Dématérialisation, et après ?

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> Everial CRM : valorisez vos flux d'information !
> Esker, acteur historique de la dématérialisation
> Accelya : la dématérialisation des factures sur mesure
 
Business Document optimise et simplifie l'élaboration des documents métiers.

De plus en plus banalisée, la dématérialisation des documents et des courriers fait l'objet de nombreux projets. C'est l'occasion d'optimiser le fonctionnement, par exemple, en supprimant des tâches de saisie par la réorganisation des sites ou, même, en externalisant des tâches « métiers ». Décryptage.

« À l'heure où le document papier fait progres­sivement place au document numérique et où les pressions s'intensifient (traçabilité, réactivité, crise économique...), la gestion des processus documentaires est inévitablement impactée », assure une étude de Markess International publiée en octobre 2012. Les constats initiaux de l'étude sont incontestables. L'année dernière, la quasi‐totalité des décideurs interrogés ont encore reçu une bonne partie des courriers entrants sur papier. En même temps, ils avaient la volonté de les transformer en numérique dans le but d'optimiser le fonctionnement de leur organisation. Une tendance confirmée par de nombreux prestataires spécialisés et éditeurs de logiciels.  Les projets portant sur les factures fournisseurs sont toujours d'actualité et concernent de plus en plus souvent des PME, notamment grâce à la maturité des offres logicielles et de stockage sur Internet en mode SaaS (Software as a Service). Ces dernières évitent les investissements lourds. C’est ainsi qu’Heliatec, PME de 180 personnes spécialisée dans le conseil et l'ingénierie, a opté pour le service en ligne Smart PDF de B-Process pour les flux de factures qu'elle émet pour Total, l'un de ses gros clients. Une démarche apparemment suivie par de nombreuses autres PME. B-Process annonce gérer près de 30 000 utilisateurs sur sa plate-forme de facturation électronique, dont une majorité de PME. Pour ces dernières, les solutions alternatives, notamment basées sur de l'EDI1, ne se justifient pas économiquement au vu des volumes de factures.

Mais, loin de porter uniquement sur la seule facture, les projets de dématérialisation concernent de plus en plus souvent tous les courriers entrants ou sortants, quand il ne s'agit pas d'un projet d'entreprise visant à dématérialiser la quasi-totalité du papier dès son arrivée à la porte de l'entreprise.

Directeur marketing et communication de Tessi Documents Services, Éric Jamet le confirme : « nous sommes désormais amenés à prendre en charge la totalité des traitements documentaires, et pour tous les types de documents ». Très récemment, une grande banque anglaise vient de lancer un projet pour dématérialiser la totalité de ses dossiers papier, soit quelques 140 millions de documents par an. Si les motivations financières justifiant ces projets sont parfois pragmatiques – limiter le nombre de m2 dédiés au stockage des documents, réduire les envois postaux, etc., – les répercussions touchent profondément l'orga­nisation des entreprises ; et sont l'occasion d'en optimiser le fonctionnement.


1. EDI (Échange de Données Informatisées)


Supprimer la saisie

Les conséquences se déclinent, en effet, sur de nombreux aspects. Comme l'étaye l'étude de Markess, la dématérialisation se traduit globalement par une optimisation des processus métier, de la commande à la facturation en passant par tous les métiers d'une organisation.

La première étape, quasi banalisée et basée sur des logiciels de Lecture automatique des documents (LAD) et de reconnaissance des caractères, se traduit désormais, presque à chaque fois, par la récupération automatique de tout ou partie des informations contenues dans les documents (montant, TVA, numéro de client, date, mots-clés, etc.) et par leur versement automatique dans les logiciels métiers, comptables notamment. Loin d'être mineure, cette étape évite d'abord des tâches de saisie, et les contrôles associés, dans les logiciels métiers. Si l'automatisation complète n'est pas possible, en cas de doute dans la reconnaissance des informations, les logiciels facilitent l'identification des cas litigieux. Cette étape, dite de vidéocodage, reste beaucoup moins lourde que la saisie antérieure et ne mobilise que très peu de ressources.

