Même si l’équipement en solution de dématérialisation de factures est à l’ordre du jour, il subsiste encore beaucoup de méconnaissances sur les bonnes règles à appliquer.

Un constat « terrain » appuyé par les résultats d’une étude menée par Markess by exaegis en collaboration avec la DFCG¹ : 45 % des entreprises répondantes ont déjà recours à la facturation électronique depuis début 2020, et près de 33 % prévoient de s’équiper d’une solution d’ici le 1er janvier 2024.

Une facture scannée envoyée électroniquement est considérée comme une facture électronique

FAUX - Selon la règlementation fiscale, une facture électronique est une facture (ou un flux de factures), créée, transmise, reçue et archivée sous format électronique.

Face à un l’enjeu crucial des entreprises dans la gestion de l’hétérogénéité des partenaires, le prestataire de dématérialisation doit être en mesure de proposer des réponses techniques adaptées à tout type de flux (structuré, mixte, numérisé, papier).

Un échange de fichier structuré avec un client est un mode de dématérialisation fiscale en EDI

FAUX - Le fichier structuré qui peut être dans un format de type UBL, XML ou EDIFACT doit être également accompagné d’un lisible de la facture (= représentation graphique de la facture) à des fins de lisibilité et de restitution en langage clair en cas de contrôle de l’administration fiscale.

À ce lisible, s’ajoutent les listes récapitulatives en émission/réception et le fichier des partenaires. En cas de non génération de ces listes récapitulatives et/ou fichier des partenaires, le flux de facture en mode structuré tombe dans le régime du mode de dématérialisation en Piste d’Audit Fiable.

En pratique, les clients mettant en place des EDI cherchent à procéder à l’intégration automatisée de leurs flux au sein de leur SI et ainsi effectuer le minimum d’actions « manuelles ».

N’importe quel type de signature électronique permet de signer une facture au format PDF

FAUX - Il est nécessaire d’utiliser une signature électronique dite « qualifiée » ou signature électronique admise par l’Administration Fiscale comme équivalente à une signature « qualifiée » à savoir de type RGS 2 ou 3 étoiles : sorte de cachet serveur (= signataire personne morale).

En cas de non utilisation d’une signature au niveau requis par la règlementation fiscale (ex : signature RGS de type une étoile), la facture signée tombera dans le régime du mode de dématérialisation dite Piste d’Audit Fiable.

Les contrôles documentés et permanents sont mis en place après le processus de facturation

FAUX - Les contrôles documentés et permanents doivent être mis en place dès lors qu’un processus de facturation existe (facture papier ou facture électronique non dématérialisée en mode EDI ou mode signé), et être mis à jour à chaque changement dans l’organisation des contrôles.

Le point de départ de la PAF doit correspondre au point de départ du processus de facturation ce qui suppose que la documentation décrivant les contrôles doit être élaborée au moment de la mise en place de la Piste d’Audit par l’entreprise et doit retracer toutes les étapes du processus de facturation.

Une facture à destination de la sphère publique est aussi soumise à la réforme applicable en 2024

FAUX - La réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur en 2024 avec une généralisation progressive à l’horizon de 2025 concerne les flux de la sphère privée (flux B2B domestiques et transfrontaliers et flux B2C).

La majorité des entreprises adressant des flux à la sphère publique via Chorus Pro adresse également des flux en B2B en France et/ou à l’étranger et parfois même des factures en B2C.

La réforme s’applique aussi dans les échanges entre la France et l’étranger

VRAI - Les flux non domestiques (dits transfrontaliers) : fournisseur français vers clients UE ou non UE sont concernés par la réforme de la facture électronique en France applicable dès 2024. Les émetteurs de factures français assujettis à la TVA à destination de clients hors de France doivent générer un e-reporting à des fins de transmission à l’administration fiscale.

Il n’est pas utile de passer par une plateforme pour envoyer une facture, il suffit de le faire en format PDF signé électroniquement

FAUX - Dans le cadre de la réforme, la transmission des flux facture implique plusieurs acteurs. Des plateformes privées certifiées qui devront extraire des factures les données attendues par l’administration fiscale.

Les fournisseurs non adhérents à des plateformes certifiées devront transmettre directement leurs factures à la plateforme publique qui se chargera de l’extraction des données attendues.

L’utilisation d’un PDF natif (signé ou non) suffit pour respecter la dématérialisation fiscale dans le cadre de la réforme applicable dès 2024

VRAI - En début de réforme, le PDF simple (= PDF natif) sera maintenu sous réserve de pouvoir extraire toutes les données attendues par l'administration fiscale. Pour ce faire, elles devront être traitées dans une chaîne OCR.

MAIS ATTENTION - À terme, seuls les formats structurés ou mixtes (image + fichier de données structuré) seront admis, formats répondant à la norme européenne (UBL CII) ou au format mixte de type FacturX.

S’équiper d’une solution de dématérialisation peut attendre le 1er janvier 2024

VRAI - Il est juridiquement possible d’attendre le 1er janvier 2024, mais il est impératif de prendre en compte le temps de mise en place du projet, de prise en main de la solution, des changements organisationnels à mettre en place au sein de vos structures, de prévoir les budgets associés.

À NOTER TOUTEFOIS

La facture est un document critique pour les entreprises, et cette réforme implique la refonte de processus et l’implication de plusieurs services. Un retard dans la capacité à recevoir les factures au 1er janvier 2024 conduirait à des sanctions prévues par l’État.

Pour ne pas subir cette transition, il convient d’anticiper l’échéance et d’aligner les différents départements de l’entreprise afin de solliciter dès à présent l’ensemble des acteurs impliqués, et d’envisager sereinement cette transformation digitale pour l’entreprise et ses collaborateurs.

¹ Étude menée auprès de 83 décideurs des métiers DAF et DG, entre décembre 2019 et janvier 2020.

Cet article daté initialement de juin 2021, a été mis à jour le 23 décembre 2021, suite aux nouvelles dispositions prise en matière de dématérialisation fiscale.