Contraintes réglementaires, besoins de conformité du système d’information des organisations, la dématérialisation des documents est face à de nouveaux usages poussés par les intelligences artificielles (IA). Selon une étude de notre confrère Archimag, en 2023, le taux d’équipement en GED en France est resté stable. Ainsi, 43 % des sondés indiquent être équipés d’une GED et 22 % disposent de plusieurs GED. Encore faut-il préciser que ces outils sont présents dans les ETI et grosses PME avec des effectifs entre 500 et 5 000 personnes. Au-dessous de ces seuils, il existe des solutions en mode SaaS plus abordables.

« Plutôt que de parler de GED , on parle aujourd’hui d’ECM (Enterprise Content Management). La donnée est au coeur de l’activité d’une entreprise. Pour ne citer que le service ressources humaines, il existe en RH plus de 40 types de documents, contrats de travail, demandes de congés, mutuelle, arrêts maladie, etc. Les 4 points essentiels de la gestion documentaire sont la sécurisation des documents, l’amélioration de la collaboration, l’accès à l’information et l’accélération du partage de l’information dans l’entreprise », explique Emmanuel Lartigue, directeur de mission au sein du cabinet de conseil CXP.

L’intelligence artificielle (IA) était déjà présente lors des étapes de gestion des documents, depuis leur acquisition avec l’OCR (permettant la reconnaissance automatique des caractères) jusqu’à leur archivage. Mais depuis l’apparition de l’IA générative ChatGPT en novembre 2022, l’intelligence artificielle a réalisé un saut technologique important. Elle permet d’accélérer et de fluidifier de nombreux processus, comme la rédaction de mails, l’amélioration des offres pour le service commercial, ou encore l’analyse d’importants volumes de données pour la partie recherche et développement (R&D). Et de nouvelles technologies voient sans cesse le jour.

Par exemple, plutôt que d’utiliser ChatGPT, une nouvelle technologie d’IA générative appelée RAG (Retrieval Augmented Generation) est apparue. « Ce type d’IA permet d’améliorer le résultat d ’une requête avec des informations récentes et spécifiques à une entreprise », décrit Emmanuel Lartigue.

L’appel à un intégrateur pour pallier le manque de compétences

Toutes les ETI ou PME ne disposent pas des profils adéquats pour mettre en place une GED assistée par une IA. « Il faut faire appel à un intégrateur qui va conseiller l’entreprise, paramétrer l’application et optimiser les processus. Par exemple, indiquer qu’un visa électronique n’a pas la valeur légale d’une signature électronique », pointe Emmanuel Lartigue.

Comme dans tout projet numérique d’envergure, il faut commencer par mettre en place et tester des fonctions simples telle la gestion des contrats, avant de mettre en place le traitement des autres métiers liés à la finance, au juridique, aux ressources humaines, etc. Il en va de même pour la mise en place de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), qui permet les échanges avec les clients et les partenaires de l’entreprise, ainsi qu’avec l’administration.

La sécurité doit être prise en compte

Les données d’une organisation constituent une grande partie de sa valeur ajoutée. Les IA génératives sont susceptibles d’exfiltrer des données sensibles à l’extérieur, données qui peuvent ensuite être diffusées publiquement. C’est un risque non négligeable. « Pour savoir si des données sensibles sont traitées par une IA générative, comme par exemple des numéros de cartes bancaires, il existe des solutions DLP (Data Lost Prevention) », indique Robin Kwiatkowski, chercheur au GReAT de Kaspersky.

Autres biais possibles, la véracité et la pertinence des informations délivrées par une IA générative telle que ChatGPT et autres, peuvent introduire de graves erreurs dans le système d’information de l’entreprise. « Même la société Microsoft prévient ses collaborateurs de faire très attention à la nature des données traitées par ChatGPT. C’est pourquoi il peut être pertinent d’utiliser une IA comme Llama2 de Meta, plus spécialisée, et en Open Source », explique Robin Kwiatkowski. Et d’ajouter : « Il faut former le personnel à la sensibilité des données traitées, contrats, fiches de paie, données financières, etc.».

L’Europe qui est en pointe sur la législation sur le numérique travaille actuellement sur l’IA Act, un texte réglementant les usages de l’intelligence artificielle qui sera présenté à la Commission au mois de juin. Ce règlement communautaire devra intégrer l’IA générative qui progresse bien plus vite que la législation.