De la dématérialisation des factures au remboursement, Expensya (en version web et mobile) simplifie la gestion des dépenses de toutes les entreprises peu importe leur taille et leur domaine.

« Notre processus de gestion des dépenses n’était ni moderne ni pratique pour nos collaborateurs. Principalement quand il nous manquait un ticket de caisse ou autre élément pour justifier les frais. Dire à notre personnel qui gère les notes de frais que tout est fait à la main…ça ne fait pas moderne. En adoptant Expensya, le système de gestion des dépenses n’est plus un frein ! », explique Pierre Helleboid, Chef de Projet Informatique chez Saint-Maclou.

Déploiement efficace de la solution Expensya pour fluidifier les dépenses

L’humain est une valeur sans laquelle Saint-Maclou ne peut pas entamer une collaboration pérenne. Expensya a su les conforter dans leur choix à ce sujet. En effet, l’accompagnement personnalisé et qualitatif qui leur a été administré tout au long de l’implémentation de la solution a été particulièrement souligné et apprécié.

Selon Pierre Helleboid, « la cheffe de projet Expensya a su nous conseiller et nous assister dès qu’on en éprouvait le besoin. Cela nous a permis de nous familiariser avec tous les fondements de l’application et d’en maîtriser parfaitement son usage. Il s’agit d’un système de gestion très fonctionnel et adapté à nos besoins : gain de temps, facilité de la démarche, dématérialisation et centralisation… ».

Dès la mise en place de la solution Expensya, une amélioration notable des processus de gestion des dépenses s’est opérée. Réduire les erreurs de saisies et automatiser l’ensemble des processus de gestion était donc primordial pour l’entreprise. Ainsi, depuis l’adoption d’Expensya, toute la gestion des dépenses professionnelles est simplifiée et automatisée. L’ensemble des collaborateurs sont désormais libérés de la saisie manuelle et ne perdent plus de temps à classer, trier ou même conserver leurs justificatifs.

Aujourd’hui, le délai de traitement et de remboursement des dépenses a été considérablement réduit. Expensya a ainsi su répondre aux principales problématiques rencontrées par l’entreprise en apportant une solution connectée et intuitive qui facilite le quotidien des collaborateurs de Saint-Maclou.

Les atouts indéniables de cette solution ergonomique et simple à utiliser

Le système de gestion d’Expensya a permis à Saint-Maclou de considérablement optimiser et fluidifier son fonctionnement sur ce point. Le temps de délai a significativement été rendu plus efficace.

Pierre Helleboid, Saint-Maclou est maintenant capable de rembourser les dépenses engagées par leurs collaborateurs en un temps record. « Une révélation qui permet un gain de productivité et une qualité de contrôle impressionnante malgré nos règles de remboursement un peu spécifiques ! On a dépassé les 100 000 euros de remboursement sur l’application et notre délai de traitement est maintenant de 10 jours ! ».

Tous les collaborateurs sont satisfaits de l’ergonomie de l’application et de ce nouveau mode de fonctionnement connecté et intuitif.

« À mes yeux, l’un des grands points forts de cette application est que ce logiciel intelligent est capable de traiter une note de frais provenant directement d’un email. Il est maintenant inutile de l’enregistrer manuellement. Avec sa technologie OCR+, la facture (qu’elle se trouve en pièce jointe ou dans le corps du mail) est directement saisie et ajoutée à mon compte », conclut Candice, Account Manager chez Saint-Maclou.

La solution offre des fonctionnalités innovantes permettant d’automatiser la gestion des dépenses de l’entreprise. Expensya a su répondre aux besoins de Saint-Maclou en termes de simplicité d’utilisation, de fluidité des process et de gain de temps.

Selon Pierre Helleboid, tous les utilisateurs sont satisfaits sur plusieurs niveaux : 

• L’application mobile permet aux collaborateurs nomades de profiter d’une solution pensée pour les accompagner à chaque étape du voyage d’affaires et de gérer tous les types de frais en un seul clic : avant, pendant et après le déplacement professionnel. 

• La reconnaissance intelligente permet de simplifier la saisie des dépenses et d’éliminer les erreurs de saisie. Toutes les informations pertinentes sont détectées en quelques secondes par la technologie OCR+ d’Expensya et la note de frais est automatiquement générée, prête à l’envoi pour vérification et validation auprès du manager. 

• L’économie remarquée au niveau du temps de traitement a également permis à l’entreprise de réduire les délais de remboursement des dépenses auprès des collaborateurs.