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Les gains générés par la dématérialisation et la GED

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De plus en plus, la dématérialisation des documents devient une affaire de partage du savoir et de collaboration et non plus uniquement d'organisation et de rationalisation des coûts. Aujourd'hui, de nouveaux enjeux accompagnent le développement de la gestion de contenu, tel que la traçabilité, l'archivage électronique à valeur probante ou encore la conformité réglementaire. Retour sur ces grandes tendances qui marquent actuellement ce marché toujours en devenir.

D'après le CXP, la dématérialisation des documents et des process représente, cette année, la seconde plus forte tendance du moment pour les Directeurs des Systèmes d'Information, après le SaaS et le Cloud Computing. Leur principale priorité, en s'engageant dans cette démarche, consiste notamment à s'affranchir des coûts induits par les matériels ou certains processus. En effet, la dématérialisation des flux documentaires, entrants et sortants, assure un retour d'investissement rapide sur la saisie, la diffusion (courrier, facturation), la gestion, le stockage et l'archivage des documents. Le marché mondial de la dématérialisation est évalué à 1,66 milliard de dollars en 2009, en croissance de 21,1 % par rapport à 2008 (IDC), ce marché étant défini comme l'ensemble des solutions qui permettent de réduire l'usage du papier au niveau des processus de gestion ou de communication des entreprises et d'automatiser son traitement. Les projets les plus en vogue sur ce segment et qui soutiennent la croissance de ce marché restent actuellement ceux liés à la dématérialisation des processus de gestion documentaire mais également des factures. Selon le cabinet d'études Markess international, la dématérialisation des factures occuperait en effet une place de choix sur ce marché avec une perspective de croissance de l'ordre de 35 % pour 2010. «Sur le fond, tous les projets relatifs à la GED, à la dématérialisation et plus largement à l'économie numérique, continuent de s'amplifier», précise Laurent Prével, Président de l'Aproged. «Si certains secteurs ont plus soufferts que d'autres du contexte économique, la plupart des entreprises depuis les TPE jusqu'aux grands comptes sont aujourd'hui conscientes des gains que ces différentes technologies peuvent générer».



Les nouvelles priorités des entreprises qui dématérialisent
«Les principales raisons qui incitent aujourd'hui les entreprises à se tourner vers la dématérialisation des documents s'articulent autour de l'amélioration de l'accès, du partage et de la circulation de l'information, l'optimisation du suivi et la traçabilité des documents ainsi que les gains de productivité qu'elle génère», souligne Virginie Boillet, analyste Senior SerdaLAB. «Rechercher un document reste en effet dix fois plus coûteux que de le produire. Sa numérisation et son archivage permettent donc de réduire les difficultés de recherche et d'assurer à l'entreprise un système d'information plus performant et plus efficace». D'ailleurs, les promesses de la GED semblent infinies au regard des nouveautés technologiques et annoncent une multitude d'applications génératrices de valeur ajoutée pour l'entreprise. Que la vocation de la GED soit administrative, documentaire, technique, bureautique ou d'archivage, le document dématérialisé devient porteur de connaissances et d'efficacité partagée au sein des équipes de travail. Par ailleurs, des retombées économiques sont également attendues de ce système notamment de par la qualité et la rapidité du traitement des demandes des partenaires extérieurs ou des collaborateurs de l'entreprise. «En tête des documents les plus souvent dématérialisés se trouvent toujours les documents comptables et financiers et en particulier les factures, les documents de production et les documents commerciaux (contrats, bons de commandes…)», précise pour sa part Virginie Boillet. «Aujourd'hui, la gestion électronique des documents séduit également de plus en plus les services RH», ajoute Laurent Prével. Le secteur public tend également à se tourner de plus en plus vers la dématérialisation et l'archivage à valeur probante de ses documents. La dématérialisation des documents patrimoniaux représente ainsi un marché jeune et en plein développement et, malgré la crise, les appels d'offre ne faiblissent pas sur ce secteur. «Dans le cadre du grand emprunt lancé par le gouvernement à la fin de l'année 2009, une partie sera attribuée au financement de la numérisation du patrimoine culturel», précise ainsi à ce sujet Virginie Boillet.

