Les ERP à portée des PME

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Disponibles en Saas1 ou en mode hébergé, les dernières versions des progiciels « ERP2 » rationalisent et facilitent la gestion, notamment pour les entreprises multisites.


Maturité des produits et accès à distance permettent désormais à tous les types et à toutes les tailles d’entreprises de mettre en place avec profit des progiciels de gestion de type ERP. Premier atout : ces outils ont étendu leur périmètre fonctionnel et prennent en charge des fonctions nécessitant jusqu'ici plusieurs outils. « Auparavant, le système d’information reposait sur plusieurs outils dédiés à la gestion du temps des activités, de la production et à la gestion commerciale et à la comptabilité, comme la ligne 500 de Sage ou ACP. L’un des objectifs était de remplacer ces applications par une seule solution », explique Antoine Hulot, directeur administratif et financier, en charge du secteur informatique de l’ANRH3. Autre but, la mise en place d’un ERP en mode Saas harmonise les processus de gestion dans le contexte d’entreprises implantées sur plusieurs sites. « L’ERP d’Adultima, une version de Microsoft Dynamics AX, a permis une harmonisation de la gestion dans les 25 sites de l’institution », ajoute Antoine Hulot. Même objectif pour la coopérative Agrial. Cette organisation est implantée dans plusieurs pays sur de nombreux sites. « La mise en place d’un ERP nous a permis de définir des indicateurs d’activité homogènes. Et par la suite, de tirer tout le monde vers le haut », décrit Hervé Petit, directeur des services partagés de la branche légumes du groupe Agrial.

 
Versions métiers
Autre avancée, les ERP sont souvent déjà pré­paramétrés. D’après l’ANRH, cette livraison d’un ERP déjà en « état de marche » a permis de gagner six mois par rapport à un projet classique. La préconfiguration de l’outil, notamment à partir de données déjà saisies comme la documentation de chaque processus métier, a permis de tenir ces délais. Autre étape importante, la reprise des données – comptables, articles, nomenclatures, etc. – a été faite à partir de l’outil d’import, Ultimate Migration. Les évolutions sur l’ergonomie ont également facilité la mise en place. « En 2012, les ateliers de formation sur l’outil destinés à une douzaine d’utilisateurs clés se sont étalés sur 3 à 4 mois, à raison d’une journée par semaine. Le but était de les rendre autonomes sur l’outil, d’être capable de reproduire des processus, de faire un devis, de rentrer des stocks, de faire un bon de livraison. Ces utilisateurs « pilotes » se sont alors chargés de la formation des quelques 160 autres utilisateurs », décrit Antoine Hulot.
Ils prennent également en charge le support de niveau 1. Chez Agrial, une version de l’outil déjà adaptée pour les coopératives prend en compte leurs spécificités, notamment le contexte multisociétés, multisites, multimétiers et multipoints de vente. Illustration de cette verticalisation, cette version propose un portail web destiné aux adhérents de la coopérative pour leur permettre de saisir leurs commandes, de consulter leurs tableaux de bord, etc. De par la taille d’Agrial, le projet s’est étalé sur des années mais comme pour l’ANRH, les équipes internes ont été rapi­dement autonomes dans l’exploitation de l’ERP.

