5883 CONTENT gop 1000x90 2024 Microsoft Work Magic W24

Les clés pour optimiser les coûts du traitement des factures

Finance Écrit par  lundi, 30 septembre 2013 08:48 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
Évaluer cet élément
(1 Vote)

> Azur Technology s'engage sur toute la chaîne de la dématérialisation

En émission ou en réception, le traitement d’une facture a un coût. Sa dématérialisation est donc un enjeu de taille pour des raisons économiques mais également d’optimisation des processus de la chaîne order-to-cash.

La dématérialisation des factures est devenue un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises.
Au-delà de 50 factures par jour, en émission comme en réception, la dématérialisation présente en effet de nombreux avantages financiers. Arthur D.Little (cf. tableaux ci contre), s’est ainsi penché sur la question du coût des différentes étapes du traitement d'une facture reçue et émise. Lors de son étude, il établit la différence entre une facture papier et une facture dématérialisée. Il en conclut que le coût de traitement d'une facture dématérialisée est au moins divisé par trois.

 



Factures fournisseurs : les gains financiers portent sur le traitement du courrier et la saisie
« En matière de facture fournisseur, la suppression de la saisie en début de chaîne, grâce aux technologies de lecture automatique de documents (LAD), est ainsi l’un des premiers vecteurs d’économies générées par la dématérialisation, explique Jean-Louis Sadokh, PDG d’Azur Technology. Les comptables, déchargés de la saisie des factures entrantes, se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’entreprise réalise ainsi, dès la réception de la facture, d’importants gains de productivité ». Les technologies de la dématérialisation permettent également de centraliser l’ensemble des factures en réception, quel qu’en soit le format (papier, mails, Internet…) et de mettre en place un processus de gestion unique. Le traitement des factures fournisseurs gagne alors en fluidité et en rapidité. Les litiges sont détectés en amont, les fournisseurs payés plus rapidement et leur satisfaction améliorée. « Une démarche qui sera d’autant plus intéressante et rentable pour les entreprises en multisites, précise Jean-Louis Sadokh. La dématérialisation leur offre l’opportunité de mettre en place un workflow de validation et de s’assurer du respect des conditions commerciales passées avec le fournisseur. L’entreprise gagne sur la qualité et la rapidité des process ».

Une comptabilité analytique plus précise
Parallèlement, la dématérialisation des factures fournisseurs automatise le contrôle de gestion ou la comptabilité analytique. « Les technologies de dématérialisation apportent en effet la capacité à l’entreprise de réaliser automatiquement une analyse détaillée de la facture, ajoute Jean-Louis Sadokh. Les comptables ont ainsi une meilleure visibilité sur les dépenses engagées auprès des fournisseurs et sur leur rentabilité ». Des bénéfices notamment relevés par Europe Airpost qui a déployé la solution de dématérialisation des factures fournisseur d’Azur Technology dès 2007. Depuis que la solution est opérationnelle, Europe Airpost a constaté des gains de 30 % en moyenne dans le traitement de ses factures entrantes, tant pour les directions opérationnelles que pour le service administratif. Un gain de temps qui peut monter à 80 % pour les factures les plus simples. Grâce à l’imputation automatique, à l’accès immédiat à l’ensemble des informations et à l’optimisation de la traçabilité des opérations, notamment sur l’encours des traitements de validation, le travail du contrôleur de gestion a gagné en simplicité. « Avec cette solution, nous avons optimisé les traitements comptables et analytiques, tout en ayant supprimé entièrement le papier, explique Thierry Cornuault, directeur du Contrôle de Gestion et de la Comptabilité d’Europe Airpost. Quand aux délais de paiement ils sont désormais de 20 jours en moyenne et peuvent être réduits à moins d’une semaine pour certains fournisseurs, dans le domaine des carburants notamment ».

