Les nouveaux formats de facture électronique

Les nouveaux formats de facture électronique

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Par contrainte ou par conviction, les entreprises françaises sont de plus en plus nombreuses à dématérialiser leurs factures. Pour les accompagner dans cette démarche et simplifier la mise en place de tels projets, le gouvernement continue de légiférer tandis que les instances normatives travaillent à la standardisation des formats de factures électroniques. C’est ainsi qu’est né Factur-X.

En France, près de 2,5 milliards de factures BtoB sont échangées chaque année. Les créances inter-entreprises portées par ces factures représentent plus de 600 milliards d’euros. En 2016, elles correspondent à 44 jours de chiffre d’affaires sur les créances clients (Bulletin de la Banque de France, janvier-février 2018). En contrepartie, les délais de paiements de factures fournisseurs (51 jours d’achats) conduisent à une balance commerciale de 11 jours de chiffres d’affaires.

Christophe ViryTout l’enjeu pour les entreprises consiste aujourd’hui à réduire ces délais de paiement. Une démarche qui passe notamment par l’accélération des délais de transmission et de traitement des factures et donc, par la dématérialisation des factures. « Les entreprises ont d’ailleurs bien compris l’intérêt de la démarche, déclare ainsi Christophe Viry, Product Marketing Manager chez Generix. 100% des deux milliards de factures échangées chaque année en France entre les entreprises devraient être dématérialisées dans les cinq ans, dix ans au maximum. Trois voies sont ainsi recommandées par le législateur pour respecter les obligations réglementaires en matière de création des originaux fiscaux et assurer l’authenticité de l’origine, la lisibilité et l’intégrité de la facture : transmission d’un message structuré de type EDI ou XML, envoi d’un fichier signé électroniquement (image, PDF) ou toute autre solution technique dès lors que des contrôles documentés et permanents permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou de la prestation ».

Les différents modes de dématérialisation de la facture

Les solutions actuellement disponibles impliquant l’utilisation de formats « structurés » (à savoir traitables et lisibles par un ordinateur), et en particulier l’EDI, existent ainsi depuis de nombreuses années. Cependant, comme elles restent assez lourdes à mettre en œuvre et nécessitent que les entreprises émettrices et réceptrices se mettent d’accord sur un format d’échange, elles sont essentiellement utilisées par les grandes entreprises et les ETI en capacité de déployer, d’intégrer et de conserver ces formats de factures.

Les TPE et PME utilisent pour leur part davantage des solutions alternatives moins lourdes à déployer (portails fournisseurs, systèmes Web-EDI, factures PDF signée) et qui reposent sur des factures images (papier ou PDF). Pour que ces dernières soient intégrées dans le système d’information de l’entreprise, elles doivent néanmoins être accompagnées d’un document structuré. La facture PDF signée reste donc à l’heure actuelle contraignante pour le récepteur qui doit systématiquement vérifier la validité de la signature électronique de toutes les factures reçues.

C’est la raison pour laquelle la majorité des entreprises continuent aujourd’hui d’échanger leurs factures au format papier ou choisissent de les envoyer directement sous la forme de fichiers PDF simples. Un mode d’échange simple à mettre en œuvre par toutes les entreprises et qui évite de numériser et d’archiver les factures papier. En revanche, il nécessite de mettre en place une piste d’audit fiable, mais celle-ci est de toute façon obligatoire pour les factures papier depuis 2013.

Factur-X la solution de simplification attendue ?

Face à cette problématique, la Factur-X (appelée également « facture hybride » ou « facture mixte ») pourrait apparaître comme une solution adaptée. Elle est d’ailleurs aujourd’hui présentée par de nombreux acteurs du digital comme l’avenir de la facture électronique. En France, ses spécifications ont été publiées le 9 juillet 2017 sur le site du FNFE-MPE.

Nathalie GhozaliConcrètement, Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique combinant à la fois une image PDF et les données de la facture au format XML. En ce qui concerne les données, Factur-X est donc en même temps une facture lisible au format PDF et un fichier de données contenant toutes les informations utiles à un éventuel traitement automatique. « Ce format permet d’envoyer un PDF A3 signé, intégrant un ou plusieurs fichiers structurés (pièces justificatives), en fonction des besoins du récepteur, explique Nadia Ghozali, directeur projet chez Ventya. La Factur-X réconcilie ainsi les mondes des factures « structurées » (lisibles pour l’ordinateur et utiles à l’automatisation) et les factures images PDF (représentation visuelle de la facture lisible pour les humains, à des fins de contrôle et qui présente toutes les informations fiscales/TVA et légales de facturation) ». Que les factures soient destinées à la sphère privée ou à la sphère publique (via Chorus Pro qui devrait prochainement intégrer ce nouveau format de facture), leurs processus de traitement et de paiement deviendront plus rapides, réduisant ainsi les délais de paiement. Enfin, comme pour les autres formats de factures dématérialisées, la Factur-X génère des économies en temps et en argent aussi bien pour l’émetteur (qui n’aura plus à imprimer, mettre sous pli, oblitérer et envoyer les factures) que pour le récepteur qui n’aura plus besoin de les scanner ou de les ressaisir.

Ce nouveau standard, facilement utilisable par toutes les entreprises, pourrait donc favoriser le développement de la facture électronique entre entreprises du privé. Et ce, d’autant plus qu’il est reconnu à l’échelle européenne. En effet, Factur-X est la première implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931, publiée par le Comité Européen de Normalisation le 28 juin 2017 et qui définit un modèle de données sémantiques pour les factures électroniques adressées aux pouvoirs publics. À partir du 18 Avril 2019, les e-factures émises et envoyées conformément à la norme EN 16931, ne pourront en effet plus être refusées par les acheteurs publics destinataires.

Le secteur public dispose de sa propre plate-forme

Depuis le 1er Janvier 2017 et progressivement jusqu’en 2020, tous les fournisseurs du secteur public devront obligatoirement adresser leurs factures sous forme électronique par le biais du portail Chorus Pro. Au-delà de l’obligation, chaque fournisseur a néanmoins la possibilité de choisir le format d’envoi de ses factures parmi plusieurs options proposées par Chorus Pro : saisie directe sur le portail, chargement de fichiers PDF (signés ou non), mise en place d’une communication EDI (UBL ou CII). Selon le gouvernement, près de 10 millions de factures avaient déjà, fin 2017, transité par Chorus Pro. Parmi les 80 000 fournisseurs de l’état utilisant la plate-forme, 80 % sont des PME, pourtant concernées par l’échéance du 1er janvier 2019.

Lu 8716 fois Dernière modification le mardi, 15 mai 2018 08:38
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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