Un marché porté par les réglementations
Depuis la loi du 13 mars 2000, qui confère la même valeur probante au document électronique qu'au document papier, les opportunités sur le marché se multiplient. L'état s'est ainsi engagé dans la voie de la modernisation, depuis 2007, avec la Révision Générale des Politiques Publiques (RGPP), qui s'appuie sur la dématérialisation des échanges pour moderniser les relations usagers-administrations. Une démarche qui ne cesse également de se développer entre les entreprises et les administrations (fiscales et sociales). Parallèlement, le plan de développement de l'économie numérique 2012, présenté en 2008, comporte différentes actions visant à favoriser l'investissement dans les TIC, à développer le secteur du e-commerce, ainsi qu'à renforcer la confiance numérique. Dans le commerce en ligne, le besoin de sécurisation des échanges se fait également ressentir. La Loi Chatel du 3 janvier 2008 introduit à ce titre des contraintes supplémentaires pour les acteurs du commerce en ligne. Le développement de bibliothèques numériques à l'échelle mondiale, mais également nationale, constitue par ailleurs une opportunité pour les prestataires de la numérisation. La révision de la norme NFZ 42-013 à la fin de l'année 2009 contribue pour sa part au développement de l'archivage numérique. «Depuis sa révision en 2009, la norme NFZ 42-013 concerne tous les types de documents, quel que soit leur support initial», explique à ce sujet Michel Thomas, Consultant Expert Groupe Serda-Archimag. «Cette norme offre un référentiel de conformité sur lequel les éditeurs/intégrateurs de logiciels et les entreprises utilisatrices peuvent s'appuyer pour mettre en œuvre un système de gestion électronique de documents probatoires. Si la première version de cette norme limitait l'usage aux WORM optiques (CDs/DVDs non réinscriptibles) pour l'archivage, depuis sa révision en 2009, il est désormais également possible de s'appuyer sur des supports «WORM logiques». Cette nouvelle version de la NFZ 42-013 admet par ailleurs les supports réinscriptibles à condition d'utiliser la cryptologie voire la signature électronique». «Une certification pour l'archivage à valeur probatoire est par ailleurs actuellement à l'étude», ajoute pour sa part Laurent Prével. «Elle permettra notamment de rendre plus claire l'offre du marché en matière d'archivage électronique». Parallèlement, la nouvelle loi n°2009-526 du 12 mai 2009 autorisant la dématérialisation des bulletins de paie, avec l'accord du salarié représente également un important vecteur de croissance pour ce marché. «Le bulletin de paie électronique est l'exemple type d'application en matière de dématérialisation qui va impliquer des millions de français et des milliers d'entreprises», précise Virginie Boillet. Selon la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC), cette disposition pourrait permettre de générer à terme des économies pour les 200 millions de bulletins de paie imprimés, remis ou envoyés chaque année aux salariés. Ainsi, l'article 15 de cette loi précise notamment que «cette mesure est susceptible de simplifier les démarches des salariés et le fonctionnement des entreprises, qui pourraient économiser jusqu'à 145 millions d'euros par an. Enfin, l'ensemble des réglementations touchant la facturation électronique contribuent encore aujourd'hui au développement de ce marché, également porté par des technologies de plus en plus matures et adaptables à tous les profils d'entreprise.

