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Comment la digitalisation de la fonction achats améliore la performance de l'entreprise

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La crise sanitaire a remis à plat la fonction achats depuis la recherche des fournisseurs jusqu’à la facturation. Ce projet d’optimisation des achats s’appuie sur de bonnes pratiques et des outils spécifiques sur toute la chaîne, pour améliorer la performance de l’entreprise et anticiper les risques. Avec la crise sanitaire, l’évaluation du risque fournisseur devient encore plus nécessaire.

Rupture de la chaîne d’approvisionnement, retards de paiement, perturbation des processus logistiques, autant de conséquences de la Covid-19 sur la relation client-fournisseur. Alors que les grandes entreprises peuvent traverser plusieurs mois de crise sans dommages irrémédiables, les PME et petites entreprises, plus fragiles, ne sont pas logées à la même enseigne.

« Nous avons constaté que certaines entreprises avaient une visibilité réduite sur leurs fournisseurs, notamment un manque d’articles dont ils ont besoin pour assurer la production. Il n’y avait pas assez de fournisseurs pour pallier certaines ruptures dues à des contextes géographiques, déficiences financières et variation des matières premières », détaille Frédéric Elien, directeur général de Clarans Consulting, cabinet spécialisé, entre autres, dans la fonction achats.

Un constat partagé par Frank Lheureux, directeur général d’Ivalua, éditeur d’une plateforme de gestion des achats, principalement utilisée par les grands comptes « Plus l’entreprise est numérisée, plus elle répond vite aux exigences, cela concerne les approvisionnements, la qualité, etc. Côté transport, l’entreprise risque une rupture d’approvisionnement si la chaîne est mal organisée. Avec la crise, la dépendance à quelques fournisseurs clés impacte la capacité à opérer et induit une remise à plat des stratégies d’achats. Par exemple, on n’achète plus tout en Chine mais aussi en Europe ou en France. Avec notre outil, l’entreprise dispose d’un portefeuille de fournisseurs auquel elle peut faire appel ou structurer un appel d’offres mis en ligne pour que tout le monde puisse y répondre ».

La crise a révélé l’interdépendance des clients et des fournisseurs, un écosystème fragile fortement soumis, notamment, aux retards de paiements. Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker abonde dans ce sens « Le respect du crédit inter - entreprises sera déterminant pour ne pas fragiliser davantage son portefeuille de fournisseurs, avec des paiements dans le respect des engagements pris, des dérogations et aménagements temporaires convenus entre les acteurs ».

Les outils numériques doivent s’adapter aux réalités terrain

Avant l’adoption d’un outil de gestion de la chaîne d’achats, il faut dresser un état des lieux de l’organisation de travail et s’assurer de la pertinence et de la valeur des données, un aspect souvent négligé. « Tous nos clients sont orientés sur la diminution du panel fournisseurs, la réduction des articles. Ils disposent d’une pléthore de données mais ils ne mettent pas l’accent sur leur qualité », précise Frédéric Elien. 

La fonction achats n’est pas un processus rigide et doit tenir compte des réalités de terrain : « Les dépenses hors contrôle de la direction achats ou finances ont un sens. Par exemple, un chef de chantier à qui il manque des outils ne peut pas travailler. Il doit les trouver très vite. Ce n’est pas sur ce poste qu’il faut faire des économies. La performance des achats n’est pas forcément la performance financière. Il y aussi la qualité, le gain de temps », ajoute Frédéric Elien.

La notion d’IA (Intelligence artificielle) sert surtout à évangéliser autour du numérique et à formaliser les processus d’achats. Les outils numériques doivent s’adapter aux besoins des servis et non le contraire.

Lors du choix d’une solution, l’accent doit être mis sur la facilité de prise en main qui conditionne son adoption par les personnes qui l’utilisent. Des solutions comme celles de Basware ou Ivalua permettent de traiter de gros volumes d’articles mais sont surtout destinées aux grandes entreprises avec la gestion pointue des fournisseurs, des contrats et des appels d’offres et ne sont rentables qu’au-dessus d’un certain volume d’achats, à évaluer par l’entreprise. Le ROI (retour sur investissement) d’une plateforme tourne entre 1 an et 1 an et demi pour autant que le volume d’achats soit suffisant.

