Partant d’une réflexion en interne partagée entre la finance et le commerce, le Groupe Yves Rocher s’interroge, fin 2011, sur un possible projet de dématérialisation fiscale de ses factures non seulement en France, mais aussi à l’international.

L'enjeu fort était d’adapter la facturation électronique aux filiales clientes en France, pour obtenir un résultat « zéro papier ». Le projet est alors mené tout d’abord sur la chaîne de magasins Yves Rocher France, représentant plus de 600 magasins, Partenaires en franchise et gérantes, pour un volume annuel de 140 000 factures et 60 000 avis de paiement.

La dématérialisation des factures impliquait ici non pas deux, mais trois acteurs-clés : la Marque Yves Rocher, ses Partenaires magasins, ainsi que leurs cabinets comptables. Avant la dématérialisation, plus d’un demi-million de pages étaient imprimées, représentant du temps d’impression, de tri, mais aussi des ressources, des consommables : les factures étaient expédiées dans les colis de marchandises, avec un décalage d’une semaine. Certaines factures pouvaient même faire l’objet d’un envoi postal pour informer la Partenaire magasin et lui faciliter ses prévisions de trésorerie. La Partenaire recevant ses factures devait ensuite les transmettre à son cabinet comptable.

Il existait donc une chaîne papier importante entre la Marque émettrice des factures, la Partenaire les recevant puis son cabinet comptable. Ceci occasionnait pertes de factures, demandes de duplicatas, mais aussi parfois une vigilance accrue lors des clôtures des exercices comptables, pour vérifier que la totalité des factures était bien en possession du cabinet comptable.

Après consultation de 6 prestataires, le choix final se porta sur Accelya, et le projet fut mis en place en 2012.

La dématérialisation fiscale se fait à la fois en facturation client et fournisseur, les Partenaires magasins étant à la fois des clients et des fournisseurs quand la Marque Yves Rocher émet des factures « pour le compte de… », en autofacturation.

Les factures clients et fournisseurs sont désormais disponibles sur le portail dès le lendemain de leur création et validation. Il n’y a plus de délai d’attente, les Partenaires magasins ont même une visibilité de leurs factures avant même la réception des marchandises, un point intéressant en termes de contrôle interne. Il n’y a plus d’envoi postal des factures, avec, à la clé, une absence totale de perte de documents, qui neutralise la précédente gestion lourde et coûteuse des duplicatas et relevés de comptes aussi bien pour la Marque Yves Rocher, la Partenaire magasin, que pour son cabinet comptable.

Alain Lefeuvre, travaillant au sein de la Direction Financière du Groupe, commente : « Quand la facture est disponible dès le lendemain des expéditions de marchandises, quand l’information facture est précise et claire à travers le portail Clear’ Invoice d’Accelya, et que l’impression papier n’est plus nécessaire, c’est autant de gains sur la communication, l’accès aux factures et davantage de disponibilité pour la cliente. La consultation et l’usage du portail Clear’ Invoice permet au quotidien une optimisation de la gestion prévisionnelle de trésorerie par les Partenaires magasins.», avant d’ajouter : « Nous avons aussi mis en place un fichier mensuel récapitulatif, en fait l’équivalent des « pieds de factures », qui est disponible sur le portail de la Partenaire magasin et de son cabinet comptable, donc celui-ci n’a, en théorie, plus besoin de procéder à l’enregistrement manuel des factures : pas d’impression, zéro papier dans la chaîne documentaire du traitement de la facture, une proposition d’intégration automatique dans le système d’informations du cabinet comptable… c’est, à mon avis, un vrai point fort de ce projet ».

Selon la réglementation en vigueur, les factures et leurs éventuelles pièces jointes sont archivées fiscalement à la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC Arkhinéo). L’approche globale ainsi engagée contribue à la démarche digitale du Groupe Yves Rocher.»

Le projet sera également déployé en Europe au cours des prochains mois, sur l’exemple et les bonnes pratiques de ce qui a pu se faire en France pour la Marque Yves Rocher. Le Groupe projette par ailleurs des évolutions fonctionnelles sur l’enrichissement des factures et de leurs pièces jointes - afin d’améliorer le service et la communication de la Marque auprès de ses Partenaires magasins - mais aussi d’autres évolutions en périphérie de la facture… Affaire à suivre !