Factures fournisseurs : les gains financiers portent sur le traitement du courrier et la saisie
« En matière de facture fournisseur, la suppression de la saisie en début de chaîne, grâce aux technologies de lecture automatique de documents (LAD), est ainsi l’un des premiers vecteurs d’économies générées par la dématérialisation, explique Jean-Louis Sadokh, PDG d’Azur Technology. Les comptables, déchargés de la saisie des factures entrantes, se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’entreprise réalise ainsi, dès la réception de la facture, d’importants gains de productivité ». Les technologies de la dématérialisation permettent également de centraliser l’ensemble des factures en réception, quel qu’en soit le format (papier, mails, Internet…) et de mettre en place un processus de gestion unique. Le traitement des factures fournisseurs gagne alors en fluidité et en rapidité. Les litiges sont détectés en amont, les fournisseurs payés plus rapidement et leur satisfaction améliorée. « Une démarche qui sera d’autant plus intéressante et rentable pour les entreprises en multisites, précise Jean-Louis Sadokh. La dématérialisation leur offre l’opportunité de mettre en place un workflow de validation et de s’assurer du respect des conditions commerciales passées avec le fournisseur. L’entreprise gagne sur la qualité et la rapidité des process ».

Une comptabilité analytique plus précise
Parallèlement, la dématérialisation des factures fournisseurs automatise le contrôle de gestion ou la comptabilité analytique. « Les technologies de dématérialisation apportent en effet la capacité à l’entreprise de réaliser automatiquement une analyse détaillée de la facture, ajoute Jean-Louis Sadokh. Les comptables ont ainsi une meilleure visibilité sur les dépenses engagées auprès des fournisseurs et sur leur rentabilité ». Des bénéfices notamment relevés par Europe Airpost qui a déployé la solution de dématérialisation des factures fournisseur d’Azur Technology dès 2007. Depuis que la solution est opérationnelle, Europe Airpost a constaté des gains de 30 % en moyenne dans le traitement de ses factures entrantes, tant pour les directions opérationnelles que pour le service administratif. Un gain de temps qui peut monter à 80 % pour les factures les plus simples. Grâce à l’imputation automatique, à l’accès immédiat à l’ensemble des informations et à l’optimisation de la traçabilité des opérations, notamment sur l’encours des traitements de validation, le travail du contrôleur de gestion a gagné en simplicité. « Avec cette solution, nous avons optimisé les traitements comptables et analytiques, tout en ayant supprimé entièrement le papier, explique Thierry Cornuault, directeur du Contrôle de Gestion et de la Comptabilité d’Europe Airpost. Quand aux délais de paiement ils sont désormais de 20 jours en moyenne et peuvent être réduits à moins d’une semaine pour certains fournisseurs, dans le domaine des carburants notamment ».

Factures clients : vers une amélioration du BFR
Du côté des factures clients, les bénéfices de la dématérialisation sont tout autant quantifiables. « En matière de factures clients, il convient de s’appuyer d’une part sur les coûts liés au matériel nécessaire, tels que le papier, l’encre, les enveloppes et l’affranchissement, et, d’autre part, sur les coûts en termes de main-d’œuvre, mise sous pli, dépôt à La Poste… », explique Jean-Michel Bérard, président du Directoire d’Esker. Comme pour les factures fournisseurs, la mise en place de la dématérialisation des factures clients permet ainsi de diviser jusque par trois le coût d’une facture. « Mais le principal bénéfice de la dématérialisation des factures clients repose sur les gains générés en termes de besoin en fond de roulement (BFR), ajoute Jean-Michel Bérard. L’entreprise facture en effet plus rapidement et les relances, alors automatisées, sont réalisées selon des scénarios prédéfinis. L’entreprise peut ainsi gagner de 3 à 5 jours en matière de délais de paiement, ce qui, sur une année, peut repré­senter jusqu’à 1,5 % de son chiffre d’affaires ; une somme sur laquelle, non seulement elle ne paie pas d’intérêt à la banque, mais  qu’elle peut même placer ».

Un constat notamment fait par le Groupe Yves Rocher, qui a mis en place une solution Accelya de dématérialisation des factures vers ses Partenaires magasins. « Depuis, nous avons accéléré les délais d’émission et de mise à disposition de nos factures et optimisé nos flux revenus », témoigne Alain Lefeuvre, de la direction financière d’Yves Rocher. Nous avons par ailleurs réalisé des économies en termes de temps/hommes, équivalentes à un trois-quarts temps. Enfin, la Partenaire Magasin dispose désormais d’un accès immédiat à ses factures, connaît ses échéances et peut piloter sa trésorerie en demandant, selon son choix, un éventuel escompte de règlement » (cf encadré). Enfin, en bout de chaîne, l’archivage des factures (entrantes ou sortantes) reste également un centre de coût important pour l’entreprise. Les technologies de dématérialisation permettent alors d’archiver et de classer les factures en fonction de différents critères. « L’entreprise gagne en termes d’espace d’archivage, évite la multipli­cation des copies des factures et facilite la recherche des documents, notamment par les demandes émanant des clients,  des commissaires aux comptes, des comptables ou encore de l’admi­nistration fiscale », poursuit Jean-Louis Sadokh.

Un retour sur investissement rapide
Que ce soit pour les factures fournisseurs ou pour les factures clients, le retour sur investissement (ROI) est généralement très rapide. Certes, les entreprises doivent s’équiper ou s’appuyer sur un prestataire externe de la dématérialisation, ce qui a un coût.
Mais dans un cas comme dans l’autre le ROI est généralement atteint rapidement. « Dès lors qu’une entreprise émet plus de 100 factures par jour, elle constate généralement un ROI en moins de 18 mois », conclut Jean-Louis Sadokh. Un délai qui diminuera d’autant plus que la volumétrie des factures augmentera.

Anne DEL POZO