Plus adaptée aux PME et ETI, la solution d’Oxalys permet de traiter toute la chaîne de gestion des achats, depuis le choix des fournisseurs jusqu’à la facturation des commandes. « Nos outils permettent d’avoir une photo de la santé financière de nos fournisseurs. Autre fonction importante durant la crise sanitaire, la possibilité de trouver de nouveaux fournisseurs, et de bons produits car nous pouvons remonter des évaluations qualité », explique Laurent Guillot, directeur général d’Oxalys.

Faciliter la gestion des achats par le digital permet non seulement de réduire les coûts mais surtout d’atteindre l’excellence opérationnelle, tout en contribuant à favoriser l’éthique de l’entreprise. Cela vaut également pour les entreprises qui pourraient se retrouver aujourd’hui en panne de croissance liée à la conjoncture économique difficile. « La solution Achats Oxalys peut leur faire gagner 1 à 2 % de rentabilité, avec à la clé un retour sur investissement de moins d’un an », précise Laurent Guillot.

Comment évaluer le risque fournisseur

Beaucoup de PME et ETI ont recours au portail Infogreffe pour prendre connaissance des extraits Kbis, état d'endettement, comptes annuels, historique des modifications, procédures collectives. Un service qui permet une première évaluation du risque mais bute devant la non-publication des comptes.

Fin juillet 2020, selon Infolegale, une société qui produit des informations légales, capitalistiques et financières sur les entreprises, 62,2 % des entreprises ayant déposé leurs comptes ces douze derniers mois ont opté pour la confidentialité partielle ou totale de leurs comptes. Cela pose des problèmes de transparence. Pour certaines régions, les comptes non publiés dépassent 70 %.

« Nous collectons des informations publiques (bases Sirene ou IMR, RNCS) ou privées. Les sources publiques sont disponibles en open-data ou font l’objet de licences. Nous redressons ces données afin de diffuser une information qualitative, intelligible. Nous produisons également un Registre des paiements et des contentieux (RPC) des entreprises qui nous permet d’améliorer significativement nos taux de prédictibilité de défaillances des entreprises », explique Bertrand Laffay, directeur général d’Infolegale.

Pour synthétiser le résultat de ses recherches, la société produit un score de solvabilité, permettant de mesurer précisément les risques. « Notre méthodologie originale de constitution du score Infolegale, basée sur la combinatoire d’approches statistiques, empiriques et d’intelligence artificielle, nous permet de ne pas rendre la prédictibilité de notre score tributaire de la seule donnée financière ».

La recherche d’économies ne peut être le seul horizon des directions générales, financière ou achats. Une meilleure utilisation des données pertinentes, le ciblage des achats stratégiques, une remise à plat des achats récurrents, constitue une première approche. Les solutions de gestion des achats ne sont pas des baguettes magiques et ne sont pleinement efficaces qu’après une remise à plat des processus et une claire définition des objectifs de l’entreprise.


Glossaire sélectif de la fonction achats

  • Balance âgée : il s’agit d’un document utilisé en comptabilité pour récapituler l'ensemble des comptes clients et fournisseurs qui ne sont pas soldés en les ventilant par tranches d’ancienneté.

  • DGPF : (décomposition du prix global et forfaitaire). Cette opération permet la comparaison des offres en détaillant tous les éléments.

  • P2P (Purchase-to-Pay) : Processus complet depuis les achats jusqu’au paiement.

  • Référentiel fournisseurs : Base commune aux services achats et finances regroupant l’ensemble des informations administratives, financières soit des contacts, notes, contrats, tarifs négociés, litiges.

  • Sourcing : Identification des fournisseurs qui répondent aux métiers de l’entreprise.

  • DUNS (Data Universal Numbering System) : Codification développée par Dun & Bradstreet (D&B), commercialisée par Altares en France, et qui assigne un identifiant numérique unique à chaque personne morale incluant des données commerciales et financières sur les entreprises, surtout américaines.
Lu 11519 fois Dernière modification le mardi, 20 juillet 2021 13:19
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

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