Covid-19 et Séminaire d'entreprise : en route vers le phygital !

Covid-19 et Séminaire d'entreprise : en route vers le phygital !

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Pour s’adapter aux contraintes sanitaires du moment, le séminaire fait peau neuve en mélangeant le physique et le digital, le présentiel et le connecté. C’est l’avènement du « phygital », qui réinvente l’exercice et amplifie l’événement.

Au printemps dernier, au plus fort de la pandémie de la Covid-19, l’utilisation du télétravail et de la visioconférence a connu en moins de deux mois un développement quasi vertigineux. Un exemple : au cours du second trimestre 2020, l’application Zoom, devenue en l’espace de quelques semaines la star de ce nouveau mode de communication adopté tant par les entreprises que le grand public, a vu le nombre de ses participants augmenter de… 3000%, tandis que son chiffre d’affaires sur la période était déjà supérieur à celui de l’année 2019! Le phénomène est symptomatique d’une évolution qui s’accroît régulièrement depuis les débuts de la révolution Internet dans les années 1980-1990 et dont l’essor, inéluctable, a brusquement explosé sous l’effet de circonstances particulières, familiarisant de manière accélérée les utilisateurs à l'adoption des outils numériques.

Cette révolution, le séminaire s’en est emparé dès l’origine pour se transformer peu à peu sous l’effet des nouvelles technologies – dont la réalité virtuelle, pour ne citer qu’elle, est l’une des plus récentes avancées – et passer d’une réunion convenue dans une salle étouffante aux rassemblements de plusieurs jours avec Team Building à la clé.

Si, actuellement, les rassemblements ne sont plus à l’ordre du jour – et de nombreux chefs d’entreprise ont choisi d’annuler tout rendez-vous de ce type, au moins jusqu’à la fin de l’année –, la technologie vient à point nommé en soutien aux dirigeants qui souhaitent toujours réunir leurs équipes.

La solution « e-séminaire »

Voilà comment, dans le droit fil des visioconférences de printemps et à l’heure où l’on tente de limiter les déplacements, le numérique permet d’organiser des séminaires avec quelques personnes en « présentiel » (les dirigeants et Managers, des intervenants ou grands témoins, etc.), la majeure partie des participants bénéficiant d’une retransmission en direct sur leur écran d’ordinateur. C’est l’avènement du « phygital », ce mixte de physique et de digital, de présentiel et de connecté.

On parle alors de « e-événement on line / live », à l’image de la nouvelle offre de « e-séminaire » développée par Reims events (filiale du Groupe GL events, l’un des acteurs mondiaux de l’événementiel), avec studio TV personnalisé, présentation identique à une émission de télévision, possibilité de partager des supports média (vidéo, Powerpoint, PDF…) et interaction avec tous les réseaux sociaux.

Organisé en direct sur Internet, avec une interface personnalisée via un site Web dédié et une connexion sécurisée, ce e-séminaire permet les échanges par le biais de modules participatifs : Live Chat, Quizz, sondages, votes instantanés…

« Nous avons ouvert une porte de communication interactive qui va s’épanouir selon la durée de cette Covid-19 », assure Laurent Blaya, directeur général de Reims events.

Le « phygital » devient alors la solution pour s’affranchir des jauges limitées, des difficultés… et des coûts de déplacement, et amplifier l’événement interne en garantissant l’engagement des participants sans limite géographique !

Un phénomène culturel

Cependant, le virage digital ne doit pas faire oublier que l’humain constitue l’essence de l’entreprise.

Pour Laurent Blaya « le tout numérique ne pourra pas – et ne devra pas – répondre à tous les besoins de communication. La rencontre physique est indispensable. Les collaborateurs d’une entreprise ont besoin de moments conviviaux pour mieux se comprendre. C’est un phénomène culturel, et le numérique ne remplacera jamais une ambiance, un sentiment d’appartenance ».

Élodie Rousseau, responsable communication de New Holland Agriculture France (Groupe CNH Industrial), et qui organisait mi-septembre un séminaire d’une journée et demie rassemblant une cinquantaine de collaborateurs venus de toute la France, ne dit pas autre chose : « Un séminaire est le nerf de l’organisation d’une entreprise comme la nôtre. Nous avions besoin de parler à nos équipes commerciales – et réciproquement. Nous le faisons généralement en début d’année, sachant que nous rencontrons ensuite nos collaborateurs lors de salons, d’événements clients ou concessionnaires, soit une dizaine de fois dans l’année. Toutes ces occasions de rencontres ont été annulées en raison du coronavirus. Au début du confinement, nous avions mis en place une Newsletter mensuelle afin de garder un lien avec nos équipes. À la veille du dernier trimestre, il nous était nécessaire de les rencontrer afin de donner des objectifs et des outils pour cette fin d’année. En l’occurrence, et compte tenu de notre nombre, le « présentiel » restait la solution la plus efficace. Et puis, à l’heure de la pause-café, on pose des questions que l’on ne poserait pas en visioconférence… Ce format, bien que contraignant avec l’ensemble des gestes barrières à respecter, nous a tout de même permis d’apporter de la convivialité et de redonner ainsi le moral à tout le monde ».

Sécurité sanitaire

En tout état de cause et d’organisation (e-séminaire ou présence physique), la question de la sécurité sanitaire reste prégnante. Pour les déplacements, par exemple, la consigne donnée par New Holland Agriculture France à ceux de ses collaborateurs pratiquant le covoiturage était de deux personnes maximum par véhicule, le passager devait être assis en diagonale par rapport au conducteur (c’est-à-dire sur le siège arrière droit) et le port du masque était obligatoire ; ceux venant par le train étaient bien entendu soumis au protocole sanitaire en vigueur à la SNCF. Le lieu du séminaire (en l’occurrence un hôtel) avait été choisi en fonction des besoins définis par l’entreprise, comme de disposer, notamment, d’une chambre par personne. Dans tous les cas, masques, gel hydro-alcoolique, définition d’un sens de circulation et respect de l’ensemble des gestes barrières restaient les conditions imposées à toutes les personnes présentes.

Des contraintes que les professionnels de l’événementiel comme de l’hôtellerie-restauration ont évidemment prises en compte. Antoine Renardias, directeur du Best Western Premier Hôtel de la Paix, à Reims précise : « Nous respectons ces consignes et répondons également au cahier des charges d’un client, s’il a des exigences spécifiques. Nous adaptons nos salles de réunion à la distanciation sociale ; le déjeuner se déroule en deux services, autour d’un buffet, et chaque commensal dispose de couverts individuels de service ; les tables et chaises sont désinfectées après utilisation… Et toutes les viennoiseries que nous servons lors des pauses-café sont désormais emballées dans un petit pochon et présentées dans des assiettes individuelles ».

Pour sa part, dès la fin mars, le Groupe GL events a établi un protocole sanitaire pour les manifestations qu’il organise. « Quand nous accueillons un séminaire, un congrès, nous mettons à disposition de nos clients ce protocole sanitaire et nous les encourageons vivement à l’appliquer dans le cadre de leur manifestation. Les clients sont en effet responsables de la sécurité sanitaire de leurs participants, explique Laurent Blaya. Nous demandons aussi à tous nos partenaires (transport, hébergement…) de nous communiquer leur propre protocole. Nous avons mis en place un référent sanitaire pour accompagner au mieux nos clients en amont et pendant la manifestation. Nous recommandons aussi l’utilisation de l’appli Stop-Covid, et, sur nos propres manifestations, nous prenons en plus les noms et coordonnées de tous les participants ».

Dans un contexte sanitaire qui demeure incertain, il va falloir s’habituer à vivre et à travailler avec la Covid-19, donc s’adapter. Le « phygital » et la technologie pallient la difficulté ou l’impossibilité des rencontres physiques, et offrent à l’entreprise un « plan B » pour réunir ses collaborateurs. Pour autant, il s’agit de trouver le bon dosage entre le virtuel et le « présentiel », afin de ne pas mettre en danger les participants sans toutefois se projeter dans un remote intégral qui déshumaniserait totalement l’exercice.

Protocole national et fiches métiers

En tout état de cause, il est vivement conseillé de prendre connaissance du « Protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de Covid-19 » qui, depuis son entrée en vigueur le 31 août 2020, se substitue au « Protocole national de déconfinement »*.

De même, les fiches conseils métiers éditées par le ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, ainsi que les guides publiés par les branches professionnelles, sont des sources indispensables pour aider les employeurs (et les salariés) dans la mise en oeuvre des mesures de protection contre la Covid-19 sur les lieux de travail, et assurer la continuité de l’activité économique.

*À l’heure où ces lignes sont écrites

Lu 1883 fois Dernière modification le mardi, 15 décembre 2020 08:15
Jacques Rivière

Journaliste « tout terrain », à l’expérience dans l’écrit diversifiée : PQR, presse institutionnelle, presse sportive, presse spécialisée (économie, champagne, santé), presse d’entreprise (interne et externe)… Il intervient pour le compte de medias, agences de communication, collectivités, entreprises. Auteur de plusieurs livres sur le… rugby, les entreprises, le champagne.

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