investissement assuré

En moyenne, 30 % des factures arrivent dans les entreprises sous forme de PDF. 42 % des projets de numérisation sont amortis dans les douze mois, un chiffre qui monte à 57 % pour une période de 18 mois. Des chiffres issus d'une étude menée entre novembre 2011 et janvier 2012 par l'AIIM* (Association for Information and Image Management), un organisme américain œuvrant pour le développement de l'industrie numérique.

Même si le profil des financeurs de cette étude, des entreprises spécialisées dans le domaine, jette un peu le doute sur ces chiffres, la tendance reste claire. La dématérialisation se généralise dans tous les secteurs et pour toutes les tailles d'entreprises.

Directeur commercial de l'éditeur allemand ELO, Jérôme André décrit : « Nos logiciels de dématérialisation et de Ged équipent des grandes entreprises comptant jusqu'à 15 000 utilisateurs comme des petites structures de quelques postes ». 

Tout type de document

Factures, réservations de voyages, billets d’avion, instructions de paiement, transactions des cartes de crédit etc…, tous les documents sont concernés. Pour adresser ce marché hétérogène, les sociétés spécialisées ont décliné une gamme de services en mode SaaS (Service as a Software) spécialisés. 

Les gains...

Sur le terrain, le retour sur investissement de ces projets se décline sur plusieurs points. Les gains les plus visibles portent aussi bien sur les économies de papier que de photocopies et de frais postaux. Des gains qui sont aussi relativement faciles à calculer. Mais souvent plus important, la dématérialisation se traduit par des réductions de temps de travail, par exemple dans le délai imposé pour régler les fournisseurs, et va parfois jusqu'à provoquer une remise à plat et une refonte complète de l'organisation du travail.

L'assureur américain Aon a dématérialisé ses dossiers de sinistres. Depuis, les documents sont automatiquement reconnus et envoyés sur des sites spécialisés, par exemple pour les sinistres automobiles.

...et les limites

De nombreux freins demeurent. D'abord, parce que tant que tous les partenaires ne seront pas équipés, le plus mal loti peut imposer de rester sur papier. Adjoint au Maire chargé des Finances à la Mairie de Huisseau-sur-Cosson (Près de Blois), André Michelin regrette : « Les documents comptables sont numériques. Nous sommes obligés de réimprimer les bons à payer pour les envoyer à la trésorerie générale ». Une contrainte de cette administration qui n'accepte que des documents signés sur papier.

Dans un autre registre, les chiffres portant sur les économies de papier ou de photocopies laissent parfois apparaître des surprises. Selon la même étude de l'AIIM, 77 % des factures PDF sont imprimées avant d’être numérisées à nouveau. 

Numériser le courrier entrant

Si les grandes banques et assurances se sont lancées depuis des années dans ce type de projet, les PME sont également concernées. Spécialisée dans le risque client, Pouey International, qui compte 200 collaborateurs, prend en charge l’ensemble des démarches liées au recouvrement de créances, que ce soit à l’amiable ou dans un cadre judiciaire. Une activité qui, de par sa nature, génère un volume important de papier. Chaque dossier peut ainsi comprendre jusqu’à 300 pages. Et se traduit par de nombreux mouvements entre les collaborateurs et un réseau d'huissiers et d'experts. « Chaque jour, 200 à 600 courriers entrants sont numérisés », explique Agnès Dufort, responsable de projet informatique chez Pouey. « L'existant, plus de 25 000 dossiers, a également été numérisé ». 

L'alternative du SaaS

Numériser le courrier entrant implique presque invariablement d'investir dans un logiciel de Ged (Gestion électronique des documents) ou, plus évolué d'ECM (Electronic Content Management). Une contrainte liée à la fois aux obliga­tions réglementaires (comme de retrouver la fac­ture numérique pour le bilan annuel) et de gestion.

De par leur taille ou leur volonté, une partie des entreprises opte pour les services logiciels en ligne ou SaaS.

Très concrètement, les documents sont numérisés et envoyés directement au fournisseur du service. Ce dernier extrait les données comptables ainsi que clients et les verse dans le logiciel de comptabilité. Un processus adapté aux petites structures. Compagnie d'assurance employant 98 collaborateurs, Auxia reçoit environ 1000 factures par an.

Envoyer des plis numériques

La dématérialisation des envois de courriers peut également se traduire par des gains importants. Pour les factures, elle se concrétise souvent par l'envoi de fichiers au format PDF en lieu et place des envois papier. Un processus qui suppose de prendre certaines précautions pour l'archivage réglementaire. Elle peut également être partielle. Dans ce cas, un document numérique est envoyé à un prestataire qui prend en charge l'expédition physique.

8000 à 9000 courriers AR par mois

Directeur Général d’Eurisk, une société spécialisée dans l'expertise liée à la construction, Paul Boyer résume : « La fabrication des courriers en recommandé AR a été externalisée auprès d'un prestataire. Nous envoyons 8 000 à 9 000 courriers de ce type par mois à des particuliers, des entreprises, des collectivités et des experts. Désormais ces courriers sont envoyés par mail, un prestataire prend les autres étapes en charge ». Une externalisation qui se traduit par des gains directs minimes en termes financiers.

Le prestataire, Esker, a partiellement automatisé la fabrication des courriers AR (pour l'écriture des adresses par exemple), et optimise le classement des plis ce qui lui permet d'obtenir des tarifs intéressants avec la Poste. Plus important, les gains se traduisent « en temps » pour chacune des assistantes dans les 45 agences. « Ces dernières passaient environ deux heures par jour à imprimer l’ensemble des documents, les assembler, les mettre sous pli et les expédier », décrit Paul Boyer. Il fallait également archiver les preuves de dépôts des recommandés.

