Directeur marketing et communication de Tessi Documents Services, Éric Jamet le confirme : « nous sommes désormais amenés à prendre en charge la totalité des traitements documentaires, et pour tous les types de documents ». Très récemment, une grande banque anglaise vient de lancer un projet pour dématérialiser la totalité de ses dossiers papier, soit quelques 140 millions de documents par an. Si les motivations financières justifiant ces projets sont parfois pragmatiques – limiter le nombre de m2 dédiés au stockage des documents, réduire les envois postaux, etc., – les répercussions touchent profondément l'orga­nisation des entreprises ; et sont l'occasion d'en optimiser le fonctionnement.

^{1. EDI (Échange de Données Informatisées)}

Supprimer la saisie

Les conséquences se déclinent, en effet, sur de nombreux aspects. Comme l'étaye l'étude de Markess, la dématérialisation se traduit globalement par une optimisation des processus métier, de la commande à la facturation en passant par tous les métiers d'une organisation.

La première étape, quasi banalisée et basée sur des logiciels de Lecture automatique des documents (LAD) et de reconnaissance des caractères, se traduit désormais, presque à chaque fois, par la récupération automatique de tout ou partie des informations contenues dans les documents (montant, TVA, numéro de client, date, mots-clés, etc.) et par leur versement automatique dans les logiciels métiers, comptables notamment. Loin d'être mineure, cette étape évite d'abord des tâches de saisie, et les contrôles associés, dans les logiciels métiers. Si l'automatisation complète n'est pas possible, en cas de doute dans la reconnaissance des informations, les logiciels facilitent l'identification des cas litigieux. Cette étape, dite de vidéocodage, reste beaucoup moins lourde que la saisie antérieure et ne mobilise que très peu de ressources.

Une première optimisation qui ne va pas parfois sans poser des questions sensibles. Que faire des équipes dédiées à la saisie ? Dans de nombreux cas, elles peuvent être affectées à d'autres tâches. Directeur communication et marketing d'Everial, Olivier Faura le constate : « Dans une entreprise de location de matériel de BTP, des équipes libérées d'une partie des tâches de saisie font désormais davantage de contrôle de gestion que de traitement comptable ». De son côté, Mutuaide Assistance, société d'assistance généraliste, filiale de Groupama, a choisi Accelya, spécialiste de la dématérialisation des factures et des flux dématérialisés. Un choix motivé par la croissance de son activité, l’augmentation constante du volume de dossiers et par conséquent du besoin en ressources humaines pour les traiter, et qui a permis de dématérialiser fiscalement ses 400 000 factures fournisseurs. « Dans un contexte de forte croissance, ce projet nous a permis de mieux maîtriser nos effectifs, et surtout de les faire évoluer vers des tâches informatisées et à plus forte valeur ajoutée, telles que la gestion des prestataires et fournisseurs, la mise à jour des dossiers en temps réel, la négociation… » commente Romain Tanguy, secrétaire général de Mutuaide Assistance. « La dématérialisation trouve tout à fait sa place dans la stratégie globale de l'entreprise : trouver du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée, utiliser les outils informatisés pour une meilleure gestion du temps, travailler également sur la numérisation et la gestion électronique des documents (GED) ».

Spécialiser des sites

Encore plus impactant, la capture peut également s'accompagner d'une réorganisation d'entreprises multisites et se traduire par la spécialisation de chaque centre sur une tâche donnée.

Olivier Faura d'Everial, décrit le cas de cette société de location de matériel pour BTP comptant une soixantaine d'agences : « Ces dernières recevaient et traitaient sur place les factures fournisseurs dans le logiciel de comptabilité. Depuis la mise en place du projet, elles se limitent à numériser les factures. Ces dernières sont envoyées sur un seul site en numérique, un logiciel de reconnaissance récupère les données et les verse dans l'ERP. L'économie sur ce traitement est de l'ordre de 60 % ». Même logique pour le deuxième exemple donné par Olivier Faura : « Un groupe mutualiste était réparti sur 14 implantations sur le territoire. Chacune d'entre elles géraient ses flux de feuilles de soins, de factures, etc. Depuis le projet qui a permis de centraliser et de relocaliser les traitements, ces centres ont pu être spécialisés, dans la prévoyance, la santé, etc. ». Dans un grande banque française de réseaux, « la dématériali­sation des dossiers de crédit immobilier et des dossiers de succession a impacté positi­vement l'organisation », constate également Éric Jamet de Tessi Documents Services.

Améliorer la réactivité

Étape suivante et complémentaire de la capture, l'installation d'un logiciel de gestion électronique des documents n'est pas impérative.

En théorie, un certain volume la justifie. Rapidement cependant, gérer ses documents à travers Windows devient une gageure et installer un logiciel de GED devient indispensable. Cet outil impacte également l'organisation. Couplée à des logiciels de workflow, qui reproduisent les circuits d'approbation, de notes de frais, d'engagement, de publication, de dépenses, etc., la GED facilite l'envoi du bon document, dans la bannette électronique de la bonne personne. Dématéria­lisés, ces circuits deviennent indépendants de la localisation physique des collaborateurs. Ils accélèrent les validations, les prises de décision, dans le cadre de réponse à des appels d'offres par exemple.

