Un réseau collaboratif d'entreprise pour partager la matière grise
Dans un contexte économique de plus en plus concurrentiel, la mutualisation des connaissances est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. En favorisant une bonne circulation des informations entre ses collaborateurs et une plus grande synergie entre ses services, une entreprise gagne assurément en performance.

Partant de ce constat, et après avoir déployé elle-même un réseau social en interne pour rapprocher ses différentes entités, Netapsys a développé une offre de réseau collaboratif pour les entreprises. Véritable espace communautaire transversal, le réseau collaboratif permet à tous les acteurs d'une entreprise de partager leur expertise et d'échanger des informations au sein de communautés d'intérêts. « Il s'agit de permettre à la matière grise de mieux circuler au sein de l'entreprise, à l'aide d'outils très simples à prendre en main : des blogs, des wikis ou encore des forums thématiques. » explique David Mura, Ingénieur d'Affaires en charge de l'offre RSE chez Netapsys.

Une solution inscrite dans la stratégie de l'entreprise
Forte de sa propre expérience, Netapsys a très vite compris que le succès d'une plateforme sociale d'entreprise repose sur son adéquation d'une part avec la stratégie globale de l'entreprise, et d'autre part avec la culture de celle-ci. « Un premier audit nous permet d'abord d'évaluer la maturité collaborative de l'entreprise, autrement dit son potentiel (et celui de son management) à se doter d'un réseau social d'entreprise. » précise ainsi David Mura. « A partir d'un ensemble de questions, de pondérations, de grilles d'analyse et d'indicateurs, nous pouvons définir une trajectoire collaborative pour l'entreprise et lui proposer la solution la plus en phase avec sa structure et sa stratégie. »

Dès lors, la mise en œuvre du réseau collaboratif s'effectue en plusieurs étapes :
-        L'organisation de workshops pour permettre au client de tester plusieurs technologies et retenir celle qui répond le mieux à ses besoins internes ;
-        La définition de l'architecture à mettre en place, en fonction notamment des contraintes du client et du nombre d'utilisateurs à terme ;
-        La mise en place des différentes interconnexions (LDAP, messagerie, etc.)

Netapsys procède ensuite au déploiement de la plateforme par lots : un premier projet pilote mobilisant quelques contributeurs, notamment la Direction, pour tester la plateforme et y injecter du contenu ; puis l'ouverture à l'ensemble des collaborateurs. Pour David Mura, « il est essentiel que la Direction soit partie prenante du projet. Elle a un rôle moteur à y jouer pour inciter les collaborateurs à prendre en main l'outil et à en faire un vrai canal de communication transversal. »

Travailler autrement aujourd'hui pour gagner en performance demain
Car tout l'enjeu est là : faire adhérer ses collaborateurs à une nouvelle façon de travailler. D'où l'importance de mettre en place un accompagnement des utilisateurs, particulièrement des managers de communautés, dans la phase de déploiement. « La plupart des collaborateurs connaissent les blogs ou les forums pour les avoir déjà utilisés à titre personnel. La formation des utilisateurs n'est donc pas forcément technique mais plutôt fonctionnelle : comment utiliser la plateforme, quelles informations y diffuser et dans quelles communautés, quelles règles éditoriales appliquer, etc. » explique David Mura.

L'un des effets les plus rapidement mesurables concerne la diminution du nombre d'e-mails et donc du temps passé à les traiter. « Il ne s'agit évidemment pas de supprimer l'e-mail, précise David Mura, mais d'en réduire drastiquement l'utilisation. » A la clé : une plus grande disponibilité des collaborateurs qui peuvent se consacrer davantage à leurs tâches prioritaires.

Les bénéfices d'un réseau collaboratif sont donc nombreux pour l'entreprise : en termes de cohésion interne, de productivité, mais aussi d'image de marque et d'attractivité sur le marché de l'emploi. « Un réseau collaboratif n'est pas un produit, c'est une vision, une nouvelle façon de travailler et de communiquer. On transforme l'entreprise aujourd'hui pour qu'elle soit plus performante demain. »