Une première optimisation qui ne va pas parfois sans poser des questions sensibles. Que faire des équipes dédiées à la saisie ? Dans de nombreux cas, elles peuvent être affectées à d'autres tâches. Directeur communication et marketing d'Everial, Olivier Faura le constate : « Dans une entreprise de location de matériel de BTP, des équipes libérées d'une partie des tâches de saisie font désormais davantage de contrôle de gestion que de traitement comptable ». De son côté, Mutuaide Assistance, société d'assistance généraliste, filiale de Groupama, a choisi Accelya, spécialiste de la dématérialisation des factures et des flux dématérialisés. Un choix motivé par la croissance de son activité, l’augmentation constante du volume de dossiers et par conséquent du besoin en ressources humaines pour les traiter, et qui a permis de dématérialiser fiscalement ses 400 000 factures fournisseurs. « Dans un contexte de forte croissance, ce projet nous a permis de mieux maîtriser nos effectifs, et surtout de les faire évoluer vers des tâches informatisées et à plus forte valeur ajoutée, telles que la gestion des prestataires et fournisseurs, la mise à jour des dossiers en temps réel, la négociation… » commente Romain Tanguy, secrétaire général de Mutuaide Assistance. « La dématérialisation trouve tout à fait sa place dans la stratégie globale de l'entreprise : trouver du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée, utiliser les outils informatisés pour une meilleure gestion du temps, travailler également sur la numérisation et la gestion électronique des documents (GED) ».

Spécialiser des sites

Encore plus impactant, la capture peut également s'accompagner d'une réorganisation d'entreprises multisites et se traduire par la spécialisation de chaque centre sur une tâche donnée.

Olivier Faura d'Everial, décrit le cas de cette société de location de matériel pour BTP comptant une soixantaine d'agences : « Ces dernières recevaient et traitaient sur place les factures fournisseurs dans le logiciel de comptabilité. Depuis la mise en place du projet, elles se limitent à numériser les factures. Ces dernières sont envoyées sur un seul site en numérique, un logiciel de reconnaissance récupère les données et les verse dans l'ERP. L'économie sur ce traitement est de l'ordre de 60 % ». Même logique pour le deuxième exemple donné par Olivier Faura : « Un groupe mutualiste était réparti sur 14 implantations sur le territoire. Chacune d'entre elles géraient ses flux de feuilles de soins, de factures, etc. Depuis le projet qui a permis de centraliser et de relocaliser les traitements, ces centres ont pu être spécialisés, dans la prévoyance, la santé, etc. ». Dans un grande banque française de réseaux, « la dématériali­sation des dossiers de crédit immobilier et des dossiers de succession a impacté positi­vement l'organisation », constate également Éric Jamet de Tessi Documents Services.

Améliorer la réactivité

Étape suivante et complémentaire de la capture, l'installation d'un logiciel de gestion électronique des documents n'est pas impérative.

En théorie, un certain volume la justifie. Rapidement cependant, gérer ses documents à travers Windows devient une gageure et installer un logiciel de GED devient indispensable. Cet outil impacte également l'organisation. Couplée à des logiciels de workflow, qui reproduisent les circuits d'approbation, de notes de frais, d'engagement, de publication, de dépenses, etc., la GED facilite l'envoi du bon document, dans la bannette électronique de la bonne personne. Dématéria­lisés, ces circuits deviennent indépendants de la localisation physique des collaborateurs. Ils accélèrent les validations, les prises de décision, dans le cadre de réponse à des appels d'offres par exemple.

Autre aspect, l'intégration des données capturées par les logiciels s'accompagne souvent d'un lien entre les applications métiers, de comptabilité, de suivi de commande, etc., et la gestion électronique des documents. L'opérateur peut alors instantanément, et à partir de son application métier, accéder aux versions numériques des courriers et autres documents. Le système lui indique par exemple qu'un virement a été effectué et fait apparaître sur son écran le courrier en format pdf ou en format image, envoyé la veille par le client. Techniquement, ce couplage entre le logiciel de GED et les applications métiers reste relativement facile à mettre en œuvre. Conséquence, il améliore notablement la relation client parce qu'il annule quasiment les temps de recherche des documents.

