Stewart Harvey, directeur commercial du groupe HRG : « En 2015, les clients exigeront davantage des accords commerciaux qu'ils concluent avec les agences de voyage d'affaires ; nous nous efforcerons donc d'améliorer leurs procédures de gestion des risques liés aux voyages. La situation macroéconomique reste stable dans l'ensemble et les clients cherchent à obtenir davantage sans pour autant altérer la qualité de service.

« Par ailleurs, l'instabilité politique et les incidents liés aux conditions météorologiques, de plus en plus fréquents, représentent des risques plus importants pour les voyageurs. Les clients ont la responsabilité légale d'assurer la sécurité et le bien-être de leurs employés. L'amélioration des programmes de gestion des risques liés aux voyages est donc une exigence de plus en plus marquée qui, nous le croyons, persistera en 2015.

« Comment vont-ils faire pour concrétiser tout ça ? Nous constaterons une hausse de l'intégration des programmes voyage des clients et nous pourrons donc utiliser les Smart Data pour atteindre les objectifs définis pour 2015 ».

Respect des programmes
Il n'est pas toujours possible d'accéder aux technologies et aux services de voyage par l'intermédiaire d'un prestataire unique. Les clients cherchent donc à rassembler leurs technologies pour créer un programme commun cohérent afin de garantir la conformité, le contrôle et la réduction des coûts.

« Cela n’a rien de nouveau en tant que tel », explique S. Harvey. « Nous avions déjà discuté de ces trois objectifs, ce qui a changé, c'est que nous collaborons à présent avec nos clients pour pouvoir les atteindre. Notre clientèle des secteurs Maritime et Énergie en est un excellent exemple. En raison des exigences uniques liées aux opérations en situation difficile, les clients de ce secteur ont mis au point leur propre technologie interne, telle que des bases de données des entreprises avec lesquelles ils travaillent.

« Ils ont besoin des bons entrepreneurs, au bon endroit, au bon moment. Et surtout, des bons documents. Les voyages sont nécessaires au succès de leurs activités et en intégrant cette technologie en stand alone dans leurs outils externes de reporting, de réservation et de gestion des notes de frais, les clients pourront réduire les retards coûteux et garantir une approche commune et cohérente de leur programme de voyage.

Smart Data
Les clients utilisent leurs données de voyage de façon de plus en plus judicieuse, et cette tendance devrait se poursuivre en 2015, si l'on en croit S. Harvey : « Les clients utilisent leurs données de voyage d'une manière qui aurait été inimaginable il y a trois ans. Ce qui était jadis la spécialité du data analyst est, à présent, à la portée de tout individu en mesure d'utiliser une souris et un clavier.

« Nous constatons cette tendance grâce à la manière dont les clients utilisent et orientent le développement de HRG Insight, notre outil de géolocalisation et de reporting. HRG Insight a été conçu pour les spécialistes d’analyses de données, en leur offrant la possibilité d'étudier tout type de données de voyage. Toutefois, les commentaires des clients ont révélé qu'ils souhaitaient que ces données soient utilisées efficacement, en les plaçant entre les mains des Travel Managers. C'est pour cette raison que nous avons amélioré la pertinence des données dans certains domaines en ajoutant une fonction de reporting ».

L'un de nos clients, présent dans 90 pays, compte plus de 4 000 responsables de centre de coûts, dont un grand nombre ne possède pas beaucoup d'expérience dans les données de voyage. Grâce à l'amélioration du reporting de HRG Insight, HRG est en mesure de fournir à ces responsables de centre de coûts des données toutes prêtes à utiliser, telles que des comparaisons des dépenses d'une année à l'autre ou encore le comportement du voyageur individuel lorsqu'il réserve son voyage.
S. Harvey ajoute : « En fournissant des Smart Data pertinentes et actuelles, nous sommes en mesure d'offrir à nos clients un meilleur aperçu de leurs dépenses de voyage au niveau d'un centre de coûts et de les aider à respecter les politiques en se concentrant sur le comportement du voyageur et en évaluant leurs performances dans le but de réduire les dépenses futures. »

Économies commerciales
La consolidation, qui a été une fonction clé des programmes de voyage des clients ces dernières années, est essentielle pour améliorer les benchmark et les négociations avec les fournisseurs, la gestion des données, le suivi des voyageurs et le contrôle des dépenses. À mesure que les clients consolident de nouveaux marchés, intègrent les dépenses liées au transport et logement ainsi que les notes de frais dans leurs programmes de voyage, ils ont un meilleur aperçu de leurs dépenses totales de voyage.

S. Harvey explique : « C'est très bien d'avoir des données supplémentaires. Mais l'important, c'est ce que l'on en fait. Un meilleur aperçu des dépenses de voyage permet d'identifier de nouvelles opportunités commerciales. Cela signifie donc une amélioration des négociations avec les fournisseurs, des décisions plus éclairées concernant le site qui accueillera les réunions ou encore, une influence sur le comportement des voyageurs.

« Grâce à ces données supplémentaires, l'équipe HRG de data analysts peut mener davantage d'analyses des tendances. Nous cherchons de plus en plus à savoir qui réserve des voyages, quand ils réservent et pour qui ils réservent. Grâce à une analyse d'hypothèses, nos analystes peuvent émettre des recommandations pour un programme de voyage client, en identifiant les opportunités qui permettront de réaliser davantage d'économies commerciales et de gérer plus efficacement les budgets voyages ».

Gestion des risques liés aux voyages
En raison des obligations des clients en matière de sécurité, la gestion des risques liés aux voyages restera l'une des priorités de 2015, surtout au regard de l'augmentation de l'instabilité géopolitique et des effets néfastes des incidents liés aux conditions météorologiques.

« La gestion des risques est un domaine dans lequel les clients doivent investir davantage s'ils veulent satisfaire leurs exigences de sécurité » déclare S. Harvey, « toutefois, comme les risques couvrent différents secteurs d’activité, il est difficile de trouver avec certitude le responsable de chacun des composants du programme de gestion des risques liés aux voyages. Par conséquent, en cas de problème, la réponse n'est pas aussi rapide et efficace qu'elle le devrait ».

Bien que la plupart des clients aient mis en place une politique en la matière, il est nécessaire de bien comprendre les structures internes et les responsabilités en cas d’événements exceptionnels. De cette manière, la politique pourra être communiquée efficacement et s'adapter aux exigences commerciales en mutation, tout en restant solide dans l'adversité.

S. Harvey ajoute : « Il est essentiel pour les clients d'élaborer une politique de gestion des risques des voyages qui met en oeuvre les mécanismes nécessaires pour répondre à une crise. En élaborant et en mettant en place une stratégie intégrée de gestion des risques communiquée clairement au sein de l'entreprise, les clients peuvent atténuer leur vulnérabilité dans quatre domaines : réputation de l'entreprise, risques financiers, devoirs en matière de sécurité et obligations légales ».