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Généraliser la dématérialisation des factures, pour quels bénéfices ?

Généraliser la dématérialisation des factures, pour quels bénéfices ?

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En France, la dématérialisation des factures pourrait bien connaître un nouveau tournant dans les mois à venir. Une tendance portée par de nouvelles contraintes réglementaires à venir et sur lesquelles le gouvernement continue de légiférer. Si l’État entend ainsi agir sur les délais de paiement, les bénéfices pour les entreprises vont bien au-delà, notamment en termes de productivité, mais aussi de traçabilité ou encore d’amélioration des relations clients et fournisseurs.

Alors que l’obligation de facturation électronique pour les fournisseurs du secteur public, via le portail Chorus Pro, est depuis le début de l’année obligatoire pour toutes les entreprises, le gouvernement planche déjà sur son extension à tous les échanges B2B. La Loi Macron du 26 janvier 2015, notamment au travers de son article 222, incitait déjà progressivement les entreprises françaises à utiliser la facturation électronique dans un contexte B2B. Or, l’article 153 de la loi de finances, n°2019-1479 du 28 décembre 2019, prévoit pour 2020 d’appliquer l’obligation de facturation électronique également au secteur B2B.

Dans la loi de Finances 2020, le gouvernement entend en effet étendre l’obligation de facturation électronique aux relations entre entreprises assujetties à la TVA. « Une généralisation qui s’effectuerait également de façon progressive, comme cela fut le cas pour la dématérialisation des factures envoyées aux services de l’État entre 2017 et 2020, précise Dominique Bougnot, directeur France de Ventya. La dématérialisation des factures serait obligatoire à compter de 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025, selon des modalités et un calendrier qui seront fixés par décret en fonction, notamment, de la taille et du secteur d’activité des entreprises ».

Un rapport sur le sujet, établi par la DGFiP, en lien avec l’ensemble des parties prenantes (entreprises, professionnels de la comptabilité, intervenants de l'administration) et avec l’appui d’experts internationaux, devrait ainsi être remis au Parlement avant le 1er septembre 2020. Il devrait permettre d’identifier le champ de l’obligation de dématérialisation des factures et d’évaluer les solutions techniques, juridiques et opérationnelles les plus adaptées ainsi que, pour chacune des options envisagées, les contraintes organisationnelles et les gains attendus tant pour le recouvrement de la TVA que pour les entreprises.

Grâce à la collecte des informations, et sous réserve des conclusions du rapport, l’administration fiscale pourrait par exemple offrir un nouveau service aux entreprises en préremplissant, au moins partiellement, les déclarations de TVA. La mise en place de cette nouvelle réglementation suppose néanmoins l’obtention préalable d’une autorisation auprès du Conseil de l’Union Européenne.

Devancer les obligations réglementaires

Au regard des différents atouts de la dématérialisation des factures, les entreprises, quelles qu’elles soient, ont néanmoins tout intérêt à anticiper ces échéances réglementaires à venir. Celles qui ont d’ores et déjà mis en œuvre de tels projets, que ce soit pour les factures fournisseurs ou pour les factures clients, témoignent d’ailleurs de manière unanime sur leurs bienfaits.

Amélioration de la productivité

Outre les promesses (généralement tenues) en termes de réduction des coûts liés à la chaîne de facturation, la dématérialisation des factures contribue également à l’amélioration des process. Un constat relevé notamment par le Groupe Manutan, spécialisé dans le e-commerce BtoB, qui a déployé la solution de dématérialisation d’Esker pour digitaliser son processus de traitement des factures fournisseurs. Dans le cadre de son développement, le groupe prévoyait en effet d’enrichir son catalogue à 1 million de références sur son site de e-commerce, augmentant de facto le volume potentiel de factures à traiter chaque année (de 200 000 à 600 000).

La dématérialisation des processus de facturation fournisseurs devait notamment permettre au groupe d’absorber l’augmentation du volume de factures, à effectif constant, tout en gardant le même niveau de performance. Quelques mois seulement après le déploiement de la solution Esker, les premiers objectifs sont déjà atteints : Manutan est passé de 30 à 80 % de factures reçues par e-mail. Un taux de dématérialisation important qui lui a permis d'optimiser la chaîne de traitement, depuis la réception de la facture jusqu'à son paiement. « La productivité est multipliée par deux au sein de la comptabilité fournisseurs avec une capacité de traitement qui est passée, en France, de 32 000 à 57 000 factures annuelles par personne, dont une partie en mode « Touchless », c’est-à-dire sans aucune intervention manuelle (45 % en France et 65 % aux Pays-Bas) », précise Cherif Bengourina, Finance/HR IT Manager chez Manutan.

Même constat pour MedinCell, société spécialisée dans le développement de traitement injectable à action prolongée, qui pour sa part a fait le choix de dématérialiser l’ensemble de sa gestion des achats avec la solution Oxalys. « Nous disposons désormais d’une base Anta Ndiayede données unique à laquelle chacun dans l’entreprise, et en fonction de ses missions, peut accéder, précise Anta Ndiaye, responsable achats chez MedinCell. Elle contribue à diminuer les temps de recherche notamment relatifs aux factures, l’état de leur traitement, leur suivi, etc. Cela nous permet également de répondre plus rapidement à toutes les questions qui nous sont posées sur nos factures fournisseurs telles que les dates de paiement ou de réception de ces factures. Aux services achats, nous avons également réduit les tâches chronophages de saisies, ce qui nous permet notamment de gérer un plus grand nombre de fournisseurs ».

Des bénéfices en termes de productivité mais aussi d’optimisation des coûts que retrouvent également les entreprises qui ont déployé une solution de dématérialisation des factures clients. Le spécialiste des bâtiments clés en main Algeco, qui traite chaque mois près de 10 000 factures, a ainsi optimisé ses process de gestion des factures et divisé par 2,5 leur coût de traitement en s’appuyant sur la solution de dématérialisation d’Esker. « Celle-ci nous permet de répondre à nos flux d’émissions de factures, en particulier celles relatives à notre activité locative dont 75 % sont envoyées chaque 3ème vendredi du mois, précise Jean-Luc Vielmont, DSI d’Algeco. Une gestion que nous nous devions d’optimiser pour répondre à nos enjeux de gestion du besoin en fonds de roulement et de trésorerie ».

Meilleure traçabilité des flux financiers

Au-delà de ces atouts en termes d’amélioration des processus, la dématérialisation des factures contribue également à une meilleure traçabilité des flux. Un enjeu particulièrement important pour MedinCell qui évolue dans le secteur de la santé. « Désormais, dès que nous recevons une facture, nous pouvons la réconcilier avec un bon de commande, poursuit Anta Ndiaye. Nous entendons ainsi être cohérents sur les montant des dépenses engagées, savoir qui les engage et améliorer la traçabilité de l’ensemble de la chaîne achats. D’autre part, les données auditées par nos commissaires aux comptes sont ainsi fiables et traçables. Ils peuvent savoir simplement si les process de Procure to Pay sont respectés de bout en bout. Enfin, la dématérialisation des factures fournisseurs limite également les risques de fraudes (notamment aux fournisseurs) et de doublons des paiements ».

Gestion des litiges renforcée

Une amélioration de la visibilité et de la traçabilité qui, au sein du groupe Manutan, contribue à l’optimisation du pilotage de la comptabilité fournisseurs (factures en retard, reste à faire,…). « Nous avons aujourd’hui l’adhésion à 200 % des équipes comptables dont la solution va révolutionner le métier, explique Sylvie Luchier, responsable Process Finance chez Manutan. Mais les bénéfices sont bien plus larges au sein de l’entreprise et se ressentent également auprès des acheteurs et des fournisseurs qui reçoivent leur règlement dans les délais ». En réduisant ainsi les délais de paiement et les litiges, la société a amélioré ses relations fournisseurs.

Jean Luc VielmontUn bénéfice également noté par Algeco, mais côté client. La dématérialisation des factures offre aux entreprises une meilleure visibilité sur les éventuels litiges et permet d’optimiser les processus de relances. « La dématérialisation des factures clients apporte aux services financiers de Credit Management d’Algeco une visibilité complète sur les factures produites et bloquées, explique Jean-Luc Vielmont. Cela leur permet, in fine, de détecter plus tôt les litiges et d’améliorer les processus de relances ».

Une collaboration client plus étroite

Dès lors que les plateformes de dématérialisation des factures intègrent un module collaboratif de gestion des litiges, elles créent également du lien et un dialogue entre l’émetteur et le récepteur, ce qui facilite l’identification, le suivi, le classement et la résolution du problème. « Le récepteur de la facture peut ainsi informer rapidement son fournisseur d’un éventuel litige, explique Dominique Bougnot, directeur de Ventya. Certaines fonctionnalités du portail collaboratif, telles que le pré-classement des litiges par catégories permet aux deux parties d’identifier (et donc de résoudre) plus rapidement les litiges ».

Au-delà du dialogue, il est également possible sur ces plateformes d’échanger des documents tels que les bons de commandes, les bordereaux de livraison pour que chacune des deux parties puisse justifier de la légitimité de ses démarches. « La dématérialisation de la facture via la plateforme Clear’Invoice de Ventya nous permet, en un clic, d’identifier les litiges en moins de trois jours puis de les traiter et de les corriger en moins d’une journée, témoigne Cédric Lardeau DSI d’Azaé, société spécialisée dans les services à la personne. Une démarche qui nous prenait plusieurs dizaines de jours auparavant. Au-delà de l’accélération des rentrées de cash, cela contribue donc également à améliorer nos relations clients ». Or, traiter les litiges c’est en effet aussi porter une attention particulière à ses clients et s’attacher à mieux les satisfaire.


Dématérialisation des factures : les règles à respecter

La facturation électronique implique que vos factures soient émises et reçues dans un format totalement dématérialisé permettant d’attester de :

• L’authenticité de la facture (l’identité de l’émetteur doit être garantie et certifiée).
• Sa bonne lisibilité (la facture doit pouvoir être lue facilement par l’utilisateur de l’Administration).
• L’intégrité de son contenu (il ne doit pas pouvoir être modifié et toute tentative de modification doit être détectée).

Lu 3173 fois Dernière modification le mercredi, 30 septembre 2020 10:46
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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