Optimiser son système d'exploitation

La dématérialisation est aussi l'occasion de repenser l'organisation de son système d'information.

Société civile pour l’administration des droits des artistes et musiciens interprètes, l'Adami gère 56 000 artistes et plusieurs millions de références d'œuvres sonores et audiovisuelles. Dans le cadre de la refonte de son système d'information, la société a choisi la dématérialisation complète de tous les flux papier et de leur intégration dans ses logiciels métiers.
Au-delà de l’élimination pure et simple du papier, l'objectif est de faciliter le traitement des flux et le contrôle. La mise en place du traitement de la « chaîne » documentaire touche aussi les documents sortants. Elle facilite par exemple les modifications à apporter dans des contrats.  Responsable marketing et communication de Business Document, Karine Malézieux l'explique : « Notre outil Bdoc Suite pour les banques, permet de composer des dossiers et différents éléments à partir du référentiel documentaire et de les personnaliser avant édition. Des fonctions couplées à un workflow documentaire, par exemple, pour faire valider et modifier directement, si besoin, un contrat par le service juridique sans revenir en arrière ». Une intégration entre les logiciels qui fluidifie le traitement documentaire et limite le nombre de logiciels nécessaires.

Par Patrick BRÉBION

« Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

Basée sur une enquête menée auprès de 115 décideurs, l'étude a pour objet principal de dresser l'état de l'art sur les besoins des entreprises en matière d’optimisation de processus documentaires. Un deuxième volet présente des prestataires actifs sur ce marché en France.
À partir des retours du terrain, l'étude décrit des pratiques actu­elles de gestion des processus associés aux documents et courriers reçus et circulant à l'intérieur de l'entreprise. Elle iden­tifie également les bénéfices observés, ainsi que les facteurs et approches mis en œuvre pour mener à bien les projets. Côté constat, on apprend ainsi que « un peu moins de la moitié de la chaîne [documentaire] est automatisée en 2012 ». Une automatisation qui a principalement concerné les étapes de numérisation des documents courriers entrants et, à l'autre bout de la chaîne, le stockage et l’archivage des documents numériques. Et côté projet, on apprend qu'un grand nombre d'entreprises a prévu de mener des projets liés à la numérisation d'ici 2014. Ces derniers porteront surtout sur l’identification et la classification automatiques des documents grâce aux techno­logies de RAD1, la distribution, la diffusion et le routage en interne ainsi que les étapes d'extraction et d’intégration automatique des données aux applications en place (métiers, ERP, gestion de contenu, etc.). A ce jour, seuls 13 % des décideurs interrogés sont satisfaits du niveau d’optimisation atteint par les processus documentaires. Selon l'étude, plusieurs facteurs expliquent la relative faiblesse de la déma­té­rialisation. En tête apparaît la culture papier, encore prédo­minante. Mais d'autres facteurs, comme l'organisation en « silos » ou encore l'absence de workflow formalisés, expliquent cette réalité. Dans un autre volet, l'étude décrit très concrètement les bénéfices générés, comme par exemple les cinq jours gagnés dans le traitement des factures, pour une organisation œuvrant dans l'habitat social ou la division par quatre du temps de traitement dans une banque pour des demandes de clients de modification du contrat. Un dernier volet présente l'offre des prestataires sur ce marché et les classe en fonction de leur couverture fonctionnelle (LAD2, workflow,…).

1. RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)
2. LAD (Lecture Automatique de Documents)

 

Actualité produit

Neopost accompagne les entreprises dans la dématérialisation de leurs documents
Avec sa nouvelle solution NeoTouch, Neopost propose une prestation permettant aux entreprises d'envoyer leurs documents directement depuis leur PC.
Solution 100 % à la demande, NeoTouch est accessible 24h/24. Cette prestation, entièrement sécurisée, permet de bénéficier du tarif industriel dès le premier pli expédié.

 

Workflow

Le terme de Workflow (traduisez littéralement « flux de travail ») signifie Gestion électronique des processus métier.
C'est la représentation d'une suite de tâches ou opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc.

De façon pratique, un Workflow peut décrire :
• Le circuit de validation.
• Les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus.
• Les délais à respecter.
• Les modes de validation.