Autre aspect, l'intégration des données capturées par les logiciels s'accompagne souvent d'un lien entre les applications métiers, de comptabilité, de suivi de commande, etc., et la gestion électronique des documents. L'opérateur peut alors instantanément, et à partir de son application métier, accéder aux versions numériques des courriers et autres documents. Le système lui indique par exemple qu'un virement a été effectué et fait apparaître sur son écran le courrier en format pdf ou en format image, envoyé la veille par le client. Techniquement, ce couplage entre le logiciel de GED et les applications métiers reste relativement facile à mettre en œuvre. Conséquence, il améliore notablement la relation client parce qu'il annule quasiment les temps de recherche des documents.

Optimiser son système d'exploitation

La dématérialisation est aussi l'occasion de repenser l'organisation de son système d'information.

Société civile pour l’administration des droits des artistes et musiciens interprètes, l'Adami gère 56 000 artistes et plusieurs millions de références d'œuvres sonores et audiovisuelles. Dans le cadre de la refonte de son système d'information, la société a choisi la dématérialisation complète de tous les flux papier et de leur intégration dans ses logiciels métiers.
Au-delà de l’élimination pure et simple du papier, l'objectif est de faciliter le traitement des flux et le contrôle. La mise en place du traitement de la « chaîne » documentaire touche aussi les documents sortants. Elle facilite par exemple les modifications à apporter dans des contrats.  Responsable marketing et communication de Business Document, Karine Malézieux l'explique : « Notre outil Bdoc Suite pour les banques, permet de composer des dossiers et différents éléments à partir du référentiel documentaire et de les personnaliser avant édition. Des fonctions couplées à un workflow documentaire, par exemple, pour faire valider et modifier directement, si besoin, un contrat par le service juridique sans revenir en arrière ». Une intégration entre les logiciels qui fluidifie le traitement documentaire et limite le nombre de logiciels nécessaires.

Par Patrick BRÉBION

Trois questions à… Jean-Michel BÉRARD, Président du directoire de l’éditeur Esker Comment mesurer le retour sur investissement d’un projet de dématérialisation ? > Le retour sur investissement ou le « payback » se décline différemment selon les entreprises. Dans la plupart des cas, la durée s’étale sur une ou deux années. Les gains les plus évidents portent sur les économies de papiers, d’envois postaux, de photocopies, de mètres carrés de stockage, etc. Des gains souvent faibles, mais les bénéfices les plus importants portent sur la productivité. Comment cela se concrétise-t-il ? > Dans la plupart des projets, la dématérialisation se traduit par des gains de productivité sensibles. Quel que soit le type de document concerné (dossier client ou facture fournisseur), l’automatisation de l’extraction des données des documents par exemple, se traduit par une diminution des temps de traitement. De façon très globale, ces temps sont globalement divisés par deux. L’un des impacts le plus mesurable découle de la dématérialisation des factures. Passer au numérique permet d’optimiser la trésorerie en gagnant de 3 à 4 jours sur l’encaissement. Un gain financier qui peut représenter jusqu’à 1 % du chiffre d’affaires. Quels sont les autres « effets secondaires » ? > La dématérialisation a d’autres conséquences qui, en général, optimisent le fonctionnement des organisations. Ces dernières sont cependant rarement prises en compte dans le calcul du retour sur investissement parce qu’elles sont difficiles à quantifier. Il s’agit par exemple d’accroître la visibilité sur les processus, par exemple pour savoir où en est la validation d’une facture, ou encore, de raccourcir les délais pour répondre à une demande client. Ce qui se traduit par une amélioration du service client.

Un ouvre-lettre qui numérise... Le système d’ouverture Red 72 couplé au scanner AS7200 de Pitney Bowes offre une solution pour l’ouverture sur multiples côtés, l’extraction et la numérisation du courrier, en une seule opération et par un unique opérateur. La dématérialisation ainsi intégrée à l’extraction permet d’éliminer la phase de préparation manuelle des documents pour une productivité accrue. Equipé de lecture OCR, CMC7 et code-barres, le scanner permet de traiter tous types de documents jusqu’à 7 200 pages/heure et génère des fichiers standards pour une intégration simple à tout système de GED.

Lydia BRETON, DSI de Tibco Retour d’expérience Notes de frais visualisées chez Tibco L'objectif du projet était bien délimité. Il s'agissait de rationaliser, sécuriser et fluidifier la gestion des feuilles de temps, des notes de frais et des justificatifs associés. Le projet a d'abord été déployé dans un premier temps au sein du seul département Tibco Services, qui compte 370 collaborateurs, ce qui représente environ 1 700 justificatifs mensuels. Ceci, afin de tester la solution et d'assurer la réussite d'un projet de dématérialisation plus global. « Sur un plan technologique, les approches proposées étaient très différentes. Nous avons très vite été convaincus par la solution Perceptive Content de Perceptive Software, pour ses aspects non intrusifs et le Learn Mode qui permet une intégration à notre système d'information sans développement spécifique », se souvient Lydia Breton, DSI de Tibco. En quelques semaines, l'interface Web de dépôt des documents et un pool de scanners on été déployés dans l'ensemble des agences du groupe. « Mais le déplacement en agence n'est pas obligatoire, tient à souligner la DSI. Nos agents peuvent également scanner leurs justificatifs chez eux s'ils disposent du matériel adéquat, ou encore plus simplement les photographier via leur smartphone et les envoyer sur l'interface ». Et le résultat ne s'est pas fait pas attendre : oubliés les enveloppes T ou le courrier interne, les opérationnels se prennent au jeu et scannent ou photographient leurs documents avec la plus grande régularité. « Cela nous suffit, poursuit Lydia Breton. Nous n'exigeons pas l'envoi papier dans un second temps : nos agents les conservent s'ils le souhaitent mais ce n'est pas obligatoire ». Pari réussi donc.