La France compte 3,2 millions de PME, soit 99,9% des entreprises (chiffres 2010). Elles représentent 52% de l'emploi salarié et réalisent 38% du chiffre d'affaires, 49% de la valeur ajoutée et 43% de l'investissement*. Les PME et TPE (très petites entreprises) représentent ainsi la majeure partie du tissu entrepreneurial français. Elles sont souvent créées par des experts, et c'est en leur sein que naissent les plus belles innovations.

Une organisation qui archive des documents électroniques depuis plus de quinze ans possède, d’après les études réalisées en Europe, au minimum deux systèmes d’archivages. Certaines entreprises, du fait de leur histoire, ont même jusqu’à cinq solutions d’archivage différentes. Ces systèmes possèdent un mode de fonctionnement qui leur est propre, un fonctionnement en silo. Les formats des documents qui sont archivés par ces outils sont rarement homogènes et les métadonnées associées n’ont pas de structure standard.

Dans une stratégie de prospection depuis le site internet de l’entreprise, le temps constitue un enjeu principal. Grâce au web, les prospects ont en effet accès à plus d’information. Par conséquent, ils éprouvent donc moins la nécessité d’être sollicité par téléphone ou email. Une contrainte qui concerne aussi bien les marketeurs que les commerciaux. Il faut alors être en mesure de rentrer en relation avec eux lors de la définition de leur besoin, en général à la naissance d’un projet spécifique pour son service ou son entreprise.

La messagerie électronique s’est imposée en quelques années comme un outil indispensable pour les entreprises, qui l’utilisent désormais massivement, 99% dans le cadre de leur activité, 90% pour répondre à des demandes de clients, 70% pour négocier des contrats, 34% dans le cadre de litiges. Devenue le moyen de communication stratégique et usuel en inter comme en intra entreprise, la messagerie électronique est un outil nouveau, facile et convivial qui fait toutefois émerger un certain nombre de problématiques.