Factures clients : vers une amélioration du BFR
Du côté des factures clients, les bénéfices de la dématérialisation sont tout autant quantifiables. « En matière de factures clients, il convient de s’appuyer d’une part sur les coûts liés au matériel nécessaire, tels que le papier, l’encre, les enveloppes et l’affranchissement, et, d’autre part, sur les coûts en termes de main-d’œuvre, mise sous pli, dépôt à La Poste… », explique Jean-Michel Bérard, président du Directoire d’Esker. Comme pour les factures fournisseurs, la mise en place de la dématérialisation des factures clients permet ainsi de diviser jusque par trois le coût d’une facture. « Mais le principal bénéfice de la dématérialisation des factures clients repose sur les gains générés en termes de besoin en fond de roulement (BFR), ajoute Jean-Michel Bérard. L’entreprise facture en effet plus rapidement et les relances, alors automatisées, sont réalisées selon des scénarios prédéfinis. L’entreprise peut ainsi gagner de 3 à 5 jours en matière de délais de paiement, ce qui, sur une année, peut repré­senter jusqu’à 1,5 % de son chiffre d’affaires ; une somme sur laquelle, non seulement elle ne paie pas d’intérêt à la banque, mais  qu’elle peut même placer ».

Un constat notamment fait par le Groupe Yves Rocher, qui a mis en place une solution Accelya de dématérialisation des factures vers ses Partenaires magasins. « Depuis, nous avons accéléré les délais d’émission et de mise à disposition de nos factures et optimisé nos flux revenus », témoigne Alain Lefeuvre, de la direction financière d’Yves Rocher. Nous avons par ailleurs réalisé des économies en termes de temps/hommes, équivalentes à un trois-quarts temps. Enfin, la Partenaire Magasin dispose désormais d’un accès immédiat à ses factures, connaît ses échéances et peut piloter sa trésorerie en demandant, selon son choix, un éventuel escompte de règlement » (cf encadré). Enfin, en bout de chaîne, l’archivage des factures (entrantes ou sortantes) reste également un centre de coût important pour l’entreprise. Les technologies de dématérialisation permettent alors d’archiver et de classer les factures en fonction de différents critères. « L’entreprise gagne en termes d’espace d’archivage, évite la multipli­cation des copies des factures et facilite la recherche des documents, notamment par les demandes émanant des clients,  des commissaires aux comptes, des comptables ou encore de l’admi­nistration fiscale », poursuit Jean-Louis Sadokh.

Un retour sur investissement rapide
Que ce soit pour les factures fournisseurs ou pour les factures clients, le retour sur investissement (ROI) est généralement très rapide. Certes, les entreprises doivent s’équiper ou s’appuyer sur un prestataire externe de la dématérialisation, ce qui a un coût.
Mais dans un cas comme dans l’autre le ROI est généralement atteint rapidement. « Dès lors qu’une entreprise émet plus de 100 factures par jour, elle constate généralement un ROI en moins de 18 mois », conclut Jean-Louis Sadokh. Un délai qui diminuera d’autant plus que la volumétrie des factures augmentera.

Anne DEL POZO

 

 

                                    

Legoueix dématérialise son cycle Order-to-cash avec Esker

Depuis 2009, Legoueix, distributeur d’outils pour professionnels des métiers de l’énergie et de l’eau, externalise l’envoi de ses 4 500 factures clients mensuelles avec Esker. Une première étape qui a permis à la société de réaffecter une personne sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Aujourd’hui, Legoueix passe à l’archivage électronique des factures sur le portail Esker et à la dématérialisation du traitement des bons de commandes clients. La dernière étape consistera à mettre en place la facturation électronique afin de répondre aux besoins de certains de ses clients. « Automatiser et dématérialiser des processus manuels lourds et chronophages tels que le traitement des commandes ou l’envoi des factures clients étaient des leviers de productivité majeurs », explique Sabrina Hauchecorne, responsable Qualité et Méthodes de Legoueix.

