Depuis le mois de mai 2019, les entreprises sont libérées de l’obligation de conserver pendant 5 ans les justificatifs papiers de leurs notes de frais. Cette possibilité existait depuis la loi fiscale de 2017 et a été confirmée récemment par l’arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale. Cette révolution est néanmoins très encadrée puisque pour dématérialiser et ne plus conserver un justificatif de note de frais, celui-ci doit respecter certaines règles et justifier d’une « valeur probante ». Le document doit répondre à des critères précis : être enregistré au format PDF, horodaté et scellé, ne pas être modifiable, respecter le référentiel général de sécurité (RGS) français et le règlement européen d’identification électronique et de services de confiance pour les transactions électroniques (eiDAS).

À l’heure du tout numérique et de la simplification, cette dématérialisation légale accompagnée d’un archivage numérique était attendue depuis très longtemps par les entreprises. Cette fonctionnalité est désormais proposée par Traveldoo à travers le développement d’une nouvelle offre dédiée.

Traveldoo a décidé d’aller plus loin en dématérialisant de façon simple et rapide l’intégralité du document note de frais et pas uniquement les reçus papier permettant ainsi un archivage standardisé complet de tout l’historique de la note de frais.

Traveldoo s’appuie sur Universign et CDC Arkhinéo pour offrir le plus haut niveau de sécurité

Pour répondre à tous ces critères, l’archivage doit se faire au sein d’un organisme certifié. Traveldoo a noué des partenariats avec Universign et CDC Arkhinéo, deux prestataires de services de confiance parmi les plus réputés du marché qui figurent sur la liste des fournisseurs certifiés par l’ANSSI* et la Commission européenne (Trusted List).

Une solution de bout en bout qui se traduit par des gains de temps et d’argent

Des économies qui interviennent à 3 niveaux, grâce à :

- La fin du traitement manuel et de l’expédition des justificatifs papier (lourdeur administrative, frais d’envoi, risque de pertes, dégradation du support…).
- La suppression de la conservation et de l’archivage papier particulièrement coûteux (et volumineux) pour les entreprises.
- Le gain de temps et d’argent en cas de recherche de documents lors d’un contrôle. La recherche manuelle représente un coût de 30 € par document selon les spécialistes de l’archivage papier.

Les économies sont substantielles, directes et mesurables, mais les gains de temps et de productivité sont les plus appréciés. L’ensemble du processus de gestion des notes de frais gagne en efficacité.

La solution Traveldoo Expense est conçue pour simplifier et fluidifier de bout en bout le processus de gestion des notes de frais. La solution intègre à présent l’archivage à valeur probante des justificatifs afin d’offrir aux entreprises une gestion totalement dématérialisée des notes de frais. Ce service était très attendu par les clients de Traveldoo, de la PME aux Multinationales et bien sûr par les Centres de Service Partagés, qui vont bénéficier d’un retour sur investissement immédiat.

« À l’heure du tout numérique, le changement de la réglementation était attendu depuis de nombreuses années. C’est une petite révolution. Le fait de ne plus avoir à conserver les justificatifs papier des notes de frais répond à une très forte demande des entreprises. Les besoins sont immenses, une entreprise sur deux gère encore les notes de frais par un processus manuel et/ou l’utilisation d’un simple tableur. Notre objectif est de faire disparaître les traitements manuels pour les remplacer par un processus totalement dématérialisé. Nos solutions s’adressent, et sont à la portée, de toutes les entreprises. Nous les accompagnons dans leur programme de transformation digitale. La gestion dématérialisée des notes de frais et l’archivage électronique à valeur probante des documents est une fonction clé dans la digitalisation des processus de l’entreprise. Nous nous appuyons sur les meilleures technologies de sorte à garantir le plus haut niveau de sécurité à nos clients », précise Stéphane Donders, CEO de Traveldoo.

*ANSSI : Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information