 

Trois questions à…
Jean-Michel BÉRARD, Président du directoire de l’éditeur Esker

Comment mesurer le retour sur investissement d’un projet de dématérialisation ?

> Le retour sur investissement ou le « payback » se décline différemment selon les entreprises. Dans la plupart des cas, la durée s’étale sur une ou deux années. Les gains les plus évidents portent sur les économies de papiers, d’envois postaux, de photocopies, de mètres carrés de stockage, etc. Des gains souvent faibles, mais les bénéfices les plus importants portent sur la productivité.

Comment cela se concrétise-t-il ?
> Dans la plupart des projets, la dématérialisation se traduit par des gains de productivité sensibles. Quel que soit le type de document concerné (dossier client ou facture fournisseur), l’automatisation de l’extraction des données des documents par exemple, se traduit par une diminution des temps de traitement. De façon très globale, ces temps sont globalement divisés par deux. L’un des impacts le plus mesurable découle de la dématérialisation des factures. Passer au numérique permet d’optimiser la trésorerie en gagnant de 3 à 4 jours sur l’encaissement. Un gain financier qui peut représenter jusqu’à 1 % du chiffre d’affaires.

Quels sont les autres « effets secondaires » ?
> La dématérialisation a d’autres conséquences qui, en général, optimisent le fonctionnement des organisations. Ces dernières sont cependant rarement prises en compte dans le calcul du retour sur investissement parce qu’elles sont difficiles à quantifier. Il s’agit par exemple d’accroître la visibilité sur les processus, par exemple pour savoir où en est la validation d’une facture, ou encore, de raccourcir les délais pour répondre à une demande client. Ce qui se traduit par une amélioration du service client.

 

Un ouvre-lettre qui numérise...

Le système d’ouverture Red 72 couplé au scanner AS7200 de Pitney Bowes offre une solution pour l’ouverture sur multiples côtés, l’extraction et la numérisation du courrier, en une seule opération et par un unique opérateur. La dématérialisation ainsi intégrée à l’extraction permet d’éliminer la phase de préparation manuelle des documents pour une productivité accrue. Equipé de lecture OCR, CMC7 et code-barres, le scanner permet de traiter tous types de documents jusqu’à 7 200 pages/heure et génère des fichiers standards pour une intégration simple à tout système de GED.

 

Lydia BRETON,
DSI de Tibco
Retour d’expérience

Notes de frais visualisées chez Tibco

L'objectif du projet était bien délimité. Il s'agissait de rationaliser, sécuriser et fluidifier la gestion des feuilles de temps, des notes de frais et des justificatifs associés. Le projet a d'abord été déployé dans un premier temps au sein du seul département Tibco Services, qui compte 370 collaborateurs, ce qui représente environ 1 700 justificatifs mensuels. Ceci, afin de tester la solution et d'assurer la réussite d'un projet de dématérialisation plus global. « Sur un plan technologique, les approches proposées étaient très différentes. Nous avons très vite été convaincus par la solution Perceptive Content de Perceptive Software, pour ses aspects non intrusifs et le Learn Mode qui permet une intégration à notre système d'information sans développement spécifique », se souvient Lydia Breton, DSI de Tibco. En quelques semaines, l'interface Web de dépôt des documents et un pool de scanners on été déployés dans l'ensemble des agences du groupe. « Mais le déplacement en agence n'est pas obligatoire, tient à souligner la DSI. Nos agents peuvent également scanner leurs justificatifs chez eux s'ils disposent du matériel adéquat, ou encore plus simplement les photographier via leur smartphone et les envoyer sur l'interface ». Et le résultat ne s'est pas fait pas attendre : oubliés les enveloppes T ou le courrier interne, les opérationnels se prennent au jeu et scannent ou photographient leurs documents avec la plus grande régularité. « Cela nous suffit, poursuit Lydia Breton. Nous n'exigeons pas l'envoi papier dans un second temps : nos agents les conservent s'ils le souhaitent mais ce n'est pas obligatoire ». Pari réussi donc.


Lu 6658 fois Dernière modification le jeudi, 01 octobre 2015 09:29

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