DATA SYSCOM porte depuis 24 mois un ambitieux projet, appelé StreamMaster. Il vise à créer une plateforme logicielle multiclients permettant une gestion intelligente des flux documentaires des entreprises sur toute la chaîne éditique papier et numérique (coût global du projet : 1.280.000 euros).

Sur cette base, DATA SYSCOM entend concevoir différents modules pour accompagner les entreprises vers la dématérialisation progressive de leurs documents. La première phase, désormais opérationnelle, permet de gérer le courrier des PME.

Ce courrier « égrené » est constitué de l’ensemble des lettres personnalisées ou recommandées (facturation, relances, mailings, etc.) qui forme le lot quotidien de la communication d’une entreprise envers ses clients, fournisseurs et employés. Chaque jour, il engage des moyens humains et matériels conséquents : impression, mise sous pli, dépôt à La Poste, gestion en interne des fournitures (cartouches, papier, timbres, etc.).

Accompagner les utilisateurs en souplesse

Concrètement, avec cette solution, l’utilisateur crée son courrier à l’aide de son logiciel bureautique habituel puis choisit l’imprimante « virtuelle » au moment d’imprimer. Son navigateur Internet s’ouvre et se connecte à la plateforme StreamMaster. L’utilisateur voit apparaître son courrier à gauche de l’écran, et de multiples configurations possibles sur la droite (choix de l’enveloppe, ajout d’annexes telles que les conditions générales de vente, formatage automatique de l’adresse, demande de validation du courrier par un supérieur hiérarchique, gestion du recto-verso ou du noir et blanc, etc.). La solution est reliée à un prestataire local qui va terminer le travail, c’est à dire matérialiser le courrier et le poster aux meilleures conditions tarifaires…

Un réseau de partenaires au plus près des PME

Un réseau, constitué à terme d’au moins un prestataire par département, prend le relais. L’objectif est de matérialiser le courrier au plus près du destinataire par souci écologique et pour bénéficier des tarifs d’affranchissement locaux ; d’agréger les courriers de différentes entreprises pour jouer l’effet volume (au minimum 15% de gain sur le prix du timbre) ; de bénéficier de l’expertise et des conditions préférentielles de partenaires contractuels « remettants postaux » (remise des plis en caisses, respect des règles RNVP, etc.).

Économies et gains de productivité

A l’instar des grands groupes, les petites et moyennes structures ont désormais accès à un outil de gestion simplifiée de leur courrier. Finie la gestion lourde et fastidieuse des fournitures, les déplacements à l’imprimante puis à La Poste, les tarifs pleins et à l’unité… Sans devoir investir dans une solution informatique, l’entreprise achète un service auprès d’un prestataire (quelques centimes du pli), qui lui donne un accès à la plateforme via ses serveurs ou en cloud privé. Un coût largement compensé par les économies et les gains de productivité générés !

« StreamMaster est en production depuis cet été chez plusieurs partenaires. Nous tablons sur un chiffre d’affaires pour cette activité de l’ordre de 500 K€ la première année, avec une forte croissance due à l’effet réseau qui sera mis en place. Dans un second temps, nous envisageons de développer la même approche à l’international (Angleterre, États-Unis, Allemagne, Danemark), en s’appuyant sur les sites du Groupe MPI Tech », explique Ghislain Chaumont, dirigeant de DATA SYSCOM.