Eurisk a également dématérialisé le courrier entrant. « Des dossiers comportant généralement entre 30 et 50 pages, un chiffre qui peut monter à des milliers de pages », souligne Paul Boyer. Le logiciel indexe, classe et archive ces documents, assurance décennale oblige. Concernant les courriers AR, Eurisk n'a pas encore opté pour une dématérialisation complète, parce que cette étape impose la signature électronique. « Nous travaillons dans un environnement juridique conservateur. Je ne suis pas sûr que beaucoup de gens soient capables de recevoir les AR en électronique », conclut Paul Boyer.

Vers l’intégration totale des données de facturation

Le groupe Fram, groupe français de tourisme intégré, s'était, quant à lui, déjà lancé dans un projet de dématérialisation des factures quand la dématérialisation du carnet de voyages pour ses agences a véritablement donné un nouveau souffle au projet. La facture étant jusqu'alors envoyée sous format papier avec le carnet de voyages, sa dématérialisation imposait inévitablement celle de la facture.

Le groupe s'est alors tourné vers Ventya et sa solution de facturation électronique Clear' Invoice pour dématérialiser ses factures dans le respect du cadre réglementaire du Code Général des Impôts. Un projet de 300 000 factures pour 4 000 agences avec un taux de dématérialisation de 70 %.

La première étape a consisté à dématérialiser les factures envoyées aux agences du réseau Fram. Puis, en chemin, est venue l'idée de dématérialiser un peu plus de factures, notamment vers les co-affréteurs et les tour opérateurs partenaires. Pour un maximum d'automatisation et d'intégration dans les systèmes, le format de dématérialisation fiscale utilisé était un format structuré, spécifique aux agences et au monde du voyage, et conforme à l'article 289 bis du Code Général des Impôts, autorisant la dématérialisation fiscale, et donc la suppression des factures papier.

Depuis quelques mois, le projet a pris une nouvelle dimension grâce au « Déploiement Massif » d'Accelya pour l'envoi des factures vers tous les clients du tour opérateur : une offre simple et rapide en PDF signé avec un archivage légal sur 10 ans. Le service est proposé au client, qui a le choix de l'accepter ou non.

« Qu'il s'agisse des discussions avec les principaux éditeurs du monde du voyage, ou de la parti­cipation active aux groupes de travail autour des formats XML du voyage, tout est fait pour simplifier l'automatisation grâce à des formats pivots, et, pour parvenir à une intégration des factures de bout en bout », précise Jean-Marc Gomis, Directeur des Systèmes d'Information du groupe Fram.

Patrick Brébion

Deux questions à

André Michelin, adjoint au Maire chargé des Finances à la Mairie de Huisseau-sur-Cosson comptant 2 300 habitants  (Loir-et-cher)

Les envois courriers papier sont passés de quelques dizaines à quelques unités par jour

Pourquoi vous êtes-vous lancé dans ce projet ?
> En 2008, sur 14 utilisateurs de PC, seuls six étaient connectés en réseau. Ils passaient à l'époque par Internet pour échanger des fichiers. La dématérialisation a été lancée à l'occasion de la réorganisation complète de ce réseau. La numérisation porte sur le courrier, les délibérations, les arrêtés municipaux, les documents échangés avec la Préfecture, le Conseil Général ou la Trésorerie Générale. Elle facilite également la diffusion des factures et des devis, qui comptent parfois de huit à dix pages.

Quelle est votre appréciation aujourd'hui ?
> La consommation de photocopies a baissé. Le logiciel Elo a été choisi entre autres pour son ergonomie. Un choix validé. Il reste encore une journée de formation à utiliser sur le logiciel. Sa prise en main était simple. Le plus difficile a été de convaincre les utilisateurs. À l'usage, les avantages, comme éviter les doublons ou encore faciliter la diffusion, ont facilité l'adhésion. Chaque adjoint au Maire dispose d'un tampon électronique. Bémol, il reste encore des documents papier. Par exemple, les bons à payer sont signés et envoyés sur papier à la Trésorerie Principale. Les permis de construire sont toujours envoyés en courrier AR papier.


 

Factures électroniques - PDF, attention aux contraintes réglementaires wanscoor
Éric Wanscoor, Président de Qweeby

La facture, surtout entre entreprises, est un document à valeur fiscale. Le fisc a donc défini des règles à respecter (articles 289 bis et 289-V du Code Général des Impôts). Deux options existent. L’envoi d’une facture électronique sous forme de fichier structuré (EDI ou Echange de Données Informatisé), cadré par l’article 289 bis, s’adresse aux grandes entreprises car le récepteur doit être équipé de la technologie EDI.  Par contre, l’envoi d’un fichier non structuré (PDF) est à la portée de toutes les entreprises. À condition toutefois de se conformer à l’article 289 – V qui demande que l’authenticité et l’intégrité du PDF soient garanties par une signature électronique, et que ce PDF signé soit conservé de manière pérenne et inaltérable. Dans les deux cas l’accord du client est requis (formel ou acceptation de CGV). Le PDF est un composant de la facture électronique, mais il n’est pas, en tant que tel, une facture électronique. Il y a donc un grand danger, pour soi comme pour son client, à transmettre un PDF par voie e-mail sans autre précaution.

 

Lu 5297 fois Dernière modification le vendredi, 17 septembre 2021 08:35
Patrick Brébion

Après des débuts dans le développement logiciel, Patrick est devenu journaliste dans les années 90. Depuis, il couvre de nombreux sujets pour la presse BtoB avec une prédilection pour les technologies de l’information.

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