Quels outils pour orchestrer la collaborativité des collaborateurs ?

Quels outils pour orchestrer la collaborativité des collaborateurs ?

Management Écrit par  lundi, 06 septembre 2021 10:37 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
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Si de nombreuses entreprises avait déjà engagé leur transformation digitale avant la pandémie, force est de constater que la crise Covid a accéléré les projets en la matière. Elle a également mis en exergue la nécessité de centrer ces projets sur l’humain et de mettre en place des stratégies IT et collaboratives. Les technologies de communication et de collaboration seront donc nécessaires pour soutenir cette évolution et intégrer ces nouveaux modes de travail.

Selon l’étude Unit4 & DJS Research « Digital Enterprise Strategies for People-Led Transformation » (novembre 2020), 87 % des décideurs français accélèrent actuellement la transformation digitale et identifient 3 impacts majeurs de la crise sanitaire sur les stratégies :

  • grande flexibilité de la capacité de planification (40 %)
  • augmentation du rythme des innovations (42 %)
  • et accélération des investissements vers le Cloud (48 %). 

Parallèlement, les collaborateurs entendent, pour leur part, accéder librement aux systèmes informatiques pour travailler depuis n’importe où, disposer de meilleurs outils collaboratifs et bénéficier d’une automatisation renforcée pour réduire les charges de travail.

De l’urgence au durable

L’évolution de l’environnement de travail se positionne comme un sujet stratégique et continue de se développer, notamment au regard des impératifs liés à la crise sanitaire actuelle. Dans ce contexte, en 2020, de nombreuses entreprises ont prouvé qu’il était possible de travailler avec des équipes distantes grâce aux technologies orientées collaboration.

Cela ne s’applique pas seulement aux grandes entreprises, mais aussi aux PME et TPE, qui, si elles n’étaient pas déjà technophiles, l’étaient certainement beaucoup plus à la fin de l’année.

Pourtant, cette tendance n’a pas toujours été sans conséquence sur la santé morale des collaborateurs. Certes, l’isolement social en est une des raisons. Cependant, il faut également prendre en compte le type d’outils utilisés pour communiquer et collaborer à distance.

Dans de nombreux cas, des solutions « d’urgence » avaient été adoptées sans prendre le temps de vérifier qu’elles répondaient bien aux attentes des collaborateurs. Si ces outils ont permis de garantir une certaine continuité d’activité, ils ont souvent eu un impact négatif sur la qualité de l’expérience utilisateur et donc sur le ressenti négatif des équipes.

Afin que le recours à ces outils s’installe durablement dans les entreprises, ils doivent s’intégrer avec les autres applications de l’entreprise. Pour donner une réalité concrète aux nouveaux modes de travail, il est par ailleurs indispensable d’offrir aux utilisateurs la même expérience professionnelle en tout lieu et quel que soit le matériel utilisé.

D’autre part, conserver un ensemble disparate d’applications et d’outils, dont beaucoup ne sont pas conçus pour un usage professionnel, peut être risqué et coûteux pour l’entreprise. Par exemple, un outil de visioconférence autonome peut avoir un certain intérêt pour des réunions spontanées, mais il ne permettra pas toujours de les préparer ou d’en assurer le suivi, de les enregistrer….

Pour des communications et une collaboration efficace, il est donc indispensable que ces technologies s’interfacent de manière transparente avec les autres applications de l’entreprise. Dans ce contexte, de nombreuses organisations ont déjà compris la nécessité de repenser leurs infrastructures de communication, notamment grâce au Cloud.

Parmi les différents outils de communications et de collaboration existants, les entreprises ont notamment la possibilité de s’appuyer sur les solutions de communications unifiées ou les Digital Workplace.

Centraliser les communications

Dans un contexte de travail hybride, la collaboration doit pouvoir se faire à tout endroit, par tous les modes (message, vidéo, téléphone) et sur tous les appareils. L’avenir de la communication en entreprise, pour favoriser les échanges entre les collaborateurs, est une combinaison de synchrone et d’asynchrone.

Regrouper ces modes d’échange sur une seule interface identique, quel que soit le terminal utilisé, permet d’assurer la continuité des communications. Une discussion interrompue pourra reprendre sans avoir perdu le contexte. Une conversation asynchrone par messagerie d’équipe pourra instantanément basculer sur un appel vidéo, sans changer de plateforme.

Les solutions de communications en tant que services (UCaaS) joueront ainsi un rôle clé en 2021 pour répondre aux nouveaux enjeux de la collaboration à distance et assurer aux employés des conditions de travail positives.

En effet, avec les UCaaS, l’expérience de communication est centrée autour de l’utilisateur. Cela permet de véritables approches de travail flexible, avec, par exemple, une réunion pouvant être initiée à partir de plusieurs applications.

En s’intégrant avec les outils de travail tels que Google Workspace, Salesforce, Microsoft Outlook, une plateforme UCaaS ouverte rend l’espace de travail des employés accessible de n’importe où. Les visioconférences peuvent se dérouler d’un emplacement et d’un appareil à un autre : il est alors possible de commencer à partir d’un mobile tout en se rendant au bureau, puis de basculer sur un ordinateur portable (sans que les autres participants à la réunion n’en soient conscients).

Les communications unifiées permettent d’accompagner le passage à un monde du travail hybride. En favorisant la collaboration et la productivité des équipes à distance, les solutions UCaaS aident les entreprises à assurer la continuité de leurs activités.

Promouvoir le collaboratif

Les Digital Workplace poussent la collaborativité un cran plus loin. Il s’agit d’un environnement numérique permettant à un professionnel d’accéder à l’ensemble de ses informations de travail, qu’elles soient individuelles (notes, brouillons…) ou collectives (documents, données issues d’applications, d’espaces de travail partagés…).
Hoang Anh Phan

Sur le papier, une Digital Workplace se compose typiquement d’un moteur de recherche, d’une gestion documentaire et d’un réseau social d’entreprise. Elle peut aussi intégrer des processus métier. Sa promesse ? Venir fédérer la diversité informationnelle et applicative d’une organisation au sein d’une plateforme de travail commune.

« La distanciation requise et le recours massif au télétravail ont confirmé à quel point les éléments de culture d’entreprise, de partage, de collaboration, d’interaction entre collaborateurs sont primordiaux pour maintenir, voire développer la cohésion, l’innovation et la créativité. Autant de points sur lesquels la Digital Workplace a prouvé sa pertinence », souligne Hoang-Anh Phan, consultante avant-vente chez Jalios.

D’après une étude CHG-Meridian, publiée en octobre 2020, 79 % des responsables RH pense qu’une Digital Workplace est un élément de modernisation de l’environnement de travail à la fois collaboratif, participatif, ergonomique, personnalisé, sécurisé et regroupant l’ensemble des applications nécessaires à la fonction du collaborateur.

67 % des répondants sont convaincus qu’elle permet un accompagnement des évolutions dans les modes de travail (mobilité, nomadisme). Pour 83 % des décideurs RH, la Digital Workplace répond aux besoins de simplification du quotidien du collaborateur, parce qu’elle facilite l’accès en mobilité (pour 81 % des DSI et des DRH) et permet ainsi de maintenir une continuité d’activité à distance.
Lydie Bataille DRH de Swiss Life

Un constat notamment fait par Swiss Life qui, dans le cadre de son projet NEO (Nouveaux Environnements et Organisation du travail) a mis en place un espace « Digital Workplace ».

« Il s’agit d’une plateforme collaborative grâce à laquelle nos collaborateurs ont accès aux différents outils dont ils ont besoin pour assurer une réunion, suivre des formations, etc., qu’ils soient en Home Office ou au bureau », précise Lydia Bataille, DRH de Swiss Life.

Une Digital Workplace unifie les outils de communication (pour 73 % des DSI et DRH) avec une centralisation des emails, chats, vidéos, appels téléphoniques, annuaires, réunions virtuelles au sein d’un même outil. Elle offre une interface unique et sécurisée grâce à du SSO (Single Sign-On), des contrôles d’accès renforcés mais intégrés dans la nécessaire fluidité des processus. Enfin, elle propose une approche centrée sur l’utilisateur en intégrant les notions de plateformes et de personnalisation contextualisée.

Pour 80 % des DSI et DRH, l’atout premier d’une Digital Workplace est de favoriser le travail collaboratif de personnes physiquement éloignées. Elle permet de prendre en compte les dimensions sociétales, collaboratives et mobiles qui marquent l’évolution des modes de travail actuels. Il s’agit d’ailleurs en substance du constat relevé par Indigo Group, qui a mis en place une Digital Workplace.

Accompagner le changement avec des technologies agiles

La mise en œuvre de ces projets implique d’adapter la conduite du changement auprès des collaborateurs visés par ces transformations, dont la mobilisation est fondamentale à une bonne adoption des nouveaux usages.
Julie Le Henaff

« Alors que l’agilité est plus que jamais primordiale, les services RH doivent donc fournir aux collaborateurs les moyens d’optimiser leur capacité à s’adapter, notamment via des formations adaptées, précise Julie Le Hénaff, Associée et directrice Générale de Didactum. Par exemple, savoir communiquer à distance n’est pas donné à tout le monde… En revanche, cela peut s’apprendre. En accélérant le développement des compétences et en encourageant la mobilité interne, les entreprises améliorent concrètement leur agilité et celle de leurs collaborateurs ».

Cependant, les canaux traditionnels étant actuellement, et au regard du contexte notamment, soit incompatibles (formation présentielle), soit saturés (mail), certains canaux spécifiques ont ces derniers mois prouvés leur efficacité : large diffusion via le réseau social d’entreprise, accélération de l’implémentation de Chatbots, organisation de Webcasts à très large audience, etc.

Un choix opéré par EG Group, entreprise de gestion de stations-services, en France. Le réseau regroupe plus de 300 points de vente comprenant des stations-service, des boutiques alimentaires et de la restauration rapide en partenariat avec différentes marques de chaque secteur (par exemple : BP, Carrefour Express, Starbuck,…).
Pascal Richez

« Certaines de ces stations sont intégrées (en gestion directe), d’autres sous franchise ou propriétaires, explique Pascal Richez, coordinateur formations pour EG Group en France. Pour les stations intégrées, nous avons une obligation de formation. Afin de les rendre accessibles à tous et à tout moment, nous avons fait le choix de développer des modules en ligne, à partir de la plateforme Didactum. Chacun peut réaliser les formations à son rythme depuis son bureau, et par extension chez lui, sur Smartphone, tablette ou PC. Elles sont validées dès lors que le collaborateur a suivi l’ensemble du module. Une approche qui offre de la flexibilité aux collaborateurs et leur permet de suivre ces formations, y compris lorsqu’ils sont en mobilité. D’autre part, Didactum propose également, en option, de créer en toute simplicité et très rapidement de courtes séquences vidéo de formation. Cet outil permet d’être très réactif et de faire des focus sur des problématiques très particulières, telles que « les bonnes pratiques d’hygiène liées à la Covid », ou encore, « les process, règles de sécurité et gestes et postures à adopter pour jauger des cuves de carburant par exemple ». Nous gagnons ainsi en agilité dans la manière de délivrer de l’information à nos collaborateurs et de les former ».

Si la formation, et plus largement la conduite du changement, restent des éléments indispensables à la montée en compétences des collaborateurs de l’entreprise, elle doit également être dispensée selon des méthodes agiles, afin de tenir compte des contraintes ou besoins de mobilité des collaborateurs, mais également de s’adapter à l’évolution du contexte, quand cela est nécessaire.

Lu 535 fois Dernière modification le lundi, 06 septembre 2021 13:27

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