Travailler dans une joyeuse pagaille au milieu de tonnes de paperasse peut être un frein au développement des petites entreprises. Un rapport publié par Fujitsu en collaboration avec l’AIIM (Association for Information and Image Management), intitulé Scan More, Print Less – Save Your Small Business a Small Fortune (« Scannez plus, imprimez moins – Économisez une fortune pour votre PME »), a montré que la mise en place de systèmes stricts de gestion du papier et du désordre pouvait avoir un impact financier important pour l’entreprise. Les recherches ont prouvé qu’égarer ou mal classer un document pouvait coûter 80 £ (100 €) en moyenne à une petite structure. Et ARMA International, une association professionnelle à but non lucratif, estime que 20 % des documents conservés par une entreprise ne sont pas rangés au bon endroit. Etant un budget non négligeable pour une entreprise, en particulier pour les petites structures, ces dernières doivent donc faire attention à ce genre de détails pour augmenter leur rentabilité. Des données similaires se retrouvent d’un pays à l’autre. Dans ce contexte, formaliser une typologie de document et définir les règles de leur usage n’est pas chose aisée. L’entreprise toujours à la recherche de solutions pour réduire ses coûts doit poser les bases de sa gestion documentaire : de la création du document jusqu’à son archivage électronique.

Mettre un terme au désordre peut donc transformer votre lieu de travail et renforcer la productivité de vos collaborateurs qui seront plus efficaces et pourront atteindre plus facilement les objectifs fixés. Ce processus peut paraître compliqué, mais certaines astuces simples peuvent vous aider à évoluer dans un environnement de travail clair et efficace. Chaque organisation possède son propre système de classement, il existe cependant, des déterminants communs.

1.         Prendre un nouveau départ

Le début d’un nouvel exercice fiscal est le moment parfait pour passer en revue les processus que vous appliquez et en mettre en place de nouveaux. Commencez par établir un système de classement exhaustif pour tous vos documents. Ces systèmes peuvent être extrêmement utiles pour la gestion du papier : assurez-vous que votre classement est le même dans toute votre entreprise et que tous vos collaborateurs l’appliquent de manière identique.

2.         Dédier du temps à l’optimisation

Une fois que votre nouveau système est en place, il vous faut vous assurer que l’ensemble du personnel l’utilise. Chaque semaine, réservez-vous des moments dédiés au classement et à l’organisation. Par exemple, quelques heures tous les lundi matins au cours desquelles vous rangerez le bureau et pourrez vous assurer que vos équipes et vous-même respectez le système établi. Vous développerez ainsi une culture de l’organisation et inciterez vos collaborateurs à maintenir leur espace de travail propre et rangé.

3.         Numériser les documents

Utiliser moins de ressources papier est important, il est toutefois encore plus important pour protéger votre travail, pour cela vous devez absolument enregistrer vos documents. Établissez un système de gestion documentaire – GED -avec un scanner et un logiciel et assurez-vous que vos équipes commencent à numériser leurs documents papiers. Numérisez vos documents permet non seulement de sauvegarder votre travail, mais également de vous débarrasser des originaux et de minimiser le désordre. Tous vos documents seront en outre conservés en toute sécurité au même endroit et ne seront pas perdus.

4.         Broyez et recyclez

Pour permettre à vos collaborateurs de ranger efficacement, investissez dans une broyeuse et une poubelle de recyclage. En mettant à disposition de vos équipes une méthode permettant de jeter rapidement les documents, vous les encouragerez à garder leur lieu de travail clair et ferez en sorte qu’elles respectent les systèmes d’optimisation que vous avez élaborés. Vous ferez de plus un geste pour l’environnement, ce qui améliorera la réputation de votre entreprise en termes d’écologie.

5.         Mettre en place un système de couleurs

Enfin, pour que vos documents soient organisés, imaginez un système de couleurs dans votre espace de stockage. Ainsi, vos employés pourront suivre un procédé clair et rapide pour classer les documents et votre zone de travail restera organisée et optimisée. Les recherches ont prouvé que des couleurs vives améliorent la créativité, vos collaborateurs seront donc plus productifs.

Lorsque vous entreprenez de mettre un terme au désordre, vous devez être clairvoyant. Soyez strict : jetez les documents que vous possédez en plusieurs fois et encouragez vos équipes à en faire de même. En investissant dans du matériel essentiel, comme des scanners et des broyeuses, vous mettrez à disposition de vos collaborateurs les outils nécessaires pour que votre bureau reste organisé et rangé. Tant que vous respectez les systèmes que vous avez mis en place, vous vous rendrez compte qu’une meilleure gestion du papier améliore vraiment l’efficacité de vos activités.

Par Sabine Holocher, EMEA PR Specialist pour PFU Imaging Solutions