Dans le cadre de cette préparation, l’entreprise va définir ses priorités, ses critères de choix : lieu géographique, accessibilité, proximité des transports en communs, disposition et aménagements des locaux, superficie par personne, coût d’acquisition/locatif, emplacements de stationnement, proximité des offres de restauration…

Tous ces critères font parfois sous estimer voire « oublier » des contraintes devenues essentielles. L’évolution des technologies des deux dernières décennies. La « nouvelle liste » associe les souhaits classiques d’environnement et les contraintes sur lesquelles l’entreprise ne peut pas transiger. Voici quelques conseils à suivre qui éviteront nombre de mauvaises surprises.

1- L’éligibilité du site cible. Chaque entreprise a des besoins de débit internet qui dépendent du nombre de ses collaborateurs et du type d’activité qu’elle exerce. Il est tellement plus facile de s’interroger avant de choisir un site que de s’équiper quand l’éligibilité ne permet pas d’obtenir le débit souhaité. Il sera toujours possible d’accéder à internet, mais à quel coût, dans quels délais, avec quel débit ?…etc. Il faut rester lucide sur les temps de déploiement et toujours douter des belles promesses d’installation rapide. Sauf exception, il faut comptez en moyenne 2 à 4 semaines pour un lien ADSL, 5 à 6 semaines pour un lien SDSL et 8 à 14 semaines pour de la fibre.

2- L’argument du propriétaire/vendeur « locaux équipés d’un réseau informatique » est rassurant ; on se croit à l’abri du coût d’un nouveau câblage. Pour accepter cet argument, il faut exiger l’audit du câblage (de moins de 3 mois) établi, prise par prise, à l’aide d’un équipement spécifique (type Fluke). Il indiquera la catégorie 5E ou 6 et si les prises respectent ces normes. A défaut il faut accepter de payer cette prestation, préalable à un devis de réfection ou de remplacement. Le loyer devient alors négociable si le câblage informatique est à revoir et n’est pas conforme aux promesses initiales.

3- Si l’entreprise est déjà équipée d’une solution de téléphonie hébergée, il suffit de déménager ses postes et de les rebrancher sur le nouveau réseau. Les numéros et abonnements suivront tout simplement. Si l’entreprise est équipée d’une solution de téléphonie type PABX ou IPBX (un autocom classique), il est nécessaire d’obtenir un devis avant le déménagement.

Dans ce cas, il est souvent moins onéreux d’équiper le site d’arrivée d’une solution intégralement nouvelle.

4- Veiller à la portabilité des numéros que connaissent les clients et fournisseurs. Il ne faut pas résilier les abonnements soi-même. Il faut laisser cette tâche au fournisseur d’abonnements retenu, au risque de perdre ces précieux numéros.

5- Vérifier les équipements réseaux et la baie informatique (s’il y en a une) par l’équipe/prestataire informatique/réseau. Ces spécialistes prévoiront les équipements ad hoc pour la nouvelle installation. C’est une excellente occasion de mettre ses équipements à niveau.

6- L’arrivée sur un nouveau site induit un travail d’implantation des collaborateurs et des départements. C’est aussi l’occasion idéale pour repenser son organisation téléphonique générale, sa stratégie d’accueil des appels entrants, le traitement des appels non décrochés, l’intégration avec les outils d’itinérance, le télétravail…etc.

Trop longtemps, les entreprises se sont adaptées aux limites et aux contraintes imposées par la technique. Aujourd’hui, les nouvelles technologies permettent de mettre en place ce que l’on souhaite. La technique s’adapte aux besoins de l’entreprise. De nombreuses possibilités sont offertes : un seul numéro puis un serveur vocal interactif (SVI) pour diriger les appels vers chaque service, un numéro direct par département, la convergence avec les téléphones portables, un numéro qui fait sonner plusieurs postes en même temps,…

Cette anticipation permet de transformer des contraintes en atouts pour l’entreprise. Le risque de perte d’exploitation lié au redémarrage sur le nouveau site sera réduit. S’il est toujours possible de faire des compromis entre la superficie, le prix, l’éloignement,… certains critères peuvent faire l’objet d’un compromis…. D’autres en revanche ne peuvent pas supporter l’à peu près. Toute cette anticipation concoure à apporter un réel confort de travail aux collaborateurs grâce à des outils rapidement opérationnels et ce dès le premier jour d’exploitation du nouveau site de l’entreprise.

Sébastien BERTON
Co-fondateur de TOOLIP
TOOLIP est un intégrateur de solutions de téléphonie fixe VOIP, abonnements, matériels, accès internet, visio-conférence…
www.toolip.fr