Après la création de PHOENIX A.C.F. en 2011, cabinet spécialisé dans l’audit, le conseil et la formation, de PHOENIX G.F.I. en 2012 (Gestion de Flotte par Internet), société éditrice d’un logiciel dédié à la gestion de flottes automobiles et accessible via Internet, Fabien Goussault et Paul Duchêne lancent aujourd’hui Phoenix G.F. (Gestion de Flotte). Cette société permettra l’externalisation totale ou partielle de la gestion de la flotte.

Fabien Goussault, comptable de formation, a exercé le métier de gestionnaire de flotte avant de participer au développement de Winflotte, éditeur de logiciels spécialisés, puis de rejoindre ERCG, structure de conseil et de gestion pour compte en tant qu’actionnaire. De son côté, Paul Duchêne s’appuie sur une expérience de plus de 20 ans dans des fonctions d’organisation et de management de la qualité et des processus au sein du groupe Michelin.

Avant de développer le logiciel PHOENIX, ses concepteurs ont pu appréhender les lacunes des outils existants pour les avoir utilisés au quotidien. Aujourd’hui, PHOENIX s’affirme comme l’outil le plus complet du marché. Disponible sur Internet, PHOENIX multiplie les innovations. A titre d’exemple, pour la première fois, un progiciel de gestion de flotte intègre la base de données de Jato Dynamics grâce à laquelle le gestionnaire de flotte peut élaborer ses catalogues de véhicules à partir d’informations exhaustives sur les tarifs, les taux de CO2 et l’ensemble des données techniques des modèles du marché. Autre exclusivité, PHOENIX propose un workflow de commande entièrement automatisé intégrant différents niveaux de validation. PHOENIX est également le seul outil informatique à gérer la facturation automatiquement grâce à des interfaces développées spécialement par les équipes techniques de l’éditeur. Les fichiers sont lus et analysés pendant la nuit et les anomalies détectées par PHOENIX lors de ces opérations sont mises en évidence et facilitent ainsi leur traitement. Multipliant les innovations, PHOENIX permet de gérer jusqu’à 1 000 véhicules par gestionnaire.

Les équipes techniques de PHOENIX DEVELOPPEMENT ont été guidées par une ligne directrice pour garantir la qualité et la validité des données. Toutes les fonctionnalités et les processus du progiciel guident le gestionnaire de flotte pas à pas au moment de la saisie des informations. Grâce à cette stratégie de développement, le risque d’erreur disparaît et les tableaux de bords et les reporting de PHOENIX s’appuient sur des données fiabilisées.

Un des grands principes fondamentaux du logiciel consiste à concentrer l’ensemble des données liées à la flotte automobile auprès du gestionnaire et à diffuser auprès de l’ensemble des services impactés par l’activité les analyses et tableaux de bords utiles à chacun (Etat mensuel des changements des avantages en nature à la RH, Pilotage des coûts au contrôle de gestion, Suivi fournisseur aux achats, Export mensuels et automatique des coûts vers le système comptable,…)

Pour l’implémentation du logiciel, les équipes de PHOENIX auront défini précisément, avec leur client, les processus en vigueur. Une fois les règles internes paramétrées, l’outil applique les processus adéquats, proposant pour chaque situation le traitement qu’il convient de pratiquer et édite les documents correspondants.

Disponible sur Internet, PHOENIX ne nécessite aucune installation spécifique au sein du système informatique de l’entreprise. Accessible via un login et un mot de passe, le progiciel développé par PHOENIX DEVELOPPEMENT couvre toutes les compétences liées à la gestion d’une flotte de véhicules et automatise en profondeur chacune de ses fonctionnalités. Le responsable de la flotte conserve la faculté de faire paramétrer PHOENIX selon son organisation et ses propres méthodes de travail. « Au quotidien, le gestionnaire de flotte peut être amené à vérifier jusqu’à une quarantaine de paramètres, explique Fabien Goussault. Avec PHOENIX, ces suivis apparaissent automatiquement à l’écran dans un menu spécifique. Ils apportent une aide précieuse et quotidienne au gestionnaire et permettent de lisser la charge et suppriment les pics d’activité. » Outil conçu par des gestionnaires de flottes, PHOENIX répond précisément aux besoins des gestionnaires de flottes et peut permettre à l’entreprise de réaliser 15 % d’économies au minimum sur le TCO d’une flotte de véhicules d’entreprise.