« Fort de notre collaboration avec Esker depuis plusieurs années, nous avons naturellement choisi de leur confier la dématérialisation de l’ensemble de notre cycle order-to-cash : des commandes clients à la facturation jusqu’à l’archivage ». Des processus qui permettent aujour­d’hui à Legoueix de dématé­rialiser le traitement de ses bons de commandes, d’automatiser et d’externaliser l’envoi de ses factures clients et, enfin, de déma­térialiser fiscalement ses factures clients et d’archiver ses dossiers clients. « Nous avons ainsi gagné en productivité sur tout notre cycle order-to-cash, ajoute Sabrina Hauchecorne. Nous optimisons la gestion des commandes clients et des factures ainsi que leur traçabilité, gagnons du temps dans le traitement et le délai d’expédition des commandes, diminuons les coûts d’affranchissement grâce au regroupement automatique des factures destinées à un même client au sein d’une seule enveloppe et améliorons le suivi du service clients grâce à l’archivage de l’ensemble des documents ».

                                    

À savoir

Résultats obtenus lors de la mise en place d'une solution de dématérialisation dans le traitement des factures fournisseurs :    
• 91 % de réduction des coûts de traitement des factures
• 46 % de raccourcissement du cycle de traitement des factures
• 12 % de baisse du nombre de retards de paiement
• 30 % de diminution de temps de gestion des requêtes fournisseurs
Source : Aberdeen Group

                                    

Le Groupe Yves Rocher retient Clear’ Invoice d’Accelya

Chaque année, la Marque Yves Rocher France émet 140 000 factures liées à des marchandises ou prestations et 60 000 avis de paiements auprès de ses Partenaires magasins. La mise en œuvre, en France, du dispositif de dématérialisation fiscale des factures a permis un réseau d’un millier de « connectés », répartis entre les Partenaires magasins et leurs cabinets comptables.
« La volumétrie de nos factures et avis de paiements occasionnait l’impression de plus d’un demi-million de pages par an, notamment destinées à l’envoi vers les Partenaires magasins et leurs comptables, mais aussi pour l’archivage légal », explique Alain Lefeuvre, Direction financière Yves Rocher. « Une gestion papier qui générait d’importants coûts en ressources humaines, consommables et affranchissements.

Par ailleurs, ces processus entraînaient également un décalage de 8 à 10 jours pour la mise à disposition de la facture dans le magasin, ce qui n’était pas sans conséquence sur la gestion prévisionnelle de la trésorerie de la Partenaire et de son éventuel choix de règlement sous escompte.
Sans compter les pertes de factures et le temps nécessaire à l'envoi de duplicatas ».

Face à ce constat, le Groupe Yves Rocher décide en 2011 de passer à la dématérialisation de ses factures et retient la solution Clear' Invoice dans le cadre de ce projet. « Un choix motivé par la pertinence du portail Clear' Invoice par rapport à nos besoins mais également par les compétences techniques et la qualité d’écoute du partenaire Accelya », précise Alain Lefeuvre.
 « Avec Clear' Invoice, les factures clients et fournisseurs sont désormais disponibles sur le portail à J+1 au matin. Le contrôle légal et fiscal se fait maintenant automatiquement tandis que les factures sous PDF signés et leurs éventuelles pièces jointes sont conservées de manière réglementaire chez CDC Arkhinéo (Caisse des dépôts et Consignations).
Nous accélérons ainsi les délais d’émission et de mise à disposition de nos factures et optimisons nos flux revenus », ajoute Alain Lefeuvre.
« Nous avons par ailleurs réalisé des économies en termes de temps/hommes équivalentes à un trois-quarts temps. Enfin, la Partenaire magasin dispose ainsi d'un accès immédiat à ses factures, connait ses échéances et peut piloter sa trésorerie en demandant selon son choix un éventuel escompte de règlement ».

Lu 37295 fois Dernière modification le jeudi, 09 juillet 2015 13:53
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

Annonces

cta livre blanc facture

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

inscrit.png   

Paru le 30 juin 2024
GPO Magazine Hors-série RH, Entreprise Agile et Mobilité
Demandez votre exemplaire au service Vente au numéro

Visualiser extrait HS Mobiilté GPO 06:24.png

Paru le 4 mars 2024
GPO Magazine N°113
Demandez votre exemplaire au service Vente au numéro

Lire l'extrait GPO 113.png

Livres Blanc et E-book

15 propositions pour lutter contre la fraude et la criminalité financière
Comment améliorer la lutte contre la fraude et la criminalité financière ? Quel arsenal législatif…
Guide Infrastructure 2024 pour gérer plus facilement son IT
Dans un environnement où la technologie évolue, les entreprises doivent constament adapter et améliorer leurs…
Guide stratégique pour la direction générale : implémentation et utilisation optimale d'un ERP
La mise en place ou le remplacement d’une solution ERP est un choix fort qui…
Plus de livres blanc

Webinaires

Facturation Électronique 2024 : une opportunité de performer pour les entreprises !
Une enquête de Wax Digital a révélé que 70 % des professionnels de la comptabilité…
Comment faire prospérer son entreprise dans la conjoncture actuelle ?
Pour accompagner les entreprises au plus près de leurs préoccupations, les experts de KPMG, Crédit…
Comment aborder la fin du « quoi qu’il en coûte » ?
Symboles du « quoi qu'il en coûte » comme réponse au Covid-19, les prêts garantis…
Plus de webinaires

Services aux entreprises

è Comment gérer plus facilement son infrastucture IT ?

Le guide complet pour découvrir toutes les solutions IT qui permettent d'élaborer une stratégie informatique performante : solutions d'infrastructures, réseau et sécurité, énergies, baies et racks

Télécharger le Guide Infrastructure IT 2024-2025

Photo Guide Infra IT 2024 Inmac.png

 

è Direction générale, quel niveau d'exigence requis pour le déploiement d'un ERP dans une entreprise industrielle ?

Les clés du niveau d'implication de la direction générale dans un projet d'acquisition ou d'implémentation d'un ERP industriel

Télécharger le livre blanc 

EBOOK SYLOB - Direction Générale.jpg

 

è Comment les données et l’IA peuvent révolutionner les prises de décision ?

L'impact que les données peuvent avoir sur l’entreprise et comment des outils technologiques permettent d’exploiter ces données de manière efficace et sécurisée.

Visualiser la vidéo sur notre chaîne en cliquant ici


è
 Découvrez le réel impact de Windows 11 Professionnel

Grâce à la sécurité activée par défaut, les entreprises du monde entier prennent des initiatives plus audacieuses et des décisions plus rapides.

 
è Facturation électronique 2026

Un guide détaillé sur les étapes clés pour réussir son passage à la facturation électronique 2026 et franchir le pas de la dmatérialisation, avec tous les bénéfices qui l'accompagnent.

LB Facturation electronique 2026 Docuware.png

 

è  BUSINESS FRANCE : Établir des relations commerciales en l'Allemagne

L'Allemagne est le premier partenaire commercial de la France et représente le plus fort potentiel à l'export de la France à horizon 2025. Ce marché à la fois passionnant et exigeant mérite d'adopter une stratégie durable pour établir une relation commerciale sur le long terme. Tel est l'objectif de ce livre blanc de 64 pages intitulé "Quelle stratégie pour établir une relation commerciale avec l'Allemagne", proposé par Business France et ses partenaires de la Team France, et téléchargeable gracieusement.

 Couverture Livre Blanc Business France Allemagne.png

 
è  SYLOB : ERP pour l'industrie

Anticiper les évolutions industrielles et se projeter dans l'usine intelligente du futur, tels sont les objectifs visés par ce guide pratique de 20 pages à destination des PME intitulé "Industrie 4.0 & ERP", proposé par Sylob et téléchargeable gracieusement.

Couv Sylob CTA.png

 

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts