Maîtriser les coûts de mise en œuvre de son ERP

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Devenus indispensables dans la gestion de l’activité des PME, les ERP demeurent des projets considérés comme lourds et coûteux à mettre en œuvre. Retour sur les étapes clés du déploiement d’un projet ERP dans le respect des budgets qui lui sont alloués.

Face à un environnement économique qui se complexifie, au développement de la mondialisation des échanges et aux contraintes métiers parfois très fortes, toute entreprise, et en particulier une PME, se doit aujourd’hui d’avoir un système de gestion performant, des processus métiers et supports bien instrumentés et des outils de pilotage efficaces. « Les PME sont plus que jamais conscientes de la perfectibilité de leurs processus de gestion, précise à ce sujet Emmanuel Lalau, directeur de Coaptis. De plus en plus, elles entendent décloisonner l’information pour en favoriser le partage entre les différents colla­borateurs. Enfin, elles souhaitent également renforcer la visibilité sur l'évolution de l’activité et des finances ».

Autant d’enjeux auxquels sont capables de répondre les ERP ou tout autre logiciel de gestion performant. En effet, en contribuant à la détection et à l’automatisation des tâches redondantes, les ERP permettent de dégager des gains de productivité. Par ailleurs, par des techniques de paramétrages élaborés, les progiciels de gestion intégrée s’adaptent à la spécificité des entreprises et les accompagnent ainsi dans leur évolution sans qu’il soit nécessaire de revoir la programmation du logiciel. De même, en s’appuyant sur la mise en place d’un référentiel commun, les ERP contribuent à l’uniformisation des données, à l’amélioration de leurs traitements tout en optimisant l’accès et le partage de l’information. Enfin, les outils de reporting intégrés dans les ERP offrent, via des indicateurs de performances, une meilleure visibilité sur l’activité et les finances de l’entreprise. Ces outils de pilotage permettent une gestion au quotidien plus fiable et une meilleure prise de décision.

Des projets ERP soumis à différentes contraintes
Bien que les PME soient pleinement conscientes de tous ces bénéfices, les projets ERP sont soumis à différentes contraintes. « Ces entreprises ont la volonté de se positionner sur une logique de retour sur investissement à moins de deux ans, ajoute Emmanuel Lalau. Une contrainte de ROI qui justifie donc d’autant plus une réalisation et une mise en œuvre rapides des projets ».  Dans une PME, la mise en place d’un projet ERP dure en général entre 6 mois et un an et, dans ce cas, une bascule de type « big bang » est plus économique et facile à gérer. Toutefois, d’après une étude menée par Coaptis en 2012, 50 % des PME ont opéré une bascule progressive et 50 % de type « big bang ». Cette observation s’explique par la petite taille des PME qui ont une facilité accrue d’adaptation ainsi que par le type d’activité.
L’essentiel, pour les PME, restant que l’implémentation du projet soit réalisée rapidement. Cette contrainte de ROI, associée à la volonté des entreprises de maîtriser les coûts de déploiement de leur ERP, nécessite de respecter certaines étapes clés dans la mise en œuvre de leur projet ERP.

Les facteurs clés de réussite d’un projet ERP dans les PME
En premier lieu, le projet ERP ne doit pas être vécu comme une contrainte. « À cet effet, les entreprises doivent se mettre en capacité d’identifier les opportunités qui leur permettront ensuite de valoriser leurs systèmes d’information, explique Christophe Georget, associé Ernst And Young. Il leur faut être capable de poser les objectifs poursuivis, métier par métier : amélioration de la gestion des stocks, augmentation de leurs capacités à gérer un certain volume d’affaires… ». Les entreprises doivent également hiérarchiser leurs besoins, identifier les processus métiers qui seront supportés par leur systèmes d’informations et les règles de gestion adéquates à mettre en place. « À partir de ces analyses, elles pourront plus aisément définir le périmètre fonctionnel de leurs systèmes d’information et réaliser une consultation plus efficace des éditeurs de la place », ajoute Christophe Georget. Pour maîtriser ses coûts, il en effet indispensable de connaître précisément ce que l’on achète ». Dans le cadre de cette étape de consultation, les entreprises ont tout intérêt à contacter d’autres entreprises évoluant sur le même marché qu’elles, pour s’assurer de l’efficacité et de la performance des logiciels dont elles sont équipées. Pour maîtriser leur budget et maintenir leur niveau d’agilité, les PME évitent d’ailleurs souvent les progiciels spécifiques pour se tourner davantage vers une approche verticale ou métier. Parallèlement au choix de l’éditeur, celui de l’intégrateur en charge de la maîtrise d’œuvre du projet, est également un facteur clé de réussite du projet ERP. Enfin, c’est également lors de cette étape de choix des partenaires que l’entreprise doit se poser la question de la technologie à retenir : licence, SaaS (Software as a Service), Cloud… « Il leur faut à cet effet réfléchir en termes de coût global de possession », précise Christophe Georget. Le SaaS répond ainsi parfaitement aux enjeux des entreprises ayant des cycles de croissance très rapides, car il leur permet de faire évoluer leurs systèmes d’information au même rythme qu’elles. « Dans un marché évolutif et très concurrentiel, les PME ont une facilité d’adaptation contrairement aux grands comptes, néanmoins, elles sont plus fragiles, poursuit Emmanuel Lalau. L’une des caractéristiques des ERP dans les PME est donc bel et bien sa capacité d’évolution. Celle-ci ne doit en aucun cas devenir une contrainte car la compé­titivité de la PME en dépend ». La maîtrise des coûts liés au déploiement d’un projet ERP repose également sur la capacité de l’entreprise à connaître précisément le périmètre fonctionnel, certes, mais également le délai d’implémentation du projet. « Une démarche qui nécessite un engagement de résultat de la part de l’intégrateur mais également un engagement de moyens de la part de l’entreprise », souligne à ce sujet Christophe Georget. À ce sujet, l’implication de la direction générale, à chaque étape clé du projet, est aussi indispensable que la mobilisation de toutes les ressources humaines internes nécessaires à sa mise en œuvre. Enfin, la maîtrise des coûts passera aussi par la capacité de l’entreprise à gérer son projet et sa mise en œuvre et à s’assurer que les prestations réalisées sont bien celles définies dans le cahier des charges.

Par Anne DEL POZO

Lu 6337 fois Dernière modification le mercredi, 15 juillet 2015 11:00
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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