Le bulletin de paie dématérialisé plus que jamais d’actualité

Le bulletin de paie dématérialisé plus que jamais d’actualité

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Le bulletin de paie dématérialisé devient progressivement une réalité au sein des entreprises. Doté d’un statut depuis 2009, la feuille de paie électronique bénéficie pleinement d’une simplification depuis le 1er janvier 2017. Désormais, l’employeur peut le généraliser sans avoir à obtenir au préalable l’accord des collaborateurs. Toutefois, même dématérialisé, le bulletin de paie reste un document sensible, contenant des données personnelles, et qui doit être protégé.

Contrainte ou opportunité ?
Pour les entreprises, la généralisation du bulletin de salaire dématérialisé se traduit par des économies financières réelles, avec la suppression des coûts d’impression, de mise sous pli, voire d’affranchissement pour les employeurs qui ont recours à la distribution postale. C’est aussi un moyen efficace de s’engager dans la transformation numérique par l’approche documentaire, au même titre qu’avec la dématérialisation des factures. En même temps, les services RH vont gagner en productivité, en particulier en s’évitant des tâches fastidieuses de recherche d’anciens bulletins de salaires dans les archives papiers de l’entreprise. Le local d’archives lui-même deviendra inutile, supplanté par le coffre-fort électronique de l’entreprise dédié aux documents RH. Enfin, il est toujours plus simple, rapide et économique de modifier un document dématérialisé. La feuille de paie, qui vient d’ailleurs de faire l’objet d’une nouvelle simplification applicable à toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2018, fait l’objet d’évolutions régulières de ce type.


Accompagner le changement
Mais si l’entreprise a tout intérêt à progresser rapidement dans la généralisation du bulletin de salaire électronique, la partie n’est pas gagnée d’avance en ce qui concerne les collaborateurs, dans un pays où la tradition du papier est encore tenace. Certes, les salariés français y semblent plutôt favorable, d’autant qu’un sur quatre affirme avoir déjà égaré ses feuilles de paie au cours de sa carrière. Selon un sondage Ifop – Neopost France de juin 2017, 79 % des salariés interrogés accepteraient de recevoir leurs bulletins de paie dématérialisés sur un outil en ligne sécurisé. La dématérialisation du bulletin de paie s’accompagne de la mise à disposition de chaque collaborateur, via un accès en ligne sécurisé, de ces documents dans un coffre-fort électronique. Dans les actes, la mise en œuvre est moins immédiate. La loi Travail qui introduit cette simplification, prévoit aussi que tout salarié peut continuer de s’y opposer s’il en fait la demande, et continuer de recevoir ses feuilles de paie sous format papier. Pour parvenir à un taux d’acceptation élevé, il convient de déployer une campagne de préparation et de communication de nature à vaincre les réticences et à répondre à tous les questionnements.

Valoriser les avantages
Il est également important de mettre en avant les services associés apportés aux collaborateurs. Ainsi, le fait de lier la diffusion du bulletin de paie électronique au CPA, le Compte Personnel d’Activité, autre mesure inscrite dans la loi Travail, l’entreprise permet au salarié de bénéficier de nouveaux services gratuits. Chaque salarié peut ainsi bénéficier avec le CPA d’un espace personnel en ligne sur lequel sont regroupés différents services numériques tels que le compte personnel de formation et le compte pénibilité, par exemple. Sur cet espace, le collaborateur pourra également consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique déposés par son employeur.

Un encadrement réglementaire strict
L’employeur doit respecter un certain nombre d’obligations, strictement réglementées, qui sont liées à la transmission au format électronique et à la mise à disposition sécurisée des documents. En particulier l’intégrité et la confidentialité des données doit être garantie. Il faut donc créer les conditions nécessaires pour garantir l’intégrité, par exemple avec une signature électronique ou un certificat numérique, et la confidentialité des données en faisant appel à un tiers de confiance pour l’archivage des données. En effet, la disponibilité du bulletin de salaire dématérialisé doit être assuré pendant une longue durée, soit jusqu’à 50 ans après l’émission du document ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Pour répondre efficacement et sans se tromper à toutes ces obligations réglementaires, l’entreprise aura tout intérêt à passer par une solution proposée par un spécialiste du bulletin de salaire dématérialisé. En s’assurant au passage de certains critères tels que la possibilité de traiter des flux hybrides électroniques et papier, la conformité avec la loi Travail, la compatibilité avec le CPA ou encore la facilité de déploiement. Autant de points qui vont permettre à l’entreprise de concrétiser l’usage du bulletin de paie dématérialisé et de s’engager sur la voie de la transformation numérique.

Feuille de paie et RGPD, même combat ! Aurelien Casabon

« Les feuilles de paie sont des documents qui, par nature, contiennent des données personnelles sensibles et entrent à ce titre dans le champ du RGPD », fait remarquer Me Aurélien Casaubon, avocat au cabinet SF Conseil & Associés. « Il convient d’ailleurs de rappeler que cette protection s’applique au bulletin de salaire, qu’il soit dématérialisé ou non : ainsi les feuilles de paie papier, comme les contrats de travail d’ailleurs, doivent être rangés dans une armoire fermée à clé et accessible uniquement au personnel habilité », poursuit l’avocat. Une feuille de paie contient le nom et les coordonnées du bénéficiaire mais aussi d’autres données confidentielles telles que le numéro de sécurité sociale et les informations bancaires. Bien évidemment, le bulletin de paie dématérialisé, et les données personnelles des collaborateurs de l’entreprise, n’échappent pas au nouveau RGPD et doivent bénéficier d’un niveau de protection adapté. « Le système utilisé par l’entreprise pour l’envoi des bulletins de salaires dématérialisés doit notamment garantir l’intégrité des données et leur protection ainsi que l’accès sécurisé par le salarié à son coffre-fort électronique », précise Me Casaubon.

Lu 2608 fois Dernière modification le dimanche, 17 juin 2018 19:59
Laurent Locurcio

Journaliste économique, il a notamment collaboré avec la presse spécialisée dont La Tribune, Le Point, Le Monde, LSA, Sport Eco, et bien entendu GPO Magazine. Il a également participé au lancement de titres de presse et a été rédacteur en chef  d’un important magazine d’entreprise. Auteur également de livres d’entreprises, il intervient aussi auprès d’étudiants en formation multi-médias.

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