Architecture centralisée, mode hébergé, Saas, cloud….
Autre évolution, la banalisation des réseaux, couplée à une offre des fournisseurs de plus en plus proposée sous forme de services en ligne, affranchit les entreprises des contraintes d’installation, de maintenance, de mises à jour, et même du besoin de ressources informatiques internes. Si dans tous les cas, ce choix se traduit par une centralisation de l’informatique, plusieurs alternatives sont possibles. L’ANRH a choisi de garder sur ses serveurs l’ERP et de remplacer les solutions antérieures en décidant « d’héberger cet outil sur une même plate-forme au siège de l’association à Paris », souligne Antoine Hulot. Même démarche chez Agrial. Les outils locaux ont progressivement été abandonnés au profit d’un seul progiciel, Microsoft Dynamics AX avec Adax, édité par TVH Consulting, pour tous les sites et tous les pays. Dans le cadre de cette centra­lisation, un prestataire peut prendre en charge les tâches techniques d’administration, de sauvegarde, etc., globalement, de gestion des applications informatiques. Une option souvent baptisée « mode hébergé ». L’externalisation de l’ERP peut être complète et porter sur les données de l’entreprise comme sur les aspects techniques. Exemple d’offre parmi d’autres destinées aux PME de plus de 20 salariés, Sage 100 Gestion Commerciale Online gère les achats, stocks, ventes et clients dans le cloud sans nécessiter aucune installation dans l’entreprise. Une alternative bien adaptée aux entreprises travaillant avec des réseaux de partenaires, comme les franchisés par exemple. Ce type de solution en ligne peut prendre en charge l’ensemble du processus de facturation du devis à la facture en passant par la commande, la livraison, le retour éventuel, l’avoir, etc. « Ce qui garantit la traçabilité. De plus, la saisie des données ne se fait qu’une seule fois, ce qui évite les ressaisies et limite les risques d’erreurs », avance Claude Cordier de Sage. De plus, les factures sont automatiquement intégrées dans la solution.
Spécialisée dans l’immobilier – transactions, location et gestion – L’Adresse est composé d’un réseau de 250 agences immobilières. Une organisation qui suppose de nombreux échanges comptables. Pour optimiser le suivi à distance des données comptables et financières des agences, L’Adresse a choisi la solution en ligne de Sage. « Nous utilisions Sage depuis plus de 14 ans pour la comptabilité générale, analytique, les RH, la relation commerciale... Une utilisation quotidienne pour les collaborateurs concernés », explique Brice Cardi, Pdg de L’Adresse. Pour optimiser sa gestion, L’Adresse a fait le choix de basculer vers le cloud. « Ce choix d’externaliser nos données a permis de nous passer de serveurs informatiques en interne », justifie le dirigeant, qui ajoute « le cloud nous a permis de mettre en place le télétravail ». Quel que soit le niveau d’externalisation choisie, les entreprises, et d’abord celles implantées sur plusieurs sites, trouveront avantage à mettre en place ce type de solution.

Patrick BRÉBION

 

 

1. Saas : Software as a Service

2. ERP : Progiciel de gestion intégré

3. ANRH : Association pour l'insertion et la réinsertion professionnelle et humaine des handicapés

 

                                   

 



 Trois questions à Claude Cordier, directeur marketing produits et services de Sage division PME

 

À propos de Sage 100 Online, s’agit-il d’une offre modulaire ou d’une solution tout-en-un ?
> Sage 100 Online intègre en standard l’ensemble des services de support métier, support technique, stockage des données, mise à jour, sauvegarde, restauration, etc. Un choix qui simplifie le niveau de services proposé à nos clients. La seule chose qui soit modulaire, c’est la possi­bilité pour le client de choisir la comptabilité, la gestion commerciale ou le CRM et le nombre d’utilisateurs.


Quand on utilise Sage 100 Online, est-il possible de stocker les données sur une autre offre cloud qu’Azure, le cloud de Microsoft ?
> Non, il n’est pas possible de stocker les données et l’application sur un autre cloud qu’Azure. En effet, Sage 100 Online a été optimisé pour Microsoft Azure (gestion des sauvegardes, restauration, administration des clients et utilisateurs). Ce choix nous permet de proposer et d’assurer un service global optimal à nos clients.


L’offre Sage 100 Online intègre-t-elle la Déclaration Sociale Nominative – DSN - ?
> La DSN envoie des flux à l’administration à partir de la paie. Sage 100 Online n’est pas une offre de paie. Nous avons une offre spécifique pour ce domaine à partir d’une externalisation partielle, le e-Service Paye. Nos partenaires sont aussi en capacité de proposer une offre d’externalisation à travers Sage Services Bureau.

 



 

Les points sensibles de l’externalisation

Si les projets d’ERP sont plus faciles à mettre en place qu’auparavant, le plus simple étant de basculer vers le cloud, quelques aspects sensibles sont à étudier à la loupe. Le niveau de services proposé dépend de chaque offreur. Est-il nécessaire d’acheter du 24/24, 7/7 ? Quelles sont les garanties en cas de défaillance du fournisseur ? Plus récentes, les questions concer­nant la localisation, la sécurisation et la confidentialité des données, leur récupération en cas de problème ou de changement de fournisseur sont d’actualité.
Aux yeux de l’Administration, l’entreprise reste toujours responsable de documents, comme les factures par exemple, pendant les 10 années réglementaires. Autant de questions à se poser avant de retenir une solution.

Lu 5362 fois Dernière modification le mercredi, 02 septembre 2015 08:48

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