Ainsi, depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut délivrer des bulletins de paie dématérialisés à tous ses collaborateurs, sauf ceux qui s’y opposeraient formellement. Jusque-là c’était l’inverse puisque l’employeur devait recueillir, au préalable, l’accord de chaque salarié individuellement. Un changement qui a facilité la mise en place de la feuille de paie électronique en France d’autant que les salariés y sont plutôt favorables. Ainsi, selon un sondage IFOP – Neopost France de juin 2017, 79 % des salariés interrogés accepteraient de recevoir leurs bulletins de paie sur un outil en ligne sécurisé. Ils sont aussi 80 % à souhaiter pouvoir disposer d’un coffre-fort électronique pour leur archivage. Les raisons sont évidentes : plus d’un salarié sur quatre affirme avoir égaré des feuilles de paie au cours de sa carrière, ce qui risque de leur poser des problèmes au moment du départ en retraite. Il reste qu’il faut lever quelques réticences, le taux de dématérialisation des bulletins de paie en France étant de 15 % avant la Loi Travail, selon les chiffres du rapport public « Pour une clarification du bulletin de paie » remis par Jean-Christophe Sciberras. Les salariés interrogés évoquent une méfiance envers la sécurisation des données en ligne ou encore une utilisation jugée trop complexe.

Convaincre par la confiance
Pour l’entreprise qui peut désormais en quelque sorte « imposer » le bulletin de paie dématérialisé, l’enjeu est d’obtenir le taux d’acceptabilité le plus élevé possible, puisque tout salarié peut exprimer son refus et continuer à recevoir son bulletin sous format papier. Un enjeu important puisque, en dématérialisant les feuilles de paie, l’employeur réalise des économies significatives par rapport au format papier en matière de traitement, de diffusion et d’archivage. Les services RH, dont la transformation numérique est engagée, vont gagner du temps, par exemple en s’épargnant les tâches fastidieuses d’archivage et de recherche d’anciens documents ou encore d’envoi de duplicata. Enfin, le coffre-fort électronique mis à disposition de chaque salarié et qui peut accueillir d’autres documents personnels, est un véritable service apporté par l’entreprise à l’ensemble de ses collaborateurs.

Feuille de paie électronique et nouveaux services
Pour parvenir rapidement à un taux d’acceptation le plus élevé possible, mieux vaut opter dans des solutions qui inspirent confiance aux salariés en faisant appel à des acteurs reconnus. C’est notamment le cas de Neopost qui est depuis 1924 le spécialiste des solutions de traitement du courrier. Avec la transformation numérique, l’entreprise s’est tout naturellement orientée vers la dématérialisation des documents. À ce titre, Neopost propose aux entreprises la solution Neobox RH, spécifiquement dédiée à la gestion des documents RH. Bien entendu, celle-ci permet la gestion et la diffusion des bulletins de paie dématérialisés vers le coffre-fort électronique du salarié, ou l’externalisation de l’envoi par courrier pour les refractaires à la dématérialisation. Plus largement, Neobox RH permet aussi la gestion des documents RH à partir de son coffre-fort employeur, comme les contrats de travail par exemple. Enfin, pour la partie coffre-fort électronique et archivage, Neobox RH s’appuie sur un acteur de toute confiance, CDC Arkhinéo. Filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations, ce spécialiste de l’archivage sécurisé assure la conservation des bulletins de paie pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié, que ce dernier pourra consulter directement sur son compte personnel d’activité. Et surtout avec la certitude de ne pas avoir égaré de bulletin de paie au moment de préparer sa retraite, l’esprit serein !