Les nouvelles tendances technologiques
Les acteurs sur ce marché sont tous des spécialistes du traitement des flux dématérialisés, essentiellement des flux de facturation ou bien du traitement des flux EDI. Certains éditeurs proposent des fonctionnalités complémentaires telles que l'intégration dans le processus achats ou l'intégration dans le processus de vente (allant jusqu'au règlement de factures). Un grand nombre d'acteurs opèrent sur ce marché atomisé, depuis les éditeurs (Generix, 170 Systems, Adobe, Basware, Esker, Itesoft, Prologue, Readsoft), aux opérateurs EDI (Cegedim EDI, Crossgate, Seres...) en passant par les opérateurs de services (Accelya, b-Process, Deskom, Fedaso, Jouve, Asterion...), sans oublier les tiers certificateurs et les spécialistes de l'archivage. Aujourd'hui, certains de ces acteurs cherchent des relais de croissance du coté des PME-PMI. Le modèle économique retenu pour nombre d'entre eux (Accelya, Esker, Deskom, B-Process…) repose ainsi sur le principe de la location d'application (SaaS ou ASP), mieux approprié notamment aux problématiques des PME. Certains acteurs ont par ailleurs fait le choix de ne se positionner que sur le crédo du mid-market, à l'instar d'Everial ou Vdoc Software. D'autres, proposent des outils «tout en un». C'est notamment le cas de Sagemcom avec OpenScribe, sa nouvelle gamme de solutions clé en main dédiée à la gestion complète de contenus et des flux documentaires de l'entreprise. Elle permet de centraliser, traiter, aiguiller et diffuser les informations en toute sécurité, garantissant ainsi une meilleure réactivité, une qualité de service accrue et une politique de dématérialisation facile à mettre en place dans une organisation. La diversité des acteurs et des technologies, qui laissent présager une consolidation de ce marché sur les années à venir, permet ainsi de répondre à tous les enjeux des entreprises qui se penchent sur la gestion électronique de leurs flux documentaires.

Par Anne Del Pozo

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Flux entrants => circulants => sortants :

La gestion de l'information et des processus documentaires est aujourd'hui un facteur clé pour le développement et la compétitivité d'une entreprise, quelque soit sa taille.

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• Que faire pour optimiser la performance par la collaboration ?
• Comment dématérialiser, archiver et optimiser les flux et processus internes ?
• Quels outils pour gérer la personnalisation, l'impression et l'envoi de vos documents ?

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IP Convergence, le salon des applications, services et équipements de communication
IP est le rassemblement de 5 salons : Convention VoIP, M2M Forum, Mobile Office, Convention Sécurité et IT Services.

Au programme : 250 exposants, 6 keynotes, 45 tables rondes, 20 ateliers, un plateau TV, une remise de trophées, un pôle innovation et des villages thématiques.

IP convergence est le rendez-vous annuel à ne pas manquer à la porte de Versailles les 19-20 et 21 octobre 2010 pour échanger et découvrir de nouvelles solutions.

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FAN 2010 : le premier événement du numérique de la rentrée ! Les 15 et 16 septembre au Carrousel du Louvre
Pour cette nouvelle édition, l'Aproged se mobilise pour faire du FAN une vitrine des nouveaux usages du numérique.

Le FAN 2010 apporte l'innovation au pied de la Pyramide du Louvre et fait découvrir l'éventail des solutions
numériques.
Il offre au travers du Congrès un espace d'ouverture et de convivialité pour concevoir ensemble les usages de demain.
Il se décline aussi en virtuel avec le Web Event, grande nouveauté 2010, afin de favoriser les échanges dans les allées de l'événement - physiques et virtuelles.
Trois Ministères et vingt-quatre associations soutiennent le Forum.
www.forum-fan.com



Les enjeux des technologies de GED et de dématérialisation
• Maîtrise des flux des documents papiers et électroniques reçus quotidiennement dans les entreprises
• Augmentation des gains de productivité par la réduction du temps consacré au traitement des processus.
• Amélioration de la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement
• Amélioration de la fluidité de circulation et de traitement de l'information
• Accélération et développement du partage, de la mutualisation et de la valorisation des informations
• Réponse aux contraintes légales en matière d'archivage
• Réponse plus aisée aux exigences des normes de qualité.
• Développement, pour chaque entreprise, d'un système de traitement de l'information entièrement paramétrable aux besoins réels et à la sécurité des traitements
Lu 17377 fois Dernière modification le mercredi, 15 juillet 2015 14:00
La rédaction

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