Les documents numériques désormais authentifiés et sécurisés

Les documents numériques désormais authentifiés et sécurisés

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Blockchain, intelligence artificielle, reconnaissance optique de caractères… De multiples entreprises spécialisées dans la dématérialisation des documents offrent des outils intelligents et automatiques, capables d’authentifier, de certifier et de sécuriser l’intégrité des documents numériques des entreprises.

Notes de frais, factures, contrats,… les dirigeants d’entreprise peuvent désormais avoir confiance dans l’authenticité et l’intégrité de ces documents dématérialisés. De nombreuses entreprises de services numérique (ESN) proposent en effet des outils pointus de transformation digitale et d’authentification automatique des documents.

Ainsi, SAP Concur offre sa solution SAP Expense de gestion intelligente et automatisée des notes de frais des collaborateurs. « C’est une petite révolution dans le monde de la note de Kahina Belmiloudfrais qui s’affranchit du justificatif papier. Après une prise de photo du reçu papier, notre solution la convertit automatiquement en un fichier PDF A, autrement dit en copie numérique fiable », indique Kahina Belmiloud, sa responsable marketing produit France et Benelux.

Le fichier numérique également horodaté automatiquement (date et heure de sa création) est ensuite marqué et scellé par la signature électronique du collaborateur. « La signature électronique est un mécanisme qui applique des techniques de cryptographie. Elle sert de cachet numérique qui verrouille et crypte le document et garantit, de fait, son authenticité », explique-t-elle.

Reconnaissance optique des caractères

Pour restituer le plus fidèlement possible les polices de caractères, les images et les paragraphes du reçu papier, la plateforme de SAP Concur fait appel à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). « La solution recherche et interprète l’information dans le document, ce qui lui permet de préremplir la ligne de dépense, la date, le montant, le nom du fournisseur, la catégorie de dépense, le lieu, etc. », précise Kahina Belmiloud. Cette transformation numérique de la note de frais autorise néanmoins le collaborateur à en vérifier sa conformité avec le reçu papier. Et de pouvoir la modifier en cas d’erreur.

La Blockchain pour verrouiller l’authenticité des documents

ChristopheCarminatiContractChain, le fournisseur de solutions d’authentification des documents numériques, utilise quant à lui la Blockchain pour sécuriser les contrats passés notamment dans les secteurs du BTP et de l’Immobilier. « La Blockchain verrouille leur authenticité et sécurise leur intégrité dans le temps », souligne Christophe Carminati, son fondateur. Pour cela, il suffit à un fournisseur de glisser le contrat déjà dématérialisé sous format PDF dans la plateforme ContractChain qui en prend « une empreinte digitale » sur la Blockchain.

« Notre plateforme identifie automatiquement le document contractuel par langage informatique et lui donne une preuve d’authenticité et d’horodatage. En cela, elle accuse réception du document », assure-t-il. Mais le fournisseur a tout loisir de « fabriquer » et de valider son contrat dans la plateforme de ContractChain accessible en mode SaaS. Une fois validé, le client reçoit son contrat numérique par mail pour vérifier sa conformité avant de le réintroduire dans la plateforme ContractChain qui le compare une dernière fois à la version du fournisseur. Son authenticité est alors validée.

Le Machine Learning pour contrôler les factures

De son côté, Dhatim révolutionne la gestion des factures numériques fournisseurs ou de ventes grâce à l’intelligence artificielle, notamment au Machine Learning. « Notre solution Conciliator est destinée aux experts-comptables qui épluchent les factures pour Thomas Bourgeoisleurs entreprises clientes. Elle automatise la saisie et la lecture des factures, leur vérification, leur affectation et leur transmission dans un logiciel comptable », expose Thomas Bourgeois, son président. La solution combine en fait la technologie de reconnaissance de caractères avec de puissants algorithmes d’intelligence artificielle pour être capable « de lire et d’interpréter la facture comme le cerveau humain », selon Thomas Bourgeois. « Grâce au Machine Learning, notre plateforme a appris à analyser les mots sur la base de milliers de lignes de factures déjà lues, et à les interpréter sans tenir compte du gabarit de la facture. C’est une véritable rupture technologique », insiste-t-il.

Pour ainsi authentifier des factures et en vérifier la cohérence, la plateforme effectue de façon automatique jusqu’à 80 contrôles (libellé du document, montant, date, n° de Siren, lignes H.T., TVA…). Reste que la solution n’est pas infaillible. Elle peut restituer des résultats aberrants dans 2 % des cas. « On va renforcer l’outil pour éviter ce petit déchet », conclut Thomas Bourgeois.

Comment réussir son archivage à valeur probante

Un document numérique signé n’a de valeur légale que s’il est conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. Dans le cas de l’archivage des factures, il convient de respecter un certain nombre de contraintes réglementaires. « Nous nous appuyons notamment sur les technologies telles que le calcul d’empreintes et le scellement pour garantir l’intégrité de la facture pendant toute la durée de sa conservation », explique Yume Kaneko, responsable des ventes CDC Arkhineo France, filiale à 100% de la Caisse des Dépôts et Consignation.

C’est pourquoi la société Ventya, spécialisée dans l'échange des transactions électroniques a mis en place un partenariat technologique avec CDC Arkhineo pour lui permettre de proposer une prestation d’archivage de documents dématérialisés conforme à la réglementation. Ventya transfère de manière automatique les documents et éléments de preuves associés (factures électroniques et méta données) vers les plateformes d’archivage du tiers-archiveur CDC Arkhineo. Dès réception de ces éléments, CDC Arkhineo applique une suite de traitements informatiques : l’horodatage, le calcul de l’empreinte du document à partir d’un procédé cryptographique, le scellement de tous les éléments constitutifs de la facture.

En synchrone, la plateforme Ventya reçoît un acquittement technique garantissant la bonne indexation et le bon archivage de la facture. « Le portail de consultation Clear’Invoice de Ventya permet ensuite d’accéder en toute sécurité aux documents archivés », précise Dominique Bougnot, son directeur.

Le tiers-archiveur CDC Arkhineo quant à lui s’engage sur la non-perte et sur l’intégrité des documents, sur la durée de conservation, la réversibilité et la disponibilité du service.

Anne Del Pozo
Lu 545 fois Dernière modification le mardi, 23 juin 2020 15:31
Bruno Mouly

Journaliste économique, avec près de 20 ans d'expérience en journalisme économique et en communication d'entreprise. Spécialisé en numérique, achats logistiques et mobilité. Il collabore également avec les Échos et le JDD.

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