L'Intelligence artificielle à l'appui de la gestion électronique des documents

L'Intelligence artificielle à l'appui de la gestion électronique des documents

Évaluer cet élément
(2 Votes)

La gestion électronique de documents (GED) est un des piliers de la transformation numérique pour exploiter le patrimoine informationnel de l’entreprise. Elle est épaulée de plus en plus par l’intelligence artificielle, avec des nouveaux enjeux de sécurité liés à l’IA générative, sa récente déclinaison.

Contraintes réglementaires, besoins de conformité du système d’information des organisations, la dématérialisation des documents est face à de nouveaux usages poussés par les intelligences artificielles (IA). Selon une étude de notre confrère Archimag, en 2023, le taux d’équipement en GED en France est resté stable. Ainsi, 43 % des sondés indiquent être équipés d’une GED et 22 % disposent de plusieurs GED. Encore faut-il préciser que ces outils sont présents dans les ETI et grosses PME avec des effectifs entre 500 et 5 000 personnes. Au-dessous de ces seuils, il existe des solutions en mode SaaS plus abordables.
Emmanuel Lartigue

« Plutôt que de parler de GED , on parle aujourd’hui d’ECM (Enterprise Content Management). La donnée est au coeur de l’activité d’une entreprise. Pour ne citer que le service ressources humaines, il existe en RH plus de 40 types de documents, contrats de travail, demandes de congés, mutuelle, arrêts maladie, etc. Les 4 points essentiels de la gestion documentaire sont la sécurisation des documents, l’amélioration de la collaboration, l’accès à l’information et l’accélération du partage de l’information dans l’entreprise », explique Emmanuel Lartigue, directeur de mission au sein du cabinet de conseil CXP.

L’intelligence artificielle (IA) était déjà présente lors des étapes de gestion des documents, depuis leur acquisition avec l’OCR (permettant la reconnaissance automatique des caractères) jusqu’à leur archivage. Mais depuis l’apparition de l’IA générative ChatGPT en novembre 2022, l’intelligence artificielle a réalisé un saut technologique important. Elle permet d’accélérer et de fluidifier de nombreux processus, comme la rédaction de mails, l’amélioration des offres pour le service commercial, ou encore l’analyse d’importants volumes de données pour la partie recherche et développement (R&D). Et de nouvelles technologies voient sans cesse le jour.

Par exemple, plutôt que d’utiliser ChatGPT, une nouvelle technologie d’IA générative appelée RAG (Retrieval Augmented Generation) est apparue. « Ce type d’IA permet d’améliorer le résultat d ’une requête avec des informations récentes et spécifiques à une entreprise », décrit Emmanuel Lartigue.

L’appel à un intégrateur pour pallier le manque de compétences

Toutes les ETI ou PME ne disposent pas des profils adéquats pour mettre en place une GED assistée par une IA. « Il faut faire appel à un intégrateur qui va conseiller l’entreprise, paramétrer l’application et optimiser les processus. Par exemple, indiquer qu’un visa électronique n’a pas la valeur légale d’une signature électronique », pointe Emmanuel Lartigue.
Robin Kwiatkowski

Comme dans tout projet numérique d’envergure, il faut commencer par mettre en place et tester des fonctions simples telle la gestion des contrats, avant de mettre en place le traitement des autres métiers liés à la finance, au juridique, aux ressources humaines, etc. Il en va de même pour la mise en place de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), qui permet les échanges avec les clients et les partenaires de l’entreprise, ainsi qu’avec l’administration.

La sécurité doit être prise en compte

Les données d’une organisation constituent une grande partie de sa valeur ajoutée. Les IA génératives sont susceptibles d’exfiltrer des données sensibles à l’extérieur, données qui peuvent ensuite être diffusées publiquement. C’est un risque non négligeable. « Pour savoir si des données sensibles sont traitées par une IA générative, comme par exemple des numéros de cartes bancaires, il existe des solutions DLP (Data Lost Prevention) », indique Robin Kwiatkowski, chercheur au GReAT de Kaspersky.

Autres biais possibles, la véracité et la pertinence des informations délivrées par une IA générative telle que ChatGPT et autres, peuvent introduire de graves erreurs dans le système d’information de l’entreprise. « Même la société Microsoft prévient ses collaborateurs de faire très attention à la nature des données traitées par ChatGPT. C’est pourquoi il peut être pertinent d’utiliser une IA comme Llama2 de Meta, plus spécialisée, et en Open Source », explique Robin Kwiatkowski. Et d’ajouter : « Il faut former le personnel à la sensibilité des données traitées, contrats, fiches de paie, données financières, etc.».

L’Europe qui est en pointe sur la législation sur le numérique travaille actuellement sur l’IA Act, un texte réglementant les usages de l’intelligence artificielle qui sera présenté à la Commission au mois de juin. Ce règlement communautaire devra intégrer l’IA générative qui progresse bien plus vite que la législation.

Qu’est-ce que l’IA générative ?

L'intelligence artificielle générative (IAGen) permet de créer des contenus à partir de données brutes massives, audio, code, images, textes, et vidéos collectés sur l’Internet et les médias sociaux. Beaucoup plus performante que les Chatbots précédents, elle est générée par des algorithmes reposant sur des réseaux neuronaux profonds. L’IAGen repose sur de grands modèles de langage (LLM) capables d’intégrer correctement la syntaxe humaine, et travaillant sur des milliards de paramètres.

ChatGPT, précurseur de ce type d’IA, a fait irruption dans les médias en novembre 2022. Microsoft a intégré ChatGPT dans son Chatbot Copilot, LLaMa est le modèle de language destiné à l'IA de Facebook, Google a développé Gemini (Bard), etc.

Cette technologie est appelée à appuyer de plus en plus tous les métiers de l’entreprise, Workflow documentaires, marketing, R&D, gestion des stocks, finance, expérience client, développement de logiciels, etc.

Lu 1741 fois Dernière modification le lundi, 18 mars 2024 08:42
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

inscrit.png   

Paru le 4 mars 2024
GPO Magazine N°113
Demandez votre exemplaire au service Vente au numéro

Lire l'extrait GPO 113.png

Paru le 27 novembre 2023
Édition Spéciale Transformation digitale
Recevez-le dès aujourd'hui !
Abonnez-vous à l'année en cliquant ici

Vignette Lire un extrait HS Transfo Digitale.png

Livres Blanc et E-book

Le Système d'Exploitation Hybride Windows 11 de Microsoft Booste la Productivité et la Sécurité en Entreprise
Microsoft a récemment dévoilé Windows 11, son dernier système d'exploitation, qui s'adapte parfaitement au mode…
Quelle stratégie pour établir une relation commerciale durable en Allemagne : un guide pour les dirigeants d’entreprises françaises
L'Allemagne, premier partenaire commercial de la France, demeure un marché d'exportation incontournable pour les entreprises…
Comment favoriser sa transition vers une économie mondiale durable ?
La CSRD contribue à l’objectif de l’Union européenne de promouvoir une économie durable et responsable,…
Plus de livres blanc

Webinaires

Facturation Électronique 2024 : une opportunité de performer pour les entreprises !
Une enquête de Wax Digital a révélé que 70 % des professionnels de la comptabilité…
Comment faire prospérer son entreprise dans la conjoncture actuelle ?
Pour accompagner les entreprises au plus près de leurs préoccupations, les experts de KPMG, Crédit…
Comment aborder la fin du « quoi qu’il en coûte » ?
Symboles du « quoi qu'il en coûte » comme réponse au Covid-19, les prêts garantis…
Plus de webinaires

Services aux entreprises

è Comment les données et l’IA peuvent révolutionner les prises de décision ?

L'impact que les données peuvent avoir sur l’entreprise et comment des outils technologiques permettent d’exploiter ces données de manière efficace et sécurisée.

Visualiser la vidéo sur notre chaîne en cliquant ici


è
 Découvrez le réel impact de Windows 11 Professionnel

Grâce à la sécurité activée par défaut, les entreprises du monde entier prennent des initiatives plus audacieuses et des décisions plus rapides.

 
è Facturation électronique 2026

Un guide détaillé sur les étapes clés pour réussir son passage à la facturation électronique 2026 et franchir le pas de la dmatérialisation, avec tous les bénéfices qui l'accompagnent.

LB Facturation electronique 2026 Docuware.png

 

è  BUSINESS FRANCE : Établir des relations commerciales en l'Allemagne

L'Allemagne est le premier partenaire commercial de la France et représente le plus fort potentiel à l'export de la France à horizon 2025. Ce marché à la fois passionnant et exigeant mérite d'adopter une stratégie durable pour établir une relation commerciale sur le long terme. Tel est l'objectif de ce livre blanc de 64 pages intitulé "Quelle stratégie pour établir une relation commerciale avec l'Allemagne", proposé par Business France et ses partenaires de la Team France, et téléchargeable gracieusement.

 Couverture Livre Blanc Business France Allemagne.png

 
è  SYLOB : ERP pour l'industrie

Anticiper les évolutions industrielles et se projeter dans l'usine intelligente du futur, tels sont les objectifs visés par ce guide pratique de 20 pages à destination des PME intitulé "Industrie 4.0 & ERP", proposé par Sylob et téléchargeable gracieusement.

Couv Sylob CTA.png

 

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts