En effet, avec l'essor du télétravail et l'apparition de nouvelles réglementations, c'est désormais la dématérialisation qui prime au sein des services RH : les bulletins de paie sont électroniques et stockés dans des coffre-forts numériques, les notes de frais et demandes de congés peuvent être gérées depuis n'importe quel endroit... Autant de nouvelles habitudes qui requièrent des solutions unifiées, complètes et pertinentes.

Bien plus qu'une simple GED

Par sa nature même de GED, Zeendoc est évidemment en mesure d'assurer la traçabilité et la conservation des documents en adéquation avec les réglementations en vigueur (RGPD). Elle facilite ainsi, au quotidien, les échanges entre collaborateurs, la gestion de projets, ou encore la recherche de documents. Cependant, la solution éditée par Sages Informatique dépasse largement le cadre de la GED en intégrant un module RH poussé.

Les utilisateurs RH ont en effet accès à de nombreuses possibilités visant à faciliter leur quotidien et améliorer leur productivité. Celles-ci concernent notamment :

• les bulletins de salaire, qui apparaissent prêts à envoyer sur le portail de l'utilisateur. Ce dernier a alors la possibilité de programmer des envois numériques (via le coffre-fort numérique MyPrimoBox) ou par voie postale (grâce à un centre éditique intégré)
• les congés, dont la gestion est optimisée grâce à un calendrier recensant les personnes absentes. Chaque organisation peut disposer de son propre formulaire de demandes de congés personnalisé et mettre en place un circuit de validation automatique
• les dossiers d'embauche, centralisés au sein de Zeendoc. En un seul coup d'œil, les professionnels RH peuvent identifier d'éventuelles pièces manquantes. Afin de faciliter le processus de recrutement, il est également possible de créer un workflow adapté basé, là encore, sur l'automatisation (par exemple, lorsque tous les documents nécessaires à l'embauche ont été fournis, la promesse d'embauche est envoyée systématiquement)
• les documents à échéance (fin de période d'essai ou de CDD, entre autres), notifiés aux utilisateurs
• la signature électronique des contrats (de travail ou commerciaux) avec Oodrive, soit en simultané, soit un signataire après l'autre.

Des avantages pour les professionnels comme pour les organisations

En plus d'intégrer un large éventail de fonctionnalités adaptées aux besoins des RH, Zeendoc centralise, au sein d'un espace unique, tous les documents nécessaires aux professionnels pour assurer le suivi des dossiers salariés. L'intégration de ces différentes pièces est largement simplifiée grâce à un classement préétabli dans Zeendoc. Et pour une efficacité accrue, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches par critères ou mots-clés, offrant un gain de temps inestimable.

Surtout, la GED Zeendoc offre une totale maîtrise des coûts liés aux activités RH et à la gestion des documents. En effet, les usages RH sont intégrés de facto sur la plate-forme SaaS, pas de surplus lié à la souscription d'un module RH, seules certaines fonctionnalités liées à un nombre de signatures électroniques ou un nombre de bulletins de salaire sont facturés à la quantité à un prix très compétitif. Zeendoc fonctionne essentiellement sur un modèle d'abonnement et s'adapte donc à tous les budgets, la facturation étant basée sur le nombre de documents entrants, et non sur la capacité de stockage. L'idéal, donc, pour les entreprises plus modestes qui ne disposent pas de moyens suffisants pour se doter d'un SIRH.

Zoom sur la GED Zeendoc

Zeendoc est une solution de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED), éditée par Sages Informatique. L'objectif de la GED est d'accompagner les TPE, PME et Collectivités dans une démarche de dématérialisation de leurs échanges afin de les simplifier, tout en étant conformes aux législations. Avec Zeendoc, les utilisateurs classent, retrouvent, et exploitent leurs documents en toute sécurité. La solution GED Zeendoc permet, entre autres, la dématérialisation des factures et l'automatisation de certains process comme la signature électronique des contrats commerciaux ou la mise en place d'une piste d'audit fiable, l'envoi de bulletins de salaires électroniques ou encore la dématérialisation des notes de frais.

Zeendoc est une solution cloud en mode SaaS ce qui permet de mutualiser des infrastructures en ligne avec une disponibilité de 99,98 % et d'éliminer certains serveurs dans les entreprises. Elle comprend notamment l'intégration d'un tchat documentaire, des circuits de validation...permettant une fluidification des échanges et réduisant également l'empreinte carbone générée par l'envoi de mails avec pièce jointe entre collaborateurs, ainsi que des détections de doublon qui permettent de limiter l'infobésité.

C'est aussi à ce jour, la seule GED bas carbone avec son programme Zeenplanet qui compense l'utilisation de Zeendoc pour ses clients, tout en replantant 1 arbre par jour dans les forêts françaises : Depuis janvier 2020, près de 1 500 arbres ont été plantés. En se rendant sur ZeenPlanet, les utilisateurs de Zeendoc peuvent très simplement calculer l'empreinte carbone du forfait Zeendoc qu'ils utilisent, réaliser l'impact carbone de leur GED et se voir attribuer un badge bas carbone car Sages Informatique a décidé de compenser ses émissions pour ses clients !