Factures et salaires en priorité

Une fois le confinement décrété, les entreprises ont aussitôt déclenché leur Plan de Continuité d’Activité (PCA) avec deux enjeux majeurs : continuer à facturer les clients, maintenir l’activité et assurer le versement à date des salaires (et la remise des bulletins de salaire). Pour cela, bon nombre d’entre elles ont dû digitaliser leurs processus, autrement dit, s’équiper en solutions capables d’assurer une gestion 100 % dématérialisée de la facture et de la paie, ou confier ces flux documentaires à des prestataires en services d’externalisation. D’après la dernière étude réalisée par Archimag pour Zeendoc auprès des TPE/PME, ce sont, en effet, les factures qui sont dématérialisées en priorité par les entreprises. C’est déjà le cas dans 72 % des entreprises interrogées pour les factures clients et à 44 % pour les factures fournisseurs. Viennent ensuite les bulletins de paie (47% des répondants les ont déjà digitalisés) et différents documents commerciaux comme les bons de commande (41 %) et les contrats (41 %).

Et pour les entreprises qui comptent se lancer dans des projets de dématérialisation, ce sont une fois de plus les flux de factures qui arrivent en tête des priorités : les factures fournisseurs (57 %), puis les factures clients (51 %). Arrivent ensuite les documents commerciaux, les contrats (57 %) et bons de commande (47 %). Les documents RH sont aussi dans les priorités d’une majorité de répondants, puisque 54 % comptent s’équiper pour dématérialiser les dossiers du personnel et 49 % les bulletins de paie.

Vers une nouvelle organisation du travail

Contrairement aux craintes de certains, les technologies à disposition (GED, Digital Workplace, visioconférence, etc.) ont permis de préserver la cohésion d’équipe en facilitant les échanges et les réunions à distance. Á marche forcée, bon nombre d’entreprises se sont, en effet, mises à l’utilisation du Saas et du Cloud. Elles ont embrassé de nouveaux outils collaboratifs, ont révisé leur manière de travailler et ont finalement activé la transformation digitale de services entiers. Alors qu’en temps normal, gérer la résistance au changement et composer avec les réfractaires, constitue un challenge immense pour beaucoup de managers, le confinement, la crise et la généralisation du télétravail ont tout chamboulé, en démontrant que les collaborateurs ont finalement réussi à s’intéresser, à utiliser et à collaborer différemment.

Près de 3 entreprises sur 4 composent avec du papier et des flux

Reste qu’aujourd’hui, seules 17 % des TPE/PME interrogées par Archimag indiquent avoir déjà achevé leur transformation digitale. La grande majorité (73 %) navigue toujours entre deux eaux, jonglant quotidiennement entre des processus papiers et digitaux.

Une relance axée sur la dématérialisation

Dans le cadre de la relance post-Covid et de la transformation digitale, 1 entreprise sur 3 compte avant tout accélérer sa gestion électronique de documents et l’étendre à l’ensemble de ses flux documentaires. D’autres sont plus avancées sur le sujet, puisque 1 entreprise sur 5 dit voir aller plus loin, en ajoutant de l’automatisation (Workflow, BPM, RPA, etc.) à sa gestion électronique de documents. Seule 15 % des entreprises indiquent avoir déjà tout dématérialisé. 12 %, en revanche, disent ne pas encore avoir de projet en la matière.

La Ged garante de la continuité d’activité

Une enquête réalisée par Zeendoc auprès de plus de 900 clients et prospects révèle que plus de 80 % d’entre eux ont continué à travailler pendant cette période, soit sur le lieu de travail (31 %) ou en télétravail (51 %). In fine, seuls 19 % des répondants disent avoir cessé leur activité. Ce qui prouve que l’utilisation d’une solution de gestion documentaire dématérialisée a permis à certaines entreprises de poursuivre leurs activités pendant cette période.