Repenser l'agilité de l'entreprise et de ses collaborateurs

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L’année 2021 a marqué un véritable tournant dans les façons de travailler et les modes de déplacements. Dès le début de la pandémie, les entreprises ont dû organiser et assumer le passage au télétravail d’un côté, la protection sanitaire sur site de l’autre.

Depuis, le télétravail s’est ainsi fortement développé, devenant même parfois, dans certaines entreprises, une pratique courante. Face à cette tendance, de nombreux collaborateurs ont progressivement installé leur espace de travail chez eux, délaissant peu à peu leur bureau.

Un changement de paradigme qui nécessite de repenser les organisations, les modes et méthodes de travail, mais aussi de management, pour préserver voire renforcer l’agilité des collaborateurs et de l’entreprise.

Près d’un an après le début de la crise Covid-19, durant laquelle le nombre de télétravailleurs a atteint 41 % des salariés, un retour à la normale semble se profiler avec 31 % des salariés en télétravail en décembre 2020 vs 30 % en novembre 2019 (Baromètre Télétravail 2021, Malakoff Humanis).

Cependant, le nombre de jours télétravaillés continue d’être élevé avec 3,6 jours par semaine en moyenne (contre 1,6 jour fin 2019), et 45 % des salariés en télétravail le pratiquent encore à 100 %. 75 % des salariés et 66 % des dirigeants pensent que le télétravail va continuer à se développer. D’ailleurs, 86 % des télétravailleurs souhaite poursuivre le télétravail. Se pose alors la question du partage des tâches en fonction du lieu de travail.

Ainsi, 52 % des salariés estiment pouvoir faire tout ou partie de leurs tâches à distance (15 % estiment pouvoir en faire la totalité). 74 % des télétravailleurs privilégient le travail à distance pour rédiger. Plus de la moitié des télétravailleurs déclarent être plus concentrés en télétravail et pouvoir mieux organiser leur temps de travail.

Enfin, dans l’entreprise, les salariés veulent retrouver des espaces de convivialité (46 %), des espaces où l’on sent faire partie d’un collectif (32 %). Près d’un quart des salariés déclarent ainsi préférer un poste de travail dans un bureau partagé. 16 % espèrent voir naître des espaces modulables, des espaces dédiés à l’innovation et à la créativité (14 %) ou à la formation (17 %).

L’hybridation des modes de travail pourrait ainsi être la solution.

Travail hybride, la nouvelle norme ?

C’est d’ailleurs en substance la solution retenue par la société InVivo. Dès le début de la crise sanitaire, le groupe InVivo rassemblant plus de 200 coopératives agricoles, s’est plongé dans une refonte globale de son organisation du travail. Il entendait se saisir de la crise comme une opportunité de repenser le travail de manière plus flexible et hybride afin de préparer « l’après ». Désormais et suite à un dialogue social bien mené, le télétravail à hauteur de 50 à 60 % du temps de travail devient la norme au sein du groupe.

Thierry Blandinieres DG du Groupe InVivoD’autre part, avec la mise en place de Flex-office, les postes de travail ne seront plus attribués nominativement (sauf exception). Les salariés pourront également travailler en journée décalée afin d’adapter, quand cela est possible, leurs horaires de travail à leurs contraintes personnelles. Un espace de travail digitalisé donnant un accès sécurisé à toutes les informations et outils nécessaires pour travailler en équipe et à distance sera mis à disposition.

« Nous sommes entrés dans une phase où notre capacité à changer de forme, à s’adapter, à réagir vite, constitue notre principal atout, indique Thierry Blandinières, directeur général du groupe InVivo. Signer cet accord sur notre nouvelle organisation du travail, fruit d’échanges nourris par notre conseil d’administration, nos collaborateurs et les partenaires sociaux, engagés dès le début de la crise, était pour nous un facteur clef pour renforcer la résilience de notre groupe et garantir les bonnes conditions de travail pour nos salariés ».

À l’instar de InVivo, Swiss Life a également profité de la crise pour accélérer le déploiement de son projet NEO (Nouveaux Environnements et Organisation du travail).

« Le télétravail est en place chez Swiss Life depuis 2012, précise Lydia Bataille, DRH de Swiss Life. 41 % de nos collaborateurs le pratiquait déjà avec la Covid, à raison d’une journée par semaine, voire deux journées pour 10 % d’entre eux. Bien entendu l’ensemble de nos collaborateurs (97 %) ont basculé en télétravail pendant les différentes périodes de confinement que nous avons traversées. Nous avons saisi cette opportunité pour renégocier, avec nos partenaires sociaux, les nouvelles modalités du télétravail via un nouvel accord de « Télétravail Responsable », offrant notamment la possibilité de le mettre en œuvre 3 jours par semaine, en moyenne, soit 135 jours maximum annuel. Parallèlement, nous avons décidé de réorganiser notre environnement de travail pour le rendre plus dynamique et chaleureux ».

Repenser les espaces de travail pour les adapter aux nouveaux enjeux

Lydie Bataille DRH de Swiss LifeDans le cadre de cette démarche, Swiss Life a, comme InVivo, supprimé tous les bureaux individuels et ce, en réponse aux nouveaux besoins des collaborateurs. Les espaces de travail vont évoluer en fonction des activités de la journée.

« À cet égard, tous les étages de nos locaux sont en train d’être réaménagés via différents espaces : salle silence, salle de coworking, des postes en bulle ou en solo, et des espaces de réunion dits « hybrides » afin d’intégrer au mieux les participants en distanciel, précise Lydia Bataille. L’occupation de ces différents espaces se fera de manière concertée entre les équipes. Nous allons mettre en place des accords d’équipes dans le cadre desquels chacune d’entre elles définira qui vient sur site et qui fait du « home office » en fonction des missions et des tâches à accomplir, de la nécessité de se réunir ou pas, etc. De même, nous allons également mettre en place des accords d’étages via lesquels les différentes directions définiront leurs besoins en termes d’occupation des locaux, en fonction des jours de la semaine. Cette organisation de nos espaces de travail se fera uniquement sur la base d’échanges concertés ».

D’autres entreprises ont fait le choix, quant à elles, d’utiliser des applications de gestion des postes de travail, de réservation et d’attribution d’espaces aux collaborateurs ayant besoin d’un bureau à un jour donné, une application proposée par MyCarSpot.

La collaboration, levier de performance économique

La collaboration et la concertation sont d’ailleurs au cœur de l’évolution des modes de travail actuel. Il s’agit de véritables leviers de productivité pour les organisations. Ainsi, les outils et les méthodes de travail coconstruits avec les salariés s’améliorent naturellement en continu, avec l’avantage de tenir compte aussi bien des enjeux stratégiques de l’entreprise que des contraintes opérationnelles.

C’est d’ailleurs en adoptant une méthode itérative et concertée que le Groupe Yves Rocher a développé son nouvel Intranet. Le Groupe entendait en effet mettre en place un nouveau portail qui soit un véritable lieu de rendez-vous notamment pour ses responsables de magasins et de secteurs, et qui facilite leur travail au quotidien.

« Nous souhaitions que cet outil soit intuitif, inventif et fluide, accessible à tout moment et de n’importe quel terminal mobile et qu’ils permettent aux utilisateurs de disposer des informations dont ils ont besoin en temps réel et en continu, témoigne Alice Le Trequesser, responsable de domaine IT au sein du Groupe Yves Rocher. Nous avons retenu comme outil la Digital Workplace de Jalios et adopté une méthode agile pour la déployer ».

Le Groupe Yves Rocher a ainsi monté une équipe projet intégrant notamment l’IT et les métiers, et organisé une mise en œuvre en 8 étapes de 15 jours.

« Tous les utilisateurs ont contribué à la mise en place de cet outil et à son arborescence, poursuit Alice Le Trequesser. Leur participation au développement de l’outil permet aujourd’hui à chacun de disposer de tous les éléments dont il a besoin dans son travail quotidien. Par exemple, les responsables de secteurs peuvent y stocker tous les documents en lien avec les magasins dont ils s’occupent, tels que les comptes-rendus de visite, les lots de la semaine, etc. Cela participe aujourd’hui à leur efficience au travail ».

La collaboration, levier de performance sociale

Hoang Anh PhanAu-delà de son efficacité économique, la collaboration est également un levier de performance sociale, car elle remet l’homme au cœur de l’entreprise, et l’entreprise au cœur de l’homme, qui se sent libre d’entreprendre et de s’accomplir dans son quotidien de salarié. Elle stimule aussi l’innovation, facteur incontournable de compétitivité pour les entreprises. En renforçant les échanges entre les salariés et en mettant à leur disposition des outils et méthodes qui facilitent les prises d’initiatives, les entreprises bénéficient de cette créativité engendrée au quotidien.

« C’est par exemple le cas des solutions de management visuel reposant sur la méthode Kanban ou le Mind Mapping », explique Hoang-Anh Phan, consultante avant-vente chez Jalios.

La méthode Kanban fonctionne à partir d’un système de cartes ou d’étiquettes qui vont représenter les tâches à accomplir en vue de répondre à un projet, une commande, une mission à remplir. Un Mind Mapping est également une manière simple de générer des nouvelles idées ou de cartographier une réflexion et les différents cheminements des idées.

La collaboration peut ainsi faire du projet d’entreprise un projet commun, partagé entre la direction et les salariés. Elle permet de reconnecter les salariés à leur entreprise et de transformer le lien de subordination en lien de collaboration. Non seulement la collaboration devient le carburant du système organisationnel, mais elle est aussi le trait d’union de toutes les relations de travail au sein de l’entreprise.

Les entreprises doivent donc procéder à un changement culturel de l’organisation du travail pour une approche plus flexible. Il ne s’agit pas uniquement de permettre aux employés de travailler de n’importe où, mais de leur offrir un environnement de travail adapté à leurs nouveaux besoins, notamment collaboratifs, en toute sécurité, et autorisant une certaine flexibilité sur la présence au bureau.

C’est pourquoi les entreprises envisagent d’ores et déjà une dynamique de travail hybride, mixant travail à distance et dans les locaux. En réévaluant l’espace de travail traditionnel tout en offrant de la flexibilité à leurs employés, les entreprises s’adaptent et deviennent plus agiles… pour y parvenir, il est dorénavant primordial qu’elles mettent l’accent sur la sécurisation des accès par leurs salariés disséminés et tous mobiles !

Les DRH, architectes de l’agilité

Dès le début de la pandémie, les directions des ressources humaines se sont retrouvées en première ligne dans leurs entreprises, face à la Covid-19.

Protection sanitaire des collaborateurs contraints de travailler sur site, passage brutal à un télétravail à 100 % quand c’était possible, plongée dans des effets parfois positifs, parfois dévastateurs de ces démarches, accélération de la digitalisation et de la collaboration, etc.

Désormais, après déjà 3 confinements et une pandémie toujours active, il leur revient de mettre en œuvre une nouvelle « normalité » dans l’organisation du travail. Il leur faut composer avec ce nouveau rapport au travail pour faire naître une culture d’entreprise propre et, parallèlement, tenir compte de l’environnement instable dans lequel elles évoluent actuellement.

Maître-mot de l’année passée, l’agilité est ainsi devenue indispensable à l’entreprise, mais également à ses collaborateurs. Il s’agit désormais d’un nouvel état d’esprit à insuffler, avec de nouveaux schémas de pensée et de nouvelles pratiques.

Lu 597 fois Dernière modification le lundi, 30 août 2021 13:26
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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