Si la digitalisation des processus financiers est en ordre de marche dans la plupart des entreprises, elle tend néanmoins à se renforcer actuellement avec la réforme sur la facturation électronique, notamment avec son volet sur le reporting des données de facturation à la réglementation fiscale.

« Pour leur mise en conformité, les entreprises peuvent néanmoins déjà capitaliser sur leur ERP en place et/ou sur la plateforme de dématérialisation des factures sur lesquels elles s’appuient déjà mais qu’elles devront néanmoins faire évoluer pour les adapter à la réglementation », explique Florence Sardas, associée, membre du Comité Exécutif de Mazars en France et responsable des transformations et du projet Data.

Les efforts de migration vont cependant dépendre de différents éléments, et en particulier de la taille de l’entreprise et de l’existant (ERP, logiciels de facturation, de gestion commerciale, outils comptables), mais également de son degré de digitalisation ainsi que de son niveau d’automatisation des processus.

Les attentes de l’administration fiscale

En effet, le niveau d’information souhaité par l’administration (dans le fichier XML) et défini en fonction des spécificités des différents cas d’usage, pourrait impliquer un changement important dans le système d’information, que ce soit au niveau des ERP comme des outils de facturation.

Les DSI vont par exemple être en mesure de préciser des données qui ne sortaient jusqu’alors jamais du système d’information.

La complexité repose également sur l’inventaire des différents schémas et l’identification du ou des cas d’usage pour lesquels leur entreprise est concernée. À chaque cas d’usage correspond en effet des particularités et un niveau d’information spécifique qui ont notamment des répercussions sur l’ERP.

Mesurer les impacts sur les ERP en place

Les données à collecter, centraliser, consolider et transmettre, notamment à l’administration fiscale, sont au cœur de ces problématiques.

Il s’agit donc en premier lieu de dresser un état des lieux précis de l’ensemble des flux de facturation de l’entreprise dans son ensemble : les facturations de biens et de services liés à l’activité, les facturations diverses et les refacturations intra-groupe.

« Il convient pour les entreprises d’analyser leurs processus de création, de collecte et de restitution de la donnée, puis de voir dans quelle mesure leur ERP est capable d’extraire ces données et de les transmettre à qui de droit, dans le respect des contraintes fixées par ces réglementations (administrations fiscales, investisseurs, marchés financiers…) », souligne Olivier Lemaître, Directeur digital finance et Supply Chain chez Oracle.

En effet, si dans certaines entreprises les ERP en place reposent sur une architecture suffisamment ouverte pour extraire les données à intégrer dans les nouveaux flux de la facturation électroniques, pour d’autres en revanche, les DSI pourraient être contraintes de mettre en place des outils de communication pour la collecte des données de leur ERP (ou de leur outil de facturation) et leur restitution à l’administration, ou encore faire évoluer les outils existants.

La connectivité des ERP en ligne de mire

Les ERP Cloud ont, en ce sens, une longueur d’avance. Les mises à jour régulières assurées par les éditeurs d’ERP Cloud simplifient en effet la mise en conformité de l’outil avec les nouvelles réglementations, dont la plupart sont par ailleurs amenées à évoluer. Les entreprises déportent alors le besoin d’agilité vers l’éditeur, qui de son coté, doit rassurer sur sa capacité à respecter la réglementation.

D’autre part, un ERP de dernière génération et proposé dans le Cloud offrent généralement une meilleure capacité de connexion avec l’écosystème applicatif. Or, dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, les capacités d’interfaçage de l’ERP sont indispensables pour faciliter sa connexion avec les solutions qui permettront de transmettre les données à l’administration fiscale (PDP, PPF ou OD), ou celles qui permettront de collecter, agréger et consolider des données à des fins de reporting financier et extra financier.

Il revient donc à l’entreprise de réaliser sans plus tarder un état des lieux du système d’information en place et d’étudier dans quelle mesure il répond aux exigences de la réforme sur la facturation électronique.

« Si son ERP embarque un module de facturation électronique, elle devra notamment s’assurer qu’il est également en capacité de déverser les données vers les PDP ou le PPF, explique Florence Sardas. Elle devra par ailleurs s’assurer du bon dispositif de supervision des flux de données, en particulier des flux de facturation ».

Enfin, même si l’entreprise est déjà bien équipée, il est important d’anticiper pour éviter tout goulot d’étranglement lors des derniers mois précédant la date butoir (septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI et septembre 2027 pour les PME et TPE).

« Ce projet d'urbanisation du système d'information financier implique par ailleurs une collaboration pluridisciplinaire entre les équipes fiscalité, finance, commerce et d'informatique, conclut Olivier Lemaître. Il est crucial de reconnaître l'importance et la temporalité de ce processus afin de garantir la conformité